hoe ziet het bestelproces eruit?

Het bestelproces gaat als volgt:

1. Vul één Opdracht tot Aanschaf (OTA) formulier in per leverancier waarbij de producten of diensten aangeschaft dienen te worden.

§

Voor standaard goederen en diensten: ga naar de applicatie FB Bestelaanvragen en vul een ota-formulier in. Klik hier voor meer informatie over deze applicatie.

§

Voor chemicaliën en gassen zijn de formulieren hier te vinden.

2. De afdeling Inkoop verwerkt het OTA formulier. Dit betekent dat er toestemming wordt gevraagd voor het aanschaffen van de goederen/diensten bij een geautoriseerde functionaris van jouw faculteit/dienst.

 

3. Na goedkeuring van de faculteit/dienst, wordt de bestelling bij de leverancier geplaatst. In de meeste gevallen wordt de bestelling geplaatst bij een leverancier waar een contract mee is afgesloten, maar de afdeling Inkoop kan de bestelling ook bij een geselecteerde leverancier plaatsen.

Je ontvangt een kopie van de bestelling als pdf-file op de dag waarop deze wordt geplaatst. Hier staat ook het bestelnummer op (12ABC123456). Deze moet je aangeven als je contact met Inkoop opneemt aangaande je bestelling of als je wilt weten of je bestelling bij de Centrale Ontvangst is afgeleverd (zie stap 6).

4. De afdeling Inkoop ontvangt van de leverancier een orderbevestiging.

 

Je ontvangt de orderbevestiging van de leverancier of van de afdeling Inkoop. Hier staat ook een verwachte leverdatum op. Mocht je binnen 1 week nog geen orderbevestiging hebben gekregen neem dan contact op met de afdeling Inkoop.

5. De leverancier levert de goederen af bij de ‘Centrale Ontvangst’ op de UT. Vanuit hier worden de goederen door Logistiek bij de Interne dienst van jouw gebouw afgeleverd.

Bij ontvangst worden de goederen door Logistiek in CEGOON (CEntraal GOederen ONtvangst) geregistreerd.

Aan de hand van de laatste 6 cijfers van het bestelnummer dat je eerder hebt gekregen (zie stap 4) kun je controleren of je bestelling binnen is en wanneer deze bij jouw gebouw wordt afgeleverd.

6. De Interne dienst zorgt voor de distributie van de goederen binnen jouw gebouw.

7. De factuur wordt naar FEZ gestuurd, die voor betaling zorgdraagt.

Plaatsingsdatum

Mei 2013