Mandaten vastleggen: wanneer?

Omschrijving

Informatie met betrekking tot het vastleggen van mandaten en wanneer dit dient te geschieden.

Toelichting

De in de applicatie FB Bestelaanvragen ingediende OTA’s worden standaard aan de budgethouder (goedkeurder van inkoopfacturen) van het ingevulde OFI-nummer ter goedkeuring aangeboden.

Als deze procedure niet bij de werkwijze binnen uw onderzoeksgroep/afdeling aansluit kunt u met de applicatie FB Gemandateerden bestelaanvragen de goedkeuringsworkflow aanpassen.

Met name in de volgende gevallen dient u mandaten in de applicatie vast te leggen:

·

U en andere mensen van uw onderzoeksgroep/afdeling mogen OTA’s indienen bij de afdeling Inkoop (jullie zijn allemaal tekenbevoegd).

In dit geval dient u voor elke tekenbevoegde een mandaat vast te leggen. U dient dus ook voor uzelf mandaten vast te leggen.

·

U geeft geen goedkeuring voor OTA’s. Andere mensen van uw onderzoeksgroep/afdeling zijn hiervoor tekenbevoegd.

In dit geval dient u voor elke tekenbevoegde een mandaat vast te leggen.

·

Bij vakantie of ziekte van de goedkeurders (budgethouder en/of gemandateerde goedkeurders)

Voordat u met vakantie gaat is het belangrijk dat u het (de) mandaat (mandaten) vastlegt van degene (degenen) die in uw afwezigheid OTA’s mogen goedkeuren. Vakantieregels kunnen van tevoren ingesteld worden door middel van het veld Datum van.

U kunt zoveel mandaten vastleggen als u wilt.

Wat als er meerdere goedkeurders zijn voor hetzelfde OFI-nummer of dezelfde reeksen van OFI-nummers?

·

Het verzoek tot goedkeuring wordt tegelijkertijd naar alle goedkeurders verstuurd.

·

Bij goedkeuring door één van de goedkeurders krijgt de OTA de status Goedgekeurd. De status wordt tegelijkertijd bij elke goedkeurder bijgewerkt zodat ze kunnen zien dat actie al ondernomen is.

·

Bij het invullen van het OFI-nummer door middel van de zoekfunctie worden alle goedkeurders van dit OFI-nummer op het scherm getoond.

·

Op het PDF formulier staat bij Budgethouder de naam van degene die de OTA werkelijk heeft goedgekeurd.