Mandaten vastleggen: wanneer?

De in de applicatie FB Bestelaanvragen ingediende OTA’s worden standaard aan de budgethouder (goedkeurder van inkoopfacturen) van het ingevulde OFI-nummer ter goedkeuring aangeboden.

Als deze procedure niet bij de werkwijze binnen uw onderzoeksgroep/afdeling aansluit kunt u met de applicatie FB Gemandateerden bestelaanvragen de goedkeuringsworkflow aanpassen.

Met name in de volgende gevallen dient u mandaten in de applicatie vast te leggen:

·

U en andere mensen van uw onderzoeksgroep/afdeling mogen OTA’s indienen bij de afdeling Inkoop (jullie zijn allemaal tekenbevoegd).

In dit geval dient u voor elke tekenbevoegde een mandaat vast te leggen. U dient dus ook voor uzelf mandaten vast te leggen.

·

U geeft geen goedkeuring voor OTA’s. Andere mensen van uw onderzoeksgroep/afdeling zijn hiervoor tekenbevoegd.

In dit geval dient u voor elke tekenbevoegde een mandaat vast te leggen.

·

Bij vakantie of ziekte van de goedkeurders (budgethouder en/of gemandateerde goedkeurders)

Voordat u met vakantie gaat is het belangrijk dat u het (de) mandaat (mandaten) vastlegt van degene (degenen) die in uw afwezigheid OTA’s mogen goedkeuren. Vakantieregels kunnen van tevoren ingesteld worden door middel van het veld Datum van.

U kunt zoveel mandaten vastleggen als u wilt.

Wat als er meerdere goedkeurders zijn voor hetzelfde OFI-nummer of dezelfde reeksen van OFI-nummers?

·

Het verzoek tot goedkeuring wordt tegelijkertijd naar alle goedkeurders verstuurd.

·

Bij goedkeuring door één van de goedkeurders krijgt de OTA de status Goedgekeurd. De status wordt tegelijkertijd bij elke goedkeurder bijgewerkt zodat ze kunnen zien dat actie al ondernomen is.

·

Bij het invullen van het OFI-nummer door middel van de zoekfunctie worden alle goedkeurders van dit OFI-nummer op het scherm getoond.

·

Op het PDF formulier staat bij Budgethouder de naam van degene die de OTA werkelijk heeft goedgekeurd.