Mandaten vastleggen: hoe?

Om een nieuw mandaat te verlenen, dient u op de knop Nieuw mandaat te klikken.

Een scherm met, per bedrijf, alle reeksen van OFI-nummers waarvan u budgethouder bent (goedkeurder van inkoopfacturen) verschijnt.

Klik op het gewenste bedrijfsnummer. Een nieuw mandaatformulier verschijnt:

Het formulier bestaat uit 3 onderdelen: Gemandateerde, Eigen projectnummer reeks en Project details. Velden die verplicht zijn om in te vullen worden gemarkeerd met een *.

Gemandateerde

Vul eerst de naam van de gemandateerde in. Klik daarvoor op het pijltje naast het lege veld. Een venster met een zoekveld verschijnt waar u de naam van de gemandateerde kunt typen.

Zodra u op de knop Search klikt worden de resultaten weergegeven. Klik op de gewenste gemandateerde. Het veld Naam gemandateerde wordt dan automatisch ingevuld, alsmede de organisatie, het organisatieonderdeel en het email-adres van de gemandateerde.

Eigen Project Nummer Reeks

Dit blok bevat geen invulvelden maar geeft de OFI-nummers aan waarvan u budgethouder bent en dus waarvoor u mandaten af kunt geven (Geautoriseerd). Bij Uitgezonderd staan de eventuele OFI-nummers waarvoor u geen mandaten af kunt geven.

Project details

Bij dit blok zijn alleen de velden Project van en Project tot en met verplicht.

Typ het OFI-nummer of de reeks van OFI-nummers waarvoor u de gemandateerde mandaat wilt verlenen.

U heeft de mogelijkheid om, voor de ingevulde reeks van OFI-nummers, een minimum en maximum bedrag in te vullen. Voorbeelden:

·

Typ in het veld Bedrag tot en met €500 als u wenst dat de gemandateerde geen bedrag hoger dan €500 goed mag keuren voor de ingevulde reeks van OFI-nummers.

·

Typ in het veld Bedrag van €500 als u wenst dat de gemandateerde alleen voor bestedingen groter dan €500 op de ingevulde reeks van OFI-nummers goedkeuring moet geven.

U heeft ook de mogelijkheid om, voor de ingevulde reeks van OFI-nummers, de periode van het mandaat in te vullen. In het bijzonder wanneer u of de gemandateerde goedkeurder(s) met vakantie gaat (gaan) of ziek bent/is (zijn), moeten de velden Datum van en/of Datum tot en met ingevuld worden.

Belangrijk:

·

De applicatie FB Bestelaanvragen houdt bij het versturen van de verzoeken tot goedkeuring rekening met de bedragen en data die eventueel zijn ingevuld.

·

De grensbedragen gelden per OFI-nummer en niet per gemandateerde.

Klik op Wijzigingen opslaan om het mandaat op te slaan.

Klik op Annuleren als u de wijzigingen niet wilt opslaan.