OTA invullen

Om een nieuwe OTA in te vullen, dient u naar het scherm Mijn bestelaanvragen te gaan en op de knop Nieuwe aanvraag te klikken.

Een nieuw OTA-formulier verschijnt op het scherm.

Elk OTA-formulier bestaat uit 6 onderdelen, te weten: Aanvrager, Contactpersoon, Bestelling, Doorbelasting, Levering en Toelichting.

Hieronder vindt u per onderdeel toelichting over de in te vullen gegevens en de aanwezige functies.

Aanvrager

De naam, faculteit of dienst, telefoonnummer, gebouw en kamernummer van de aanvrager worden automatisch ingevuld. De velden Faculteit/Dienst, Telefoonnr, Gebouw en Kamernr kunt u echter wijzigen.

U kunt een eigen kenmerk invullen in het veld Eigen kenmerk (optioneel).

U kunt ook een korte omschrijving van de OTA invullen (max. 100 tekens inclusief spaties) in het veld Omschrijving (optioneel).

Als u wilt kunt u een kopie van de OTA naar andere mensen sturen (CC-functionaliteit). Dit kan door het invullen van één of meerdere e-mailadressen in het veld CC. Zodra u twee letters of meer hebt ingetikt, zoekt het systeem in de UT telefoongids naar de achternaam of het e-mailadres en toont de resultaten in een drop-down lijst. U kunt ook adressen opgeven die niet in de UT telefoongids staan.

U hoeft uw e-mail adres en die van de budgethouder (of gemandateerde goedkeurder) niet in te vullen. De OTA wordt standaard naar de budgethouder (en/of gemandateerde goedkeurder(s)) verstuurd voor goedkeuring en u krijgt standaard een CC zodra de OTA goedgekeurd is.

Als u wilt kunt u een andere aanvrager opgeven. Dat doet u als u bijvoorbeeld producten en/of diensten voor iemand anders bestelt. Zodra u de aanvrager wijzigt, wordt u automatisch contactpersoon (zie onderdeel Contactpersoon hieronder).

Klik op Zoek aanvrager aan de rechterzijde van het scherm. Het volgende scherm verschijnt:

In het zoekveld typt u de achternaam van de aanvrager. Het systeem toont de gevonden resultaten. Klik op de gewenste aanvrager. U gaat automatisch terug naar het OTA-formulier dat aangepast is met de gegevens van de geselecteerde aanvrager.

Contactpersoon

Als u wilt kunt u een contactpersoon opgeven. Dat doet u als u bijvoorbeeld niet alle gegevens weet in te vullen (OFI-nummer, prijs…). Als u een contactpersoon opgeeft, dan wordt de OTA naar deze persoon gestuurd. Deze persoon mag de OTA wijzigen of aanvullen maar mag het niet goedkeuren (tenzij de contactpersoon ook goedkeurder is).

Belangrijk:

·

Dit veld is optioneel!

·

Actie van de contactpersoon is vereist voor verdere afhandeling van de OTA.

·

Gebruik het CC veld als u iemand een kopie van de OTA wilt sturen.

Om een contactpersoon op te geven dient u op Zoek contactpersoon te klikken. Een contactpersoon kiest u op dezelfde manier als bij het wijzigen van de aanvrager (zie onderdeel Aanvrager hierboven).

Wilt u de contactpersoon verwijderen? Vul dan uw eigen naam in bij Contactpersoon.

Bestelling

In de hierboven weergegeven velden geeft u aan welke producten en/of diensten u wilt bestellen. U dient één product of dienst per regel in te vullen.

·

Omschrijving (verplicht veld): omschrijving van de gewenste producten en/of diensten. U kunt toelichting hierover geven of verwijzen naar een offerte. Er kunnen tot 1.200 tekens worden ingevuld.

·

Aantal: aantal stuks, verpakkingen… die u wilt bestellen.

·

Eenheid: kg, meter, stuks…(verplicht veld als Aantal ingevuld is).

·

Prijs per eenheid: de prijs dient in euro en excl. BTW ingevuld te worden (geen verplicht veld). Let op: het systeem accepteert alleen punten (dus geen komma gebruiken). Indien de prijs in een andere valuta is uitgedrukt, dient u dit aan te geven in het veld Omschrijving (niet omrekenen!).

·

Subtotaal: dit veld wordt automatisch berekend o.b.v. de ingevulde hoeveelheid en prijs. Het totaalbedrag van de OTA wordt automatisch onderaan weergegeven.

Een bestelregel kunt u snel verwijderen door op het kruisje naast het subtotaal te klikken.

Doorbelasting

U geeft hier aan op welk(e) OFI-nummer(s) de kosten doorbelast moeten worden. Een OFI-nummer invullen kan op twee manieren:

·

U kunt het OFI-nummer in het veld OFI-nr rechtstreeks typen als u het OFI-nummer al weet.

·

U kunt gebruik maken van de zoekfunctie door op het loepje te klikken. Het volgende scherm verschijnt:

De OFI-nummers van uw faculteit of dienst worden automatisch weergegeven. U kunt ook een OFI-nummer zoeken a.d.h.v. het zoekveld. U kunt hier de eerste cijfers van het OFI-nummer, een deel van de omschrijving van het OFI-nummer of de naam van de budgethouder van het OFI-nummer typen. Indien de budgethouder mandaat (mandaten) heeft verleend voor de goedkeuring van de OTA’s (zie applicatie FB Gemandateerden bestelaanvragen) dan worden alle goedkeurders getoond. Daarbij wordt er rekening gehouden met de begin- en einddata die eventueel zijn ingevuld. Voorbeeld:

Klik op het gewenste OFI-nummer. U gaat automatisch terug naar het OTA-formulier dat nu ingevuld is met het te gebruiken OFI-nummer.

U kunt bij het veld Gbr aangeven op welke grootboekrekening(en) de kosten geboekt moeten worden (optioneel).

Daarnaast kunt u bij het veld Opmerking een toelichting geven over de eventuele splitsing van de kosten op meerdere OFI-nummers. Er wordt automatisch gecontroleerd of het totaalbedrag van de OTA volledig toegewezen is. Is dat niet het geval dan wordt het totaalbedrag in rood aangegeven en krijgt u bij het controleren van de OTA de volgende melding:

U kunt een extra OFI-nummer toevoegen door op de knop Regel toevoegen te klikken.

Levering

U kunt de volgende velden invullen. Het is echter niet verplicht.

·

Gewenste leverdatum: datum waarop u de producten en/of diensten wilt hebben (houdt daarbij rekening met de levertijd van Logistiek).

·

Leverancier

·

Argumentatie voor leverancier: u wordt verzocht om de keuze voor een niet-gecontracteerde leverancier te verklaren.

·

Gegevens leverancier: eventueel, adres van de leverancier…

U hebt de mogelijkheid om bijlagen toe te voegen. Door te klikken op de knop Bijlage toevoegen kunt u één of meerdere bijlagen toevoegen. Het systeem accepteert alle types bijlagen.

Toelichting

Dit veld is te vergelijken met de inhoud van een email. Het veld Toelichting wordt namelijk in alle mails opgenomen die automatisch worden verstuurd door de applicatie, met name: in het verzoek tot goedkeuring aan de contactpersoon (indien ingevuld), in het verzoek tot goedkeuring aan de budgethouder of gemandateerde goedkeurder, en in de mail die Inkoop krijgt met de goedgekeurde OTA (zie onderstaand voorbeeld).

Dit veld kan dus bijvoorbeeld worden gebruikt om toelichting te geven over de bestelling (voor de goedkeurder) of om aan te geven dat de bestelling spoed heeft (voor Inkoop). Er kunnen tot 3.000 tekens ingevuld worden (inclusief spaties).

Na het invullen van de OTA kunt u de volgende acties uitvoeren:

·

Concept-OTA opslaan (knop Concept opslaan)

·

OTA verwijderen (knop Verwijderen)

·

OTA versturen (zie OTA versturen)

Alleen concept-OTA’s en afgekeurde OTA’s (omdat ze weer de status van concept-OTA krijgen om aangepast te kunnen worden) kunnen verwijderd worden.