Homepagina

Nadat u hebt ingelogd verschijnt de homepagina. Onderstaand vindt u toelichting over de informatie die u op het scherm ziet.

Taal

De applicatie is zowel in het Nederlands als in het Engels beschikbaar. U kunt de taal veranderen door in het keuzemenu aan de linkerzijde van het scherm op English of Nederlands te klikken.

Afsluiten

U kunt afsluiten door in het keuzemenu aan de linkerzijde van het scherm op Afsluiten te klikken.

Informatie

Door op Informatie te klikken wordt u verwezen naar de pagina van de website van de afdeling Inkoop waar u alle informatie over de applicatie FB Bestelaanvragen kunt vinden.

Mijn bestelaanvragen

Als u in het keuzemenu op Mijn bestelaanvragen klikt, verschijnt het volgende scherm: Mijn bestelaanvragen.

U ziet een lijst met alle OTA’s die u hebt ingevuld. Per OTA zijn de volgende gegevens weergegeven:

·

Datum: datum waarop de OTA voor het laatst werd opgeslagen.

·

OTA-nr: nummer dat door de applicatie automatisch wordt gegenereerd.

·

Project: ofi-nummer(s) waar de kosten geboekt moeten worden.

·

Eigen kenmerk: kenmerk dat u zelf kan toewijzen aan de OTA (facultatief).

·

Leverancier: leverancier waarbij de producten en/of diensten ingekocht moeten worden.

·

Totaalbedrag: som van alle ingevulde bestelregels (excl. BTW).

·

Status: status van de OTA. Een OTA krijgt verschillende statussen, te weten:

o

Concept: de OTA is nog niet verstuurd naar de contactpersoon of budgethouder.

o

Bij budgethouder: de OTA wacht op goedkeuring van de budgethouder.

o

Bij contactpersoon: de OTA ligt bij de contactpersoon die het kan wijzigen, aanvullen, afkeuren of goedkeuren. Bij goedkeuring wordt de OTA naar de budgethouder verstuurd (als de contactpersoon ook goedkeurder is dan wordt de OTA automatisch goedgekeurd en naar Inkoop verstuurd).

o

Goedgekeurd: de OTA is goedgekeurd en naar Inkoop verstuurd.

o

Afgekeurd: de OTA is door de contactpersoon of budgethouder afgekeurd en naar de persoon die de OTA oorspronkelijk heeft ingevuld teruggestuurd voor aanpassing.

Naast de status van de OTA staan icoontjes die aangeven welke acties u kunt uitvoeren met de OTA:

·

knop om de OTA te bewerken

·

knop om de OTA te bekijken of te downloaden als PDF document

·

knop om een kopie te maken van een OTA (het kan een concept of een al ingediende

OTA zijn)

De applicatie beschikt over een zoekfunctie. Het zoekveld vindt u aan de rechterzijde van het scherm, boven de icoontjes.

U kunt op alle gegevens op het scherm en in de inhoud van alle OTA’s in dit overzicht zoeken:

·

Typ Concept als u alleen de OTA’s met deze status wilt zien.

·

Typ de naam van de leverancier als u alle OTA’s geplaatst bij een bepaalde leverancier wilt zien.

·

Typ een datum als u alle OTA’s wilt zien die u op een bepaalde datum heeft ingevuld.

·

Typ een productnaam als u alle OTA’s wilt zien die dit product bevatten.

Binnengekomen aanvragen

Als u in het keuzemenu op Binnengekomen aanvragen klikt, verschijnt het volgende scherm: Binnengekomen aanvragen.

U ziet een lijst met alle OTA’s die u ter controle (als contactpersoon) of ter goedkeuring (als goedkeurder) hebt gekregen.

Per OTA zijn de volgende gegevens weergegeven:

·

Datum: zie Mijn bestelaanvragen hierboven

·

OTA-nr: zie Mijn bestelaanvragen hierboven

·

Project: zie Mijn bestelaanvragen hierboven

·

Naam: naam van de persoon van wie u de OTA hebt gekregen (aanvrager)

·

Leverancier: zie Mijn bestelaanvragen hierboven

·

Totaalbedrag: zie Mijn bestelaanvragen hierboven

·

Status: zie Mijn bestelaanvragen hierboven

Ook op dit scherm zijn de icoontjes (bewerken) en (bekijken/downloaden) te zien en er kan gebruik worden gemaakt van de zoekfunctie.