Visitatierapport FB 2013

Samenvatting Visitatie FB juni 2013

De commissie is van mening dat het FB, in termen van organisatie en dienstverlening, een goede ontwikkeling heeft doorgemaakt. Dit wordt ook als zodanig ervaren door de belanghebbenden van de UT.

De commissie komt in haar bevindingen tot de volgende acht hoofdconclusies.

1.

De commissie constateert een sterke scheiding tussen facilitair beleid en uitvoering. Een dergelijke sterke scheiding is volgens de commissie niet wenselijk. Zij adviseert om de scheiding tussen de beleidsontwikkeling en de operationalisering ervan transparanter te maken en te onderzoeken of hier meer samenhang in kan worden aangebracht. Hierdoor komt het FB “meer op de agenda”.

2.

De commissie constateert een reactieve houding in het bewerkstelligen van de benodigde inbreng door het FB ten aanzien van haar kennis en kunde van de diverse activiteiten. Zij adviseert om meer proactief op te treden en de nodige verantwoordelijkheid en regie te nemen. Het FB geeft aan dat deze houding is ingegeven door de wijze waarop de scheiding tussen beleid en uitvoering bij de UT is ingericht.

3.

De commissie ervaart geen eenduidige regie op de Reserve Exploitatie Huisvesting (REH). Verschillende partijen voelen zich eigenaar op dit gebied. De commissie adviseert om de regie op de REH eenduidig te beleggen, zodat de verantwoording hierover helder en transparant is.

4.

De commissie ervaart het ingestelde Ruimte Verdeel Overleg (RVO), als integraal instrument voor de verdeling van huisvesting, als een goed initiatief.

5.

De commissie ervaart onduidelijkheid binnen de UT-organisatie over wat het FB doet en waarom. Zij adviseert om een nauwer contact te realiseren met de diverse klantgroepen om een betere afstemming te krijgen tussen vraag en aanbod. Daarnaast adviseert de commissie om te werken aan de bewustwording bij de medewerkers van het FB van de klantperceptie. In de optiek van de commissie is het wenselijk om het hoe en het waarom uit te leggen aan de klant met betrekking tot voorgenomen dienstverlening. Hierin zou een cultuuromslag bereikt moeten worden.

6.

Daarnaast adviseert de commissie om successen expliciet onder de aandacht te brengen, om op deze manier de UT-gemeenschap beter op de hoogte te brengen van wat het FB doet.

7.

De casus inkoop is expliciet beoordeeld tijdens de visitatie. De commissie constateert tevreden dat de afdeling Inkoop flinke stappen heeft gezet ten aanzien van de ontwikkeling van haar organisatie en de kwaliteit van haar processen. Wel zijn er nog een aantal opmerkingen gemaakt over het bestel- en afleverproces van ICT-producten.

8.

Het managementteam van het FB bestaat op dit moment, naast de directeur, uit vier (account-)managers, één beleidsmedewerker en twee stafmedewerkers die functioneel onder andere concerndirecties vallen (Financiële en Economische Zaken (hierna: FEZ) respectievelijk Human Resources (hierna: HR)). De commissie is van mening dat scherper gekeken kan worden naar de samenstelling van het managementteam. Een inperking tot de lijnverantwoordelijken kan de slagvaardigheid van het team versterken.

Benieuwd naar het complete visitatierapport? Lees dan hier verder op het intranet van FB of neem contact op met je accountmanager.