Faculteitsdag 2008

Concept notulen van de jaarvergadering van Elysium

12 april 2008


afwezig met kennisgeving: Ben Gijsen

aanwezig: Maarten Korsten, Freek Bomhof, Eddy de Weerd, Elke Vosman, Bert Dorgelo, Hans Vosman, Gerrit Schoonderbeek, Ben Slatius, Marcel Willems, Willem van der Kamp, John van Oort, Riel Weenink, Jeroen Meuleman (later).



1. opening en vaststelling agenda


De agenda is accoord.

Ben Gijsen meldt zich af wegens ziekte.


2. Ingekomen stukken


Drie verslagen van de kascontrolecommissie. Deze worden in de vergadering behandeld bij het agendapunt “kascontrole”.


3. Goedkeuring notulen Algemene Jaarvergadering 2007


De notulen worden goedgekeurd.


4. Jaarverslag van de secretaris


Het jaarverslag van de secretaris wordt doorgenomen. Er zijn geen nadere opmerkingen over het verslag.


5. Financieel verslag 2007


Een toelichting:

•De cateringkosten zijn lager uitgevallen omdat er minder deelnemers op bijeenkomsten waren en omdat bij één bijeenkomst de dinerkosten voor rekening van de deelnemers waren.

•Repro en porti zijn lager uitgevallen omdat er minder nieuwsbrieven verstuurd zijn.


Opmerkingen:

•Het lijkt dat er een positief resultaat begroot is. Dit blijkt na toelichting niet het geval te zijn. Wel komt de opmerking uit de vergadering dat het begroten van een positief resultaat niet wenselijk is.

•De contributie-inning had achterstand opgelopen. Freek heeft naast een inhaalslag voor 2005, 2006 en 2007 ook alvast de contributies voor 2008 geïnd. Hierdoor is het resultaat over 2007 zeer positief; en zal blijken dat voor 2008 een negatief resultaat begroot wordt.

•In de debiteurenadministratie van 2005 blijken fouten gezeten te hebben. Hierdoor hebben leden in sommige gevallen ten onrechte een herinnering voor de contributie 2005 ontvangen. Op aangeven van de interim penningmeester is de vergadering het er mee eens om toch nog een check te doen op de contributie 2005 (dus de betalingen van de giro te doublechecken met de openstaande betalingen).


6. Verslag Kascontrolecommissie


Bezetting kascontrolecommissies


De KCC’s waren als volgt samengesteld:

•2005: Jan van Alstee en Bert Dorgelo

•2006: Jan van Alstee en Jan Broenink

•2007: Jan Broenink en Elke Vosman


Jan van Alstee bleek de controle van 2005 en 2006 niet meer te willen uitvoeren, waardoor de controle over 2005 en 2006 door Bert Dorgelo en Jan Broenink is uitgevoerd.


Omdat Jan Broenink aldus al twee jaren had gecontroleerd, heeft het bestuur voor de kascontrolecommissie 2007 een nieuw lid gezocht en gevonden in de persoon van Gerrit Schoonderbeek. De vergadering gaat daarmee accoord.


Kascontrole 2005


Bert licht het verslag over 2005 toe en stelt voor de penningmeester voor het boekjaar 2005 te dechargeren. De vergadering gaat hiermee accoord.


Kascontrole 2006


Bert licht het verslag over 2006 toe. Na de controle door de KCC was er een verslag opgesteld waarin aanbevolen werd de boeken goed te keuren. Ná de controle bleek er echter toch een fout in de boeken te zitten, die door alle aanwezigen over het hoofd gezien was: de balans klopte niet, een verschil van circa €443. (NB dit was tijdens de jaarvergadering van 2007 ook al geconstateerd maar er was geen actie op genomen.) Freek heeft beide fouten gevonden en hersteld; in één geval bleek het een fout in het spreadsheet te zijn (foute optellingsformule), in het tweede geval bleek het een fout geboekt bedrag van €32,10 te zijn (één onderdeel van een declaratie was dubbel geboekt). De KCC onderschrijft de analyse van Freek en stelt voor om de boeken met deze twee verbeteringen goed te keuren. Een aangepast verslag van de kascontrolecommissie (dat de controle feitelijk in twee slagen is uitgevoerd) is opgesteld en ondertekend. Het advies is om de penningmeester decharge te verlenen over de boeken voor het verenigingsjaar 2006. De vergadering gaat hiermee accoord.


Kascontrole 2007


Elke licht het verslag van de KCC 2007 toe. Belangrijkste opmerking is de aanbeveling om voor 2008 en later te begroten op activiteitniveau en niet op kostensoortniveau. De vergadering gaat hiermee accoord. Het advies is om de penningmeester decharge te verlenen over de boeken voor het verenigingsjaar 2007. De vergadering gaat hiermee accoord.


Resumerend


De boeken over 2005, 2006 en 2007 zijn goedgekeurd en de penningmeester is gedechargeerd voor deze jaren.


7. Nieuw lid Kascontrolecommissie


Elke Vosman blijft lid. Als nieuw lid meldt Eddy de Weerd zich aan.


8. Bestuurswissel


Jeroen Meuleman treedt af.

•Maarten Korsten, voorzitter

•Freek Bomhof, secretaris en penningmeester

•Ben Gijsen, lid


Het bestuur is in gesprek met een nieuwe kandidaat. Deze heeft echter aangegeven er nog even over te willen denken. Zodra de kandidaat toetreedt zal, afhankelijk van de situatie op dat moment, overwogen worden een interim ALV te beleggen (bijvoorbeeld tijdens de najaarsbijeenkomst) of de kandidaat informeel deel uit te laten maken van het bestuur en hem later (begin 2009) formeel te benoemen. Het ligt in de verwachting dat de nieuwe kandidaat secretaris wordt.


Maarten bedankt Jeroen voor het werk dat hij verzet heeft. Het was jammer dat hij het laatste half jaar geen gelegenheid had om de financiën goed te besturen, maar daarvóór heeft hij veel gedaan:

•de administratie herzien en geautomatiseerd

•vele activiteiten geïnitieerd, zoals de vossenjacht


Maarten heeft een passend kado voor Jeroen gekocht.


9. Begroting 2008


Er zit in het rondgedeelde stuk een fout: de post van €1000 voor de najaarsbijeekomst is niet in de optelling meegenomen, het resultaat is dus €1000 negatiever. Dit wordt gecorrigeerd.


Voor de volgende ALV zal de begroting geheel op activiteitenniveau zijn en niet op kostensoort, in overeenstemming met het advies van de KCC.


Opmerking: de rente op de kapitaalrekening is relatief laag. Het bestuur zegt toe hiervoor een meer renderende vorm (bij een andere bank) te gaan inzetten.


De begroting wordt inclusief bovenstaande opmerkingen goedgekeurd.


10. Verslag activiteiten, bezetting commissies


Dit is grotendeels bij het secretarieel jaarverslag al aan de orde gekomen. Ter aanvulling:

•Ben Gijsen heeft een drietal keren een Mini Alumnus Netwerk (MAN) aangekondigd en georganiseerd, echter dit moest ook 3x worden afgelast wegens te weinig aanmeldingen. Het bestuur blijft zoeken naar andere vormen van ledenbijeenkomsten.

•Voor de website zijn we op zoek naar mensen (zie laatste nieuwsbrief).

•De nieuwsbrief is er nog steeds maar kopij blijft een probleem.


11. Bestuursmededelingen


Geen.


11. Rondvraag


•Jeroen heeft nog wat Postbank afschriften en vraagt of Freek daar nog interesse in heeft.

•De link naar de webpagina van Elysium in de uitnodiging klopte niet (elysium.nl is een soort beauty-gebeuren). Ook de UT zelf linkt verkeerd door. Het bestuur gaat hier achteraan.

•Volgend jaar is het lustrum. Het bestuur zal in 2008 een lustrumcommissie instellen. Het lustrum is een goede gelegenheid om flink wat extra aandacht voor Elysium te genereren.


12. Sluiting


De vergadering wordt om 14:00 gesloten.