Master Examencommissie (MEX)

Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk reglement Master Examencommissie TM


Artikel 1 Algemene bepalingen


Examencommissies vervullen een essentiële en gezaghebbende rol in het kader van toetsing en toetsbeleid op opleidingsniveau. Elke opleiding of groep van opleidingen dient te beschikken over een examencommissie. Examencommissies functioneren op basis van de in de Wet Hoger Onderwijs (WHW) aangegeven rol, verantwoordelijkheden en taken en op basis van aantoonbare onafhankelijkheid en deskundigheid. Een examencommissie dient te beschikken over een huishoudelijk reglement, waarin haar onafhankelijkheid, mandatering en vergaderfrequentie geregeld wordt.


De Master Examencommissie TM is ingesteld ten behoeve van de opleiding Technical Medicine. Waar in dit reglement de manlijke vorm wordt gebruikt, kan ook een vrouwelijke vorm worden gelezen.


Artikel 2 Samenstelling examencommissie


1)De decaan benoemt de leden van de examencommissie op basis van hun deskundigheid op het terrein van de desbetreffende opleiding of groep van opleidingen.

2)De decaan draagt er zorg voor dat het onafhankelijk en deskundig functioneren van de examencommissie voldoende wordt gewaarborgd.

3)Alvorens tot benoeming van een lid over te gaan hoort de decaan de leden van de desbetreffende examencommissie.

4)De examencommissie bestaat uit tenminste vier en uit ten hoogste zes leden.

5)Minimaal drie van de leden zijn blok- of lijncoördinator.

6)Minimaal één lid is afkomstig van buiten de opleiding.

7)De belangrijkste aandachtsgebieden binnen de opleiding Technical Medicine dienen vertegenwoordigd te zijn in de examencommissie.

8)De examencommissie kiest uit haar midden een voorzitter.

9)De examencommissie beslist bij meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken beslist de voorzitter.

10)De examencommissie kan zich laten bijstaan door bij de opleiding betrokken medewerkers zoals bijvoorbeeld opleidingsdirecteur, opleidingscoördinator, blok- of lijncoördinatoren, studieadviseur, abactis. Zij hebben een adviserende stem in de vergaderingen.

11)De voorzitter van de examencommissie is geen lid van het management van de opleiding.

12)De opleidingsdirecteur van de opleiding is geen lid van de examencommissie.

13)De examencommissie wordt ondersteund door een BOZ-medewerker. De BOZ-medewerker maakt de agenda in samenspraak met de examencommissie, brengt zelf agendapunten in en levert de benodigde informatie aan ter beoordeling van verzoeken en ter goedkeuring van o.a. het afstuderen van studenten, stages, etc.

a)De BOZ-medewerker verspreidt de agenda onder de leden van de examencommissie digitaal.

b)De BOZ-medewerker notuleert de vergaderingen van de examencommissie, verspreidt de notulen onder de leden van de examencommissie digitaal en bewaakt de follow-up.

c)BOZ ondersteunt het tot stand komen van de overzichten uit Osiris en verstuurt en archiveert correspondentie richting de studenten

14)De zittingstermijn van de leden van de examencommissie bedraagt 2 jaar. Zij kunnen maximaal twee maal worden herbenoemd.

15)De samenstelling van de examencommissie wordt uiterlijk in juni voorafgaand aan het studiejaar vastgesteld.


Artikel 3 Functie en taken van de examencommissie


De examencommissie is het orgaan dat op objectieve en deskundige wijze vaststelt of een student voldoet aan de voorwaarden die de onderwijs- en examenregeling stelt ten aanzien van kennis, inzicht en vaardigheden die nodig zijn voor het verkrijgen van een graad. Hiertoe houdt de examencommissie toezicht op de naleving van de procedures en regelgeving inzake toetsing en examinering. Ook is het de instantie waar studenten verzoek- en bezwaarschriften kunnen indienen omtrent toetsing, examinering, studieplanning en alles wat daarmee samenhangt.


Examencommissies stellen zelf zonder nadere inspraak (WHW art.7.12) regels ten behoeve van de examens vast. Deze worden vastgelegd in een apart document ‘Regels van de examencommissie’.


De examencommissie heeft de volgende taken:


1. Toezicht houden op procedures

1.het borgen van de kwaliteit van de tentamens en examens;

2.het vaststellen van richtlijnen en aanwijzingen binnen het kader van de onderwijs- en examenregeling om de uitslag van tentamens en examens te beoordelen en vast te stellen;

3.de examencommissie benoemt conform art. 7.12 lid 3 WHW de examinatoren

4.beoordelen van onregelmatigheden rond toetsing en examinering;

5.indien nodig of wenselijk het – ten behoeve van individuele studenten – aanbrengen van wijzigingen met betrekking tot de toepasselijkheid van de OER en toelating van studenten;

6.opstellen en bijwerken van de in het OER vastgestelde „Regels Examencommissie‟;

7.opstellen en bijwerken van dit huishoudelijk reglement;

8.in bijzondere gevallen afwijken van het aantal malen dat tentamens kunnen worden afgelegd;

9.beoordelen overgangsregelingen

10.de examencommissie stelt jaarlijks een verslag op van haar werkzaamheden. De examencommissie verstrekt het verslag aan het instellingsbestuur of de decaan.


2. Verzoekschriften verwerken

1)behandeling van verzoekschriften van studenten;

2)goedkeuren van keuzevakken

3)beoordelen van in- en doorstroomeisen van de M2 klinische stages;

4)goedkeuren van aanvraagformulieren voor het starten met de Klinische Specialisatiestage;

5)goedkeuren van samenstelling van de Afstudeercommissie;

6)toezicht houden op de beoordeling van studieplannen van studenten die een route volgen die afwijkt van datgene wat als regulier in het onderwijs - en examenreglement is opgenomen;

7)verlenen van vrijstelling voor een of meer tentamens vanwege eerder met goed gevolg afgelegde tentamens of examens in het hoger onderwijs;

8)goedkeuring van vrij programma voor de master.


3. Getuigschriften en supplementen toekennen

1)beoordelen of studenten voldoen aan de eisen voor het Masterexamen;

2)het verlenen van het predicaat „cum laude‟ aan geslaagden voor een getuigschrift;

3)de afgifte van Master getuigschriften en supplementen waarbij de ondertekening van de documenten is gemandateerd aan de voorzitter van de afstudeercommissie.


Artikel 4 Werkwijze van de examencommissie


A. Vergaderfrequentie

1)De examencommissie komt in principe eenmaal per kwartiel bijeen.

2)Op verzoek van een van de leden van de examencommissie kan een extra plenaire vergadering worden ingelast.


B. Openbaarheid

1)De vergaderingen van de examencommissie zijn besloten.

2)De examencommissie kan studieadviseurs om advies vragen over te nemen beslissingen die de individuele studenten aangaan; daarbij zal de over studenten gegeven informatie als vertrouwelijk worden beschouwd.

3)De agenda en de vergaderstukken van de examencommissie zijn vertrouwelijk.


C. Agenda en vergaderstukken

1)De abactis stelt in overleg met de studieadviseur en de BOZ-medewerker de agenda op en draagt zorg voor het samenstellen van de vergaderstukken.

2)De BOZ-medewerker nodigt de leden van de examencommissie uit voor de vergadering en draagt zorg voor de verspreiding van de vergaderstukken.

3)De BOZ-medewerker draagt zorg voor overzichten in de vorm van bijgewerkte student-voortgangs-overzichten ten behoeve van de beoordeling van de in- en doorstroomeisen van de M2 klinische stages.



D. Verslaglegging & archivering

1)Van iedere bijeenkomst van de examencommissie worden notulen opgesteld door de BOZ-medewerker. Deze worden gecontroleerd door de abactis en in de eerstvolgende plenaire vergadering van de examencommissie besproken.

2)Studenten die het onderwerp van gesprek zijn in de examenvergadering, worden schriftelijk binnen twee weken na de vergadering van het resultaat op de hoogte gebracht. Een afschrift van deze brief wordt gearchiveerd door BOZ in het dossier (Join) van de betreffende student.

3)Standaardbesluiten (zie onder mandaat) worden door BOZ binnen twee weken na ondertekening van het besluit aan de betreffende student meegedeeld.

4)De BOZ-medewerker beheert het archief (Join) van de examencommissie.


E. Taakverdeling

1)De voorzitter zit de vergadering voor, ondertekent correspondentie, zorgt voor eventuele terugkoppeling naar decaan, opleidingsdirecteur, draagt eventueel kandidaat-leden voor bij de decaan, stelt het jaarverslag op

2)Bij afwezigheid van de voorzitter wordt deze vervangen door één van de leden van de examencommissie.

3)De examencommissie kan, voor zover de wet of deze regeling zich daar niet tegen verzetten, besluiten om bepaalde haar toekomende bevoegdheden, eventueel voorzien van beperkende randvoorwaarden, te mandateren aan de voorzitter of één van de leden van de examencommissie. Zie verder artikel 6 voor uitwerking mandaat.

4)De abactis draagt mede zorg voor het opstellen van de agenda, het samenstellen van de vergaderstukken, het controleren van de notulen, het opstellen van conceptbrieven m.b.t. besluiten aan studenten die in de examencommissie zijn besproken, het bewaken van de voortgang van de actiepunten, het in concept opstellen van de Regels van de Examencommissie, het in concept opstellen van een lijst met examinatoren, het informeren van studenten en docenten over de OER.


Artikel 6 Mandatering bevoegdheden


Ten einde de efficiency van de examenvergadering hoog te houden en zorgvuldig te behandelen is het gewenst de voorzitter of één van de leden het mandaat te geven om een aantal formele besluiten te nemen. Deze besluiten dienen gebaseerd te zijn op wel omschreven procedures. In de plenaire examencommissievergadering dient verantwoording te worden afgelegd. Het betreft onder andere de volgende werkzaamheden:

1)Het goedkeuren van keuzevakken.

2)Het goedkeuren van de aanvraag voor het starten met de M3 Klinische Specialisatiestage.

3)Het ondertekenen van Master getuigschriften tijdens de afstudeerzitting.

4)Specifieke mandaten die tijdens een examencommissievergadering zijn geformuleerd (met bijbehorende randvoorwaarden) om zaken die buiten bovenstaande mandaat vallen snel af te kunnen handelen.


Artikel 7 Faciliteiten ten behoeve van de examencommissie


1)De opleiding stelt vergaderruimte beschikbaar en andere faciliteiten die nodig zijn voor de examencommissie om behoorlijk te kunnen functioneren. De BOZ-medewerker regelt deze praktische zaken (zaalruimte, lunch etc.)

2)Er zijn voor examencommissies mogelijkheden voorhanden voor scholing, advisering en ondersteuning.


Artikel 8 Beroep tegen beslissingen van de examencommissie


De student kan tegen een beslissing van de examencommissie in beroep gaan bij het Klachtenloket UT, gevestigd bij Student Services in de Vrijhof. Dit beroep moet schriftelijk en binnen zes weken nadat de beslissing van de examencommissie ter kennis van de student is gebracht, bij het Klachtenloket UT worden ingediend.



BIJLAGE


Rooster van aftreden


Leden MEX

Benoemd per

Aftredend en herbenoembaar

Aftredend en niet herbenoembaar

C.H. Slump

1 januari 2012

1 januari 2014

1 januari 2016

1 januari 2018

M. Groenier

1 september 2014

1 september 2016

1 september 2018

1 september 2020

C. Bode

1 september 2014

1 september 2016

1 september 2018

1 september 2020

J.J. Fütterer

1 september 2014

1 september 2016

1 september 2018

1 september 2020

H.F.J.M. Koopman

1 april 2016

1 april 2018

1 april 2020

1 april 2022




Vastgesteld 7 april 2016