See Master Examencommissie (MEX)

Hoe schrijf je een effectieve brief

FORMAT

Hieronder wordt een voorbeeld gegeven voor een format van een verzoekbrief.

Opmerking: de tekst van de modelbrief is vrij beknopt.  Voor de meeste beroeps- en verzoekbrieven is voor de motivatie van het verzoek vaak minimaal een bladzijde nodig.

 

Samuel Student

s1234567

s.student@student.utwente.nl

20 februari 2019

Examencommissie TM

Betreft: Verzoek om extra herkansing Gezondheidsrecht

Geachte leden van de Examencommissie TM,

Ik schrijf u om een toestemming te vragen voor een extra herkansing (tweede kwartiel) voor de toets "Data Science" van de track Medical Sensing & Stimulation op 23 januari.

Ik heb de herkansing van de toets op 23 januari gemist, omdat ik op 19 januari naar Boekarest ben gevlogen voor de begrafenis van mijn grootvader en op 26 januari ben teruggekeerd.  Ik heb kopieën van het ontvangstbewijs van de luchtvaartmaatschappij en het overlijdensbericht geüpload.

Door het missen van de herkansing ben ik gezakt voor het moduleonderdeel en mis ik 3EC voor een positief BSA. Ik zou er enorm van balen als het missen van de herkansing zou betekenen dat ik moet stoppen met mijn studie Gezondheidswetenschappen aan de Universiteit Twente waar ik me zo op mijn plaats voel.

Ik dank u dat u de tijd neemt om mijn verzoek in overweging te nemen.  Neemt u alstublieft contact met mij op per e-mail of telefoon als u nog vragen heeft.

Met vriendelijke groet,

Sam Student

 INHOUD EN TOON

Hoewel het uiterlijk van een brief belangrijk is, zullen de inhoud en de toon bepalen of de brief echt zijn werk doet.  Bekijk alle relevante regelingen (OER, Regels en Richtlijnen) en besteed vooral aandacht aan wat de besluitvormer moet weten om een beroep of verzoek in behandeling te nemen.  Dat is de informatie die in uw brief moet worden opgenomen.

AANHEF

In de eerste zin of twee moet het doel van de brief duidelijk worden vermeld.

Ik schrijf om een extra herkansing (module 1) aan te vragen voor de toets " Gezondheidsrecht" van de module Structuur en organisatie van de gezondheidszorg (202000859)

Ik schrijf een verzoek tot verlenging van de geldigheid van de resultaten (Q3) van de toetsen "Zorglogistiek" en "Gezondheidsrecht" van de module Structuur en organisatie van de gezondheidszorg (202000859).

FEITELIJK ZIJN

Vermeld feitelijke details, maar vermijd dramatisering van de situatie.

Eind oktober werd bij mij een amandelontsteking geconstateerd. Ik was meer dan een week ziek, en miste de meeste van mijn toetsen.

NIET Eind oktober, nadat ik me een paar dagen erg ziek had gevoeld, sleepte ik mezelf eindelijk naar de huisarts...

WEES SPECIFIEK

Als een beroep of verzoek afhankelijk is van bepaalde feiten die de besluitvormer zal willen controleren, wees dan specifiek.

Ik heb een toets gemist op 23 januari, omdat ik op 19 januari naar Boekarest ben gevlogen voor de begrafenis van mijn grootvader en op 26 januari ben teruggekeerd.  Ik sluit het ontvangstbewijs van de luchtvaartmaatschappij bij en kan verdere bevestiging geven als dat nuttig zou zijn.

NIET Ik moest een begrafenis buiten de stad bijwonen, zodat ik de toets op 23 januari miste.

DOCumENTATIE

Voeg alle documentatie bij die nodig is om uw beweringen te staven.

Ik heb het formulier met de medische verklaring van mijn huisarts geüpload.

BLIJF BIJ DE ESSENTIE

Stop je brief niet vol met informatie of verzoeken die geen wezenlijk verband houden met de hoofdboodschap.

PROBEER DE LEZER NIET TE MANIPULEREN

Dreigen, overhalen, smeken, pleiten, vleien en extravagante beloften doen zijn manipulatieve en meestal ondoeltreffende methoden.

Als u me een kans geeft om volgend jaar weer te komen wonen, beloof ik heel hard te werken, rijk te worden en een miljoen dollar te doneren aan de universiteit...

HOE OVER GEVOELENS TE PRATEN

Het is verleidelijk om de zaak te overdrijven als iets belangrijk voor ons is.  Als gevoelens een legitiem onderdeel van een boodschap zijn, wees dan eigenaar van het gevoel, en zeg het als een feit.

Toen ik mijn cijfer zag, was ik erg teleurgesteld.

WEES KORT

Het is meer werk om een goede korte brief te schrijven dan een lange.  Drukke besluitvormers waarderen de extra inspanning.

VERMIJD FOUTEN

Een brief maakt een betere indruk als hij vrij is van spel- en grammaticafouten en vrij van jargon. MAAR het is veel belangrijker de termijnen te respecteren en het doel duidelijk te formuleren dan een brief in te dienen die volledig foutloos is.

KOPIEËN BEWAREN

Bewaar kopieën van alle verzonden of ontvangen brieven, relevante documenten en formulieren totdat een zaak is afgehandeld.

 

*Opgesteld aan de hand van San Diego State University, Office of the Student Ombudsman