Heb je plannen om één of meerdere werkplekken te verhuizen? Alle verhuizingen op de UT worden geregeld via de afdeling Campus & Facility Management. Het verzoek voor een verhuizing kan je neerleggen bij de servicedesk of de facilitair teamleider van je gebouw. De facilitair teamleider zal vervolgens de verhuizing organiseren.
Er wordt onderscheid gemaakt tussen 2 soorten verhuizingen:
- Interne verhuizingen (maximaal 2 kamers)
- Interne verhuizingen (meer dan 2 kamers) en Externe verhuizingen*
* onder externe verhuizingen vallen verhuizingen tussen 2 gebouwen op de UT campus en verhuizingen vanaf de UT naar elders of van elders naar de UT.
Interne verhuizingen (maximaal 2 kamers)
Een verhuizing van 2 kamers of minder wordt uitgevoerd door de interne dienst van het gebouw. Als uitgangspunt hiervoor geldt dat een verhuizing minimaal 1 week van tevoren bij de facilitair teamleider is aangevraagd. Een medewerker van de Interne Dienst zal de verhuizing met je doornemen. De interne dienst zorgt voor het verplaatsen/verhuizen van meubilair en dozen, de aanpassing van de naambordjes en de uitgifte van sleutels. Zelf dien je zorg te dragen voor het inpakken.
Interne verhuizingen (meer dan 2 kamers) en Externe verhuizingen
Deze verhuizingen worden uitgevoerd door het gecontracteerde verhuisbedrijf. De facilitair teamleider zal hiervoor een offerte aanvragen bij het verhuisbedrijf, deze wordt na binnenkomst besproken je besproken. Nadat de aanvrager goedkeuring heeft gegeven stelt de facilitair teamleider in overleg een planning voor de verhuizing op. In deze planning wordt ook rekening gehouden met eventuele verbouwingen en extra schoonmaakwerkzaamheden die voort komen uit de verhuizing. De facilitair teamleider bewaakt het gehele traject.
Interne verhuizingen van maximaal twee kamers kunnen binnen 8 werkdagen worden uitgevoerd. Verhuizingen door het verhuisbedrijf kunnen doorgaans binnen 3 weken worden uitgevoerd.
ICT voorzieningen
Bij een interne verhuizing verzorgt het LISA het overzetten van de ICT-voorzieningen van de oude naar de nieuwe ruimte. Een aanvraag voor het overzetten van de ICT-voorzieningen kan worden gedaan via de Selfservice Portal. De facilitair teamleider ondersteunt je bij het proces romdom het wijzigen van telefoongegevens en ICT-aansluitingen.
Denk bij het aanvragen van een verhuizing van je ICT-voorzieningen aan het doorgeven van de volgende informatie:
- huidige locatie;
- nieuwe locatie;
- de verhuisperiode;
- een lijst met de te verhuizen apparatuur;
- huidige telefoonnummer (4-cijferig);
- eventuele bijzonderheden.
Communicatie
Communicatie kan een belangrijke ondersteunende factor zijn in het succesvol laten verlopen van een project als een verhuizing. De afdeling Communicatie van Marketing & Communicatie kan, bij voorkeur vanaf het begin van een project, hierin adviseren en ondersteunen. Je kunt hiervoor contact opnemen met de communicatie-contactpersoon van je eenheid (zie M&C smoelenboek).
Denk ook aan je naambordjes / deurbordjes / kamerbordjes (deze kun je maken via de online opmaaktool)
Kosten
De kosten voor een interne verhuizing van maximaal twee kamers zijn ondergebracht in de standaard dienstverlening. De kosten voor de overige verhuizingen komen voor rekening van de opdrachtgever. De kosten voor de ICT deel vind je op de tarievenpagina van LISA.