1 Inleiding


1.1 Doel van deze handleiding

Het doel van deze handleiding is aan gebruikers ondersteuning te bieden bij het invoeren van verkoopfacturen en creditnota’s in FAMEUS. Deze handleiding is tevens bedoeld als naslagwerk.


1.2 Vragen/problemen

Problemen met FAMEUS kun je per mail melden bij FEZ-Infra (FEZ-Infrastructuur@fez.utwente.nl). Voor vragen over de beschikbaarheid van de applicatie of voor vragen over de manier van werken kun je ook terecht bij FEZ-Infra.

1.3 Wensen en wijzigingen

Wensen, wijzigingen, e.d. kunnen via mail bij FEZ-Infra, FEZ-Infrastructuur@fez.utwente.nl, ingediend worden. Periodiek worden de ingediende wensen besproken en mogelijke oplossingen geïmplementeerd.


1.4 Notatie

In deze handleiding wordt van de volgende notaties gebruik gemaakt:

Buttons worden aangegeven d.m.v. [button]. Een button kan geactiveerd worden door er met de muis op te klikken.


Velden worden aangegeven door velden. Hier kunt u de gegevens invullen.


Schermen worden weergegeven door schermen.

Het navigatiepad wordt aangegeven met N:


De voorbeelden die gebruikt zijn in deze handleiding zijn fictief.



2 Starten van de applicatie


2.1 Starten van de applicatie

Het starten van de applicatie gaat als volgt:


Ga via de browser naar http://www.utwente.nl/nl

Kies voor [My University] en dan voor [Medewerkers].

Klik daarna op [Webapplicaties]

Log in met je ICT-account (m-nummer en password). Dit is in het verleden aan je verstrekt door ICTS.

Klik op [Inloggen].

Klik op het tabblad “Voor medewerkers”

Er verschijnt nu een scherm met diverse webapplicaties. Kies voor [FAMEUS].

De applicatie wordt nu opgestart.


3 Wisselen bedrijf


Als je geautoriseerd bent voor FAMEUS heb je altijd toegang tot één of meerdere beheerseenheden (bedrijfscodes). Controleer altijd in welk bedrijf je zit, voordat je facturen aan gaat maken.

N: Diversen – D102 Wisselen bedrijf


In het scherm D102 Wisselen bedrijf kun je aan de hand van Bedrijfscode zien in welk bedrijf je zit. Als je niet in het juiste bedrijf zit, kun je via [List] de overige bedrijfscodes opvragen waarvoor je geautoriseerd bent.



Kies de juiste bedrijfscode uit de lijst en klik op [OK].


Sla de wijziging op via [Save].

Klik op [Exit] om het scherm te verlaten.



4 Tabel gegevens decentraal


4.1 Bedrijf defaults


Voordat je facturen af kunt drukken, moeten er bedrijf defaults ingevoerd zijn.

N: Registratie - R202 Bedrijf defaults




Via [Query] kun je de bedrijf defaults van andere gebruikers bekijken. Via [Next] of [Previous] kun je de bedrijf defaults van de volgende of vorige gebruiker bekijken. Klik net zo lang op [Next] totdat je bij een leeg scherm komt. Vul de velden als volgt in:


Gebruiker: Vul hier je M-nummer in (M+7 cijfers)

Factuuraanhef: Vul hier de faculteit of dienst in van wie de factuur afkomstig is.

Telefoon: Vul hier het telefoonnummer in van de medewerker die als contactpersoon voor de debiteur fungeert m.b.t. verkoopfacturen. Dit nummer wordt ook op de factuur afgedrukt.

Telefoon buitenland: Vul hier het telefoonnummer (inclusief 0031) in van de medewerker die als contactpersoon voor de debiteur fungeert m.b.t. verkoopfacturen. Dit nummer wordt ook op de factuur afgedrukt.

Faxnummer: Vul hier het faxnummer in van de medewerker die als contactpersoon voor de debiteur fungeert m.b.t. verkoopfacturen. Dit nummer wordt ook op de factuur afgedrukt.

Faxnummer buitenland: Vul hier het faxnummer (inclusief 0031) in van de medewerker die als contactpersoon voor de debiteur fungeert m.b.t. verkoopfacturen. Dit nummer wordt ook op de factuur afgedrukt.

E-mail adres: Vul hier het e-mailadres van de contactpersoon in. Dit wordt op de factuur afgedrukt.

Behandeld Door: Vul hier de naam van de contactpersoon in. Dit wordt op de factuur afgedrukt.

Default acceptgiro’s: In het verleden was er een mogelijkheid om een factuur met acceptgiro af te drukken. Deze optie wordt inmiddels niet meer gebruikt.

Aantal Exempl: Hiermee geef je aan hoeveel originele facturen je af wilt drukken

Aantal Kopieen: Hiermee geef je aan hoeveel exacte kopieën je af wilt drukken

Aantal Kopie intern: Hiermee geef je aan hoeveel kopieën je voor intern gebruik af wilt drukken. Deze kopieën laten ook de boekingsgegevens (grootboekrekening / ofinummer) zien.

Deb Adresnr: FAMEUS verwacht dat er een default debiteur adresnummer wordt ingevoerd. Het Deb Adresnr is een ID dat de betreffende debiteur krijgt op het moment dat deze in Oracle wordt ingevoerd. Kies een willekeurig bestaand ID, bv 3746.

Invoer factuurregels: Hiermee kun je aansturen of het scherm met factuurregels een kort of lang invoerveld heeft. De meeste gebruikers laten dit op “Kort” staan, aangezien er maar een beperkt aantal posities per regel op de factuur afgedrukt kunnen worden.

Directorie interface: Indien je geautoriseerd bent om interface bestanden aan te maken, worden deze in de genoemde directory weggeschreven. Dit veld wordt automatisch gevuld met c:\orawerk\fameus.

Voetteksten factuur: Per kopie kun je aangeven welke voettekst er afgedrukt moet worden.

Pagina 2: Op de 2e pagina kun je de voettekst voor de interne facturen opgeven.



Bij Factuuraanhef kun je ook met meerdere regels werken. Ga hiervoor in het veld staan.

Ga vervolgens naar Edit - Edit


In de Editor ga je achter het laatste woord van de eerste regel staan en drukt op [Enter].

Maak een tweede regel aan en klik op [OK].


Sla de wijzigingen op via [Save].



Verlaat het scherm via [Exit].


4.2 Verrichtingen


Met behulp van deze tabel kunnen standaard producten (bv een boek of een adviesuur) worden vastgelegd. Hierdoor kunnen bepaalde factuurregels gemakkelijker worden ingevoerd. De verrichtingen kunnen alleen gebruikt worden als je bij Invoer factuurregels kiest voor “Lang”.

N: Registratie – R201 Verrichtingen


Vul de velden in


Verrichting: vul hier de code van de verrichting in (max. 4 posities)

Omschrijving: vul hier de omschrijving van de verrichting in

Netto bedrag per eenheid: vul hier het bedrag exclusief BTW in

Bruto bedrag per eenheid: vul hier het bedrag inclusief BTW in

Btw Code: vul hier de BTW-code in

Sla de wijzigingen op via [Save]
5 Aanmaken Externe factuur


N: Registratie - R101 Externe factuur


5.1 Algemene buttons



[Save]: hiermee sla je de wijzigingen op

[Cancel]: hiermee maak je het scherm weer leeg nadat je een zoekopdracht hebt uitgevoerd

[Exit]: hiermee verlaat je het scherm of beëindig je een zoekopdracht.

[Previous]: hiermee kun je een naar een vorige factuur indien je er meerdere hebt ingevoerd of opgevraagd.

[Next]: hiermee kun je naar een volgende factuur indien je er meerdere hebt ingevoerd of opgevraagd.

[Query]: hiermee start je een zoekopdracht in het betreffende scherm

[List]: hiermee kun je een lijst met waarden van het betreffende veld opvragen

[Insert]: hiermee kun je een factuur toevoegen

[Clear]: hiermee kun je een scherm leegmaken

[Delete]: hiermee kun je een factuur verwijderen. Dit mag echter alleen maar zolang er nog geen factuurnummer is uitgegeven.


5.2 Factuurkop



Selecteer eerst de juist debiteur. Ga hiervoor op Deb Adresnr staan en klik op [List].

Vul bij Naam de debiteur in. Gebruik % als wildcard, bv %GEMEENTE%. Hiermee zoekt het systeem naar alle debiteuren die in Oracle zijn opgenomen waar het woord GEMEENTE in voorkomt. Vul eventueel nog andere gegevens in voor zover deze bekend zijn en klik daarna op [Query].


FAMEUS laat nu alle debiteuren uit Enschede zien waar het woord GEMEENTE in de naam opgenomen is.

Onderin het scherm staat nu “Record: 1/?”. Hieraan kun je zien dat er meerdere debiteuren gevonden zijn die aan de zoekopdracht voldoen. Via [Next] en [Previous] kun je de volgende of vorige debiteur bekijken.

Zodra je de juiste debiteur hebt gevonden, klik je op [OK]. De debiteur wordt dan in de factuurkop opgenomen.


Vul waar nodig de overige velden in:


Autorisatie status: Laat deze nog op 0 staan

Btw factuur (J/N): FAMEUS gaat er standaard van uit dat er BTW in rekening wordt gebracht. Laat het veld op “J” staan als er een belast ofinummer wordt gebruikt. Kies bij een onbelast ofinummer voor “N”.

Uw referentie: Vermeld hier bijvoorbeeld het nummer van de inkoopopdracht, het contractnummer of de naam van de opdrachtgever / contactpersoon.

Factuurdatum: wordt automatisch gevuld met de systeemdatum. De datum kan overschreven worden, maar moet dan wel na de systeemdatum liggen.

Boekjaar/periode: hiermee stuur je aan in welke periode de boeking terecht komt. Deze geeft standaard de laatst geopende periode weer. Aan het eind van de maand staan er twee periodes open. De nieuwste periode wordt dan getoond, maar kan eventueel gewijzigd worden in de vorige periode.

Boekingstekst: Dit is de tekst die overgenomen wordt in de interface naar Oracle en kan maximaal 30 posities bevatten. Deze tekst komt ook op transactieoverzichten te staan.

BTW / Netto / Bruto bedrag factuur: en Nog te boeken BTW / Netto / Bruto bedrag: Deze velden worden automatisch gevuld aan de hand van de Factuur- en journaalregels.

Koptekst: hier kun je nog een korte tekst kwijt die bovenaan de factuur komt te staan.

Factuur geblokkeerd (J/N): hiermee kun je nog voorkomen dat een factuur wordt doorgeboekt naar Oracle.

Gemuteerd door: Zodra je de gegevens opslaat, komt daar het m-nummer van de gebruiker te staan die de mutatie heeft aangebracht.



Nadat je de gegevens hebt ingevoerd, sla je deze op via [Save].


5.3 Bijzonderheden


Klik op [Bijzonderheden].



Bij het scherm Bijzonderheden worden de bedrijf defaults opgehaald die je bij R202 hebt ingevoerd. Vul waar nodig de gegevens aan.


T.a.v.: Vul hier de betreffende naam of afdeling in, voor zover dit nog niet bij de stamgegevens van de debiteur vermeld staat.

Afwijkend adres: wordt niet meer gebruikt. Er kan alleen een adres gebruikt worden die in Oracle staat.

Factuuraanhef: kan eventueel nog aangepast worden. Ook hier kun je weer met meerdere regels werken via Edit - Edit.

D/C factuur: geeft aan of het om een debet- of creditfactuur gaat.

Taalcode: hoeft bij Engelstalige facturen niet gewijzigd te worden. Dat kun je op een andere wijze aansturen.

Factuurregels: hiermee regel je de layout van het scherm Factuurregel.

Te crediteren nr: geeft het nummer van de debetfactuur weer indien je een creditfactuur aan het maken bent.

Valuta: Wordt standaard gevuld met EUR. Indien je de valutacode wilt wijzigen, kun je de beschikbare codes opvragen via [List].

Subtotaal (J/N): hiermee geef je aan of je eventueel met subtotalen wilt werken. Indien je voor een regel aangeeft dat het een subtotaal is, kune je ggen bedrag invoeren. FAMEUS berekent automatisch het totaal van alle bedragen van de voorgaande regels na het laatste subtotaal.

Credit Card: Bij buitenlandse debiteuren komt het voor dat men met behulp van een credit-card wilt betalen. Hiervoor kan FAMEUS een standaard bijlage bij de factuur af drukken (zie onderstaande printscreen). Hiervoor moet het veld Credit Card op “J” gezet worden.

Acceptgiro: wordt niet meer gebruikt

Betaaltermijn: deze staat standaard op 30 dagen.

Correctie: Het kan voorkomen dat er bij het boeken van een factuur afrondingsverschillen ontstaan. Indien er bij nog te boeken bedrag en nog te boeken BTW-bedrag een kleiner bedrag dan 3 cent staat, kan de gebruikter deze afrondingsverschillen door FAMEUS laten corrigeren. Hiervoor moet het veld Correctie op “J” gezet worden.

Aantal copieen / Aantal exempl: geeft aan hoeveel kopieen of originele facturen er afgedrukt worden.

Commentaar: is voor intern gebruik. Hier kan een opmerking geplaatst worden. Deze wordt niet op de factuur afgedrukt

Extra voettekst: Er kan een extra voettekst op de factuur afgedrukt worden.


Sla de wijzigingen op via [Save].



5.4 Factuurregel


5.4.1 Factuurregel met korte invoerregel

Bij bijzonderheden heb je bij het veld Factuurregels gekozen voor de optie “Kort”.

Klik op [Factuurregel].

Vul bij Omschrijving de gewenste boekingstekst in.

Vul bij Netto bedrag het bedrag exclusief BTW voor de betreffende regel in.

Vul bij BTW code de juiste code in. Via [List] kun je kiezen voor HOOG, LAAG, NUL of VRIJSTELLING.

Regel nr wordt automatisch gevuld.

Uiteraard kunnen er meerdere regels aangemaakt worden. Indien je met subtotalen wilt werken, moet je bij de juiste regel het veld Sub tot wijzigen in “J”.


Klik na het invoeren van de laatste regel op [Save].


5.4.2 Factuurregel met lange invoerregel

Bij bijzonderheden heb je bij het veld Factuurregels gekozen voor de optie “Lang”.

Klik op [Factuurregel].

Je kunt nu eventueel gebruik maken van de codes die je bij R201 Verrichtingen hebt vastgelegd.

Ga op Code verrichting staan en klik op [List].

Kies je juiste code en klik op [OK].

Geef aan of je een tussentotaal wilt hebben. Het veld Tussentotaal staan standaard op “N”.

Code D/C geeft aan of het debet- of creditfactuur betreft.

Vul bij Aantal het aantal eenheden in.

De velden Prijs/eenheid, Netto bedrag, Btw Code en Btw bedrag worden automatisch gevuld.







Het veld omschrijving wordt automatisch gevuld met de omschrijving van de verrichting, het aantal en de prijs per eenheid. De omschrijving is nog aan te passen. Klik hiervoor op [Edit].

Klik daarna op [OK].

Sla de wijzigingen op via [Save].


Als je niet met Code verrichting werkt, moet je de velden zelf vullen.

Als er een bruto-bedrag met de klant wordt afgesproken, kan FAMEUS het netto-bedrag berekenen. Dit komt uiteraard alleen voor bij een BTW-factuur. Het veld Prijs/eenheid moet je dan op nul zetten. Je vult de BTW-code en het Bruto-bedrag dan in. FAMEUS berekent dan het Netto- en BTW-bedrag automatisch uit.

De omschrijving kun je dan zelf invullen via [Edit].










5.5 Journaalregel


Klik op [Journaalregel].

In het scherm Journaalregel kun je 1 of meerdere journaalregels aanmaken. Je kunt de opbrengst dus splitsen over meerdere ofinummers. Je moet in ieder geval per BTW-code een journaalregel aanmaken.

Project: Vul hier het projectnummer in. Via [List] kun je de beschikbare ofinummers van het betreffende bedrijf opvragen.

Grootboeknr: Vul hier de juiste batensoort in. Via [List] kun je de grootboekrekeningnummers opvragen.

INTD: Is alleen van toepassing bij interne facturen. Deze staat dus altijd op “000”.

Code BTW plichting: Geeft aan of het geselecteerde ofinummer belast (100) of onbelast (0) is.

Code D/C: geeft aan of de boeking een debet of credit regel betreft.

Btw Code: moet hetzelfde zijn als de code die je bij Factuurregel hebt gebruikt.

Netto bedrag: Vul het bedrag exclusief BTW in. Btw bedrag en Bruto bedrag worden automatisch gevuld.


Bij Nog te boeken bedragen is te zien welk bedrag nog geboekt moet worden.

Klik eerst op [Save]. Door daarna op [Insert] te klikken (of door op “pijltje naar beneden” toets te drukken) kun je een volgende journaalregel aanmaken. Vul daar dezelfde velden in met de juiste waarde. Sla de gegevens weer op via [Save]. Zorg ervoor dat de velden bij Nog te boeken bedragen op nul staan.



5.6 Korting


Het komt voor dat met een klant een korting wordt afgesproken. Met behulp van FAMEUS kunnen de volgende kortingsmogelijkheden worden toegepast:

1.

Een % van het totale netto-factuurbedrag.

2.

Een % van een op te geven netto-factuurbedrag.

3.

Een vast (netto-)kortingsbedrag.


Er zitten wel enkele beperkingen aan deze functie:

Één kortingsregel kan slechts gelden voor één BTW-percentage (indien nodig moeten dan dus meerdere kortingsregels worden vastgelegd)

Verder kunnen alleen netto-kortingsbedragen worden ingevoerd (dus exclusief BTW).


Klik op [Korting].

Vul de rubrieken in:

Korting over totaal factuurbedrag (J/N)?: Aanduiding of de korting geldt over het totale factuurbedrag. Kan alleen gebruikt worden bij facturen met één BTW-code.

Btw code: Geef de BTW-code op waar de korting betrekking op heeft.

Korting % (J/N): Indien “J” dan wordt er met een % gewerkt, ander met een vast netto-kortingsbedrag.

Korting %: Het korting % waarmee gerekend moet worden

Netto basis bedrag korting: moet ingevuld worden indien de rubriek Korting over totaal bedrag factuur op “N” staat.

Omschrijving: vul de omschrijving van de kortingsregel in.

Sla de wijzigingen op via [Save].

Indien gewenst kan de korting op een ander ofinummer / grootboekrekeningnummer geboekt worden. Dit kun je invoeren bij Journaalregel.




5.7 Wijzigen autorisatie status


Nadat je alle gegevens hebt gewijzigd, wil je een conceptfactuur afdrukken. Hiervoor moet de factuur eerst een factuurnummer hebben. Het factuurnummer wordt automatisch gegenereerd, zodra de factuur autorisatie status “4” heeft. De status kun je wijzigen in het scherm Factuurkop.

Klik hiervoor eerst op [Factuurkop].

Wijzig bij Autorisatie status de 0 in 4 en klik op [Save].


Het factuurnummer is nu ook gegenereerd. Het nummer bestaat uit 9 posities en is als volgt opgebouwd:

43JCVVVVV

43: staat voor externe FAMEUS factuur

J: staat voor het betreffende jaartal

C: staat voor het cluster waar de betreffende beheerseenheid onder valt

VVVVV: staat voor volgnummer.


Klik op [Exit].


5.8 Afdrukken Concept factuur


N: Overzichten - O101 Concept factuur


Het scherm O101 Afdrukken concept factuur verschijnt dan.

Standaard worden alleen de conceptfacturen afgedrukt die door de medewerker zijn aangemaakt die bij Eigenaar genoemd wordt. Indien je ook de concept facturen van je collega’s af moet drukken, kies dan via [List] voor “Alle” en klik daarna op [OK].


Klik op [Print].


De conceptfactuur wordt nu als PDF-bestand geopend (zie voorbeeld volgende pagina). Print deze uit.

In FAMEUS verschijnt er gelijktijdig een scherm


Controleer eerst de conceptfactuur / facturen. Indien deze akkoord is / zijn, klik je in bovenstaand scherm op [OK]. Als je nog een fout ontdekt, klik je op [Cancel]. Je vraagt dan de factuur eerst weer op in R101 Externe factuur en past de gegevens waar nodig aan. Sla de gegevens op en druk opnieuw de conceptfactuur af.









Voorbeeld conceptfactuur

5.9 Wijzigen autorisatie status


Nadat je de conceptfactuur hebt afgedrukt, wijzigt het systeem de status van de factuur van 4 naar 5.

Om de originele en kopie facturen af te kunnen drukken, moet de factuur status 6 hebben.

N: R101 Externe factuur - Factuurkop

Klik op [Query].

Vul het factuurnummer in en klik weer op [Query].



Wijzig status 5 in 6 en sla de gegevens op via [Save]. Klik daarna op [Exit].

5.10 Afdrukken originele en kopie facturen


N: Overzichten - O102 Factuur (voor debiteuren met landcode NL) of O103 Factuur buitenland (voor debiteuren met landcode ongelijk aan NL).


Het scherm O102 Afdrukken factuur verschijnt dan.

Standaard worden alleen de (kopie)facturen afgedrukt die door de medewerker zijn aangemaakt die bij Eigenaar genoemd wordt. Indien je ook de (kopie)facturen van je collega’s af moet drukken, kies dan via [List] voor “Alle” en klik daarna op [OK].


Klik op [Print].


De originele factuur wordt nu als PDF-bestand geopend (zie voorbeeld volgende pagina). Print deze uit op het UT factuurpapier. Let op: bij buitenlandse facturen moet je het Engelstalige factuurpapier gebruiken.

In FAMEUS verschijnt er gelijktijdig een scherm:

Als alle originelen zijn afgedrukt, kun je bij de bovenstaande melding op [OK] klikken.

De kopiefacturen worden nu als PDF-bestand geopend (zie voorbeeld volgende pagina). Print deze uit op gewoon papier. In FAMEUS verschijnt er gelijktijdig een scherm:


Als de factuur goed is, klik je op [OK]. Als er nog een fout in de factuur zit, klik dan op [Cancel] en pas de factuur waar nodig aan. In beide gevallen kom je weer in het hoofdscherm terecht. De status van de factuur wordt automatisch op “8” gezet.



Voorbeeld originele factuur





Kopie factuur



Kopiefactuur met boekingsgegevens


5.11 Doorboeken facturen


Het doorboeken van de facturen gebeurd bij het Accounting House (AH) van FEZ. Stuur hiervoor de kopiefacturen naar het AH.


Alle facturen die afgedrukt zijn, hebben status 8.

De FA-medewerker van het AH vraagt de facturen met status 8 op in R101 Externe factuur of R107 Wijzigen autorisatie status.



Vul bij Status “8” in en klik op [Query].


De FA-medewerker controleert de factuurgegevens aan de hand van de kopiefactuur. Als de gegevens akkoord zijn, wordt de status gewijzigd in “9”. Als de factuur niet akkoord is, wordt de status teruggezet naar “5”. De FAD-medewerker kan dan nog wijzigingen aanbrengen en de factuur opnieuw printen.

De wijziging wordt opgeslagen via [Save].

Aan het eind van de dag worden alle facturen die status “9” hebben door ICTS-Compas via een interface doorgeboekt naar Oracle AR (debiteurenadministratie) en vervolgens naar Oracle GL (grootboek). De facturen krijgen dan status “A”.



6 Aanmaken Credit factuur


Er kan in FAMEUS alleen een creditnota aangemaakt worden indien de oorspronkelijke nota ook via FAMEUS is aangemaakt. Het is niet mogelijk om direct via R101 Externe factuur een negatieve nota (of te wel een creditnota) aan te maken. FAMEUS komt, zodra je de factuur op status 4 wilt zetten, dan namelijk met de melding:


Het is nog wel mogelijk om een voorschot te verrekenen, mits het totaalbedrag positief is.

Creditnota’s kunnen dus alleen maar via R105 Credit factuur aangemaakt worden.

N: Registratie - R105 Credit factuur


Roep de factuur op die je wilt crediteren. Vul hiervoor het factuurnummer van de oorspronkelijke nota in en klik op [Query]

.


Klik vervolgens op [OK].



Bij de boekingstekst komt automatisch ‘credit-nota op xxxxxxxxx’ te staan. Deze tekst kan indien wenselijk overschreven worden.

Sla de gegevens op via [SAVE].


Vraag de creditnota vervolgens op in R101 Externe factuur.

N: Registratie - R101 Externe factuur

De factuur heeft nog autorisatiestatus “0”. Hierop kun je dus zoeken in het scherm.





Nu zijn er een aantal scenario’s mogelijk om de creditfactuur af te maken:


1.

De volledige factuur wordt gecrediteerd zonder wijzigingen in de Factuurregel(s) of Journaalregel(s).

2.

De volledige factuur wordt gecrediteerd met wijzigingen in de Factuurregel(s) of Journaalregel(s).

3.

De factuur wordt gedeeltelijk gecrediteerd waarbij de gebruikte boekingscombinatie(s) wordt (worden) gehanteerd.

4.

De factuur wordt gedeeltelijk gecrediteerd waarbij de gebruikte boekingscombinatie(s) niet wordt (worden) gehanteerd.



Hieronder volgt per scenario de werkwijze. Aangezien veel stappen hetzelfde zijn als bij een originele factuur, wordt hierbij verwezen naar de paragraaf waar dit uitgebreid beschreven wordt.


6.1 De volledige factuur wordt gecrediteerd zonder wijzigingen in de Factuurregel(s) of Journaalregel(s).


Controleer of de gegevens die bij Factuurregel(s) en Journaalregel(s) staan kloppen.

Zet de autorisatiestatus op 4. Er wordt nu een factuurnummer gegenereerd. (zie ook § 5.7)

Print de conceptfactuur uit. De autorisatiestatus wordt automatisch op 5 gezet. (zie ook § 5.8)

Zet de autorisatie status op 6. (zie ook § 5.9)

Print de originele factuur uit. (zie ook § 5.10)

De status wordt automatisch op 8 gezet. (zie ook § 5.10)

De FA-medewerker van het AH zal de status op 9 zetten. ICTS-Compas boekt de creditnota door naar Oracle, waarbij deze automatisch gekoppeld wordt aan de oorspronkelijke nota. (zie ook § 5.11)



6.2 De volledige factuur wordt gecrediteerd met wijzigingen in de Factuurregel(s) of Journaalregel(s).


Controleer of de gegevens die bij Factuurregel(s) en Journaalregel(s) staan kloppen.

Breng eventueel wijzigingen aan in de Factuurregel(s). Het factuurbedrag blijft hierbij gehandhaafd.

Breng eventueel wijzigingen aan in de Journaalregel(s). Het is niet toegestaan om een journaalregel te verwijderen of toe te voegen. Je krijgt namelijk de onderstaande melding indien je op [Delete] klikt.

En je krijgt de melding onder in beels indien je regels wilt toevoegen.

Je kunt alleen de boekingscombinatie wijzigen. Let hierbij wel op of de BTW-status van het nieuwe project overeenkomt met de BTW-status van het oude project.

Sla de gegevens op via [Save]

Zet de autorisatiestatus op 4. Er wordt nu een factuurnummer gegenereerd. (zie ook § 5.7)

Print de conceptfactuur uit. De autorisatiestatus wordt automatisch op 5 gezet. (zie ook § 5.8)

Zet de autorisatie status op 6. (zie ook § 5.9)

Print de originele factuur uit. (zie ook § 5.10)

De status wordt automatisch op 8 gezet. (zie ook § 5.10)

De FA-medewerker van het AH zal de status op 9 zetten. ICTS-Compas boekt de creditnota door naar Oracle, waarbij deze automatisch gekoppeld wordt aan de oorspronkelijke nota. (zie ook § 5.11)



6.3 De factuur wordt gedeeltelijk gecrediteerd waarbij de gebruikte boekingscombinatie(s) wordt (worden) gehanteerd.


Controleer of de gegevens die bij Factuurregel(s) en Journaalregel(s) staan kloppen.

Wijzig het bedrag bij de Factuurregel in het (netto)bedrag dat gecrediteerd moet worden.

Sla de gegevens op via [Save].

Ga naar de Journaalregel(s).

Indien er 1 journaalregel is aangemaakt, moet in het veld ‘Netto bedrag’ het te crediteren (netto) bedrag ingevuld worden. Indien er 2 of meer journaalregels zijn aangemaakt, zijn er 2 opties. De eerste optie is om de bedragen in de juiste verhouding bij iedere journaalregel in te voeren. De tweede optie is om het totale (netto)bedrag bij 1 journaalregel in voeren en de overige journaalregels op 0.00 te zetten.

Sla de gegevens op via [Save].

Zet de autorisatiestatus op 4. Er wordt nu een factuurnummer gegenereerd. (zie ook § 5.7)

Print de conceptfactuur uit. De autorisatiestatus wordt automatisch op 5 gezet. (zie ook § 5.8)

Zet de autorisatie status op 6. (zie ook § 5.9)

Print de originele factuur uit. (zie ook § 5.10)

De status wordt automatisch op 8 gezet. (zie ook § 5.10)

De FA-medewerker van het AH zal de status op 9 zetten. ICTS-Compas boekt de creditnota door naar Oracle, waarbij deze automatisch gekoppeld wordt aan de oorspronkelijke nota. (zie ook § 5.11)






6.4 De factuur wordt gedeeltelijk gecrediteerd waarbij de gebruikte boekingscombinatie(s) niet wordt (worden) gehanteerd.


Controleer of de gegevens die bij Factuurregel(s) en Journaalregel(s) staan kloppen.

Wijzig het bedrag bij de Factuurregel in het (netto)bedrag dat gecrediteerd moet worden.

Sla de gegevens op via [Save].

Ga naar de Journaalregel(s).

Indien er 1 journaalregel is aangemaakt, moet in het veld ‘Netto bedrag’ het te crediteren (netto) bedrag ingevuld worden. Indien er 2 of meer journaalregels zijn aangemaakt, zijn er 2 opties. De eerste optie is om de bedragen in de juiste verhouding bij iedere journaalregel in te voeren. De tweede optie is om het totale (netto)bedrag bij 1 journaalregel in voeren en de overige journaalregels op 0.00 te zetten.

Wijzig waar nodig de gebruikte boekingscombinatie(s). Let hierbij wel op of de BTW-status van het nieuwe ofinummer overeenkomt met die van het oude ofinummer.

Sla de gegevens op via [Save].

Zet de autorisatiestatus op 4. Er wordt nu een factuurnummer gegenereerd. (zie ook § 5.7)

Print de conceptfactuur uit. De autorisatiestatus wordt automatisch op 5 gezet. (zie ook § 5.8)

Zet de autorisatie status op 6. (zie ook § 5.9)

Print de originele factuur uit. (zie ook § 5.10)

De status wordt automatisch op 8 gezet. (zie ook § 5.10)

De FA-medewerker van het AH zal de status op 9 zetten. ICTS-Compas boekt de creditnota door naar Oracle, waarbij deze automatisch gekoppeld wordt aan de oorspronkelijke nota. (zie ook § 5.11)



Voorbeeld creditnota




7 Aanmaken Terugkerende factuur


Als je veel dezelfde soort facturen moet maken (bv facturen voor cursussen waarbij alleen de debiteur en de naam van de cursist wijzigt), is het handig om gebruik te maken van R106 Terugkerende factuur. Hiervoor moet je op z’n minst één factuur hebben gemaakt. Met deze functie kopieer je dan de reeds ingevoerde factuur.


N: Registratie - R106 Terugkerende factuur



Vraag de factuur op die je wilt kopiëren. Vul hiervoor het factuurnummer in en klik op [Query].

Klik vervolgens op [OK].



Wijzig de debiteur door op Deb Adresnr te staan en op [List] te klikken. Zoek de juiste debiteur op.

Klik op [OK].

Pas eventueel Uw referentie en Boekingstekst aan. Dit kan eventueel ook nog in een later stadium.


Sla de wijzigingen op via [Save] en verlaat vervolgens het scherm via [Exit].


Vraag de factuur vervolgens op in R101 Externe factuur.

N: Registratie - R101 Externe factuur

De factuur heeft nog autorisatiestatus “0”. Hierop kun je dus zoeken in het scherm.

Indien nodig kun je nu nog wijzigingen aanbrengen bij Bijzonderheden, Factuurregel en Journaalregel (bijvoorbeeld de naam van de studenten).




Sla alle wijzigingen op via [Save].

De overige handelingen zijn hetzelfde als die in hoofdstuk 5 beschreven staan:

Zet de autorisatiestatus op 4. Er wordt nu een factuurnummer gegenereerd. (zie ook § 5.7)

Print de conceptfactuur uit. De autorisatiestatus wordt automatisch op 5 gezet. (zie ook § 5.8)

Zet de autorisatie status op 6. (zie ook § 5.9)

Print de originele factuur uit. (zie ook § 5.10)

De status wordt automatisch op 8 gezet. (zie ook § 5.10)

De FA-medewerker van het AH zal de status op 9 zetten. ICTS-Compas boekt de nota door naar Oracle. (zie ook § 5.11)


8 Overzichten


Naast de concept, kopie en originele facturen, kunnen er in FAMEUS ook nog andere overzicht uitgedraaid worden. In de onderstaande tabel staan de overzichten benoemd inclusief het doel van het overzicht.


O201 Verrichtingen: geeft een overzicht van de codes die bij R201 zijn vastgelegd

O202 Bedrijf defaults: geeft een overzicht van de bedrijf defaults per gebruiker

O203 Clusters: geeft een overzicht van de clusters en welke bedrijfscodes daar onder vallen. Dit is met name van belang voor de factuurnummering.

O204 Factuurnummers: geeft een overzicht van de factuurnummer range per boekjaar voor de betreffende eenheid.

O205 Interface-tabel: geeft een overzicht van de vaste waardes voor de interface.

O301 Geblokkeerde facturen: geeft een overzicht van alle facturen van de betreffende eenheid waarbij het veld Factuur geblokkeerd (J/N) op “J” staat.

O302 Nog niet doorgeboekt: geeft een overzicht van alle facturen van de betreffende eenheid die nog niet doorgeboekt zijn naar Oracle.

O303 Atorisatie-status factuur: geeft een overzicht van alle facturen van de betreffende eenheid met de opgegeven autorisatie status.

O304 Aansluiting OFI: totalen: controle overzicht voor de aansluiting met Oracle. Per opgegeven periode krijg je een totaalbedrag per boekingscombinatie te zien. Dit kun je dan vergelijken met het maatwerkoverzicht MWOF208V uit Oracle.

O305 Aansluiting OFI: details: controle overzicht voor de aansluiting met Oracle. Per opgegeven periode krijg je een totaalbedrag per boekingscombinatie / per factuur te zien. Dit kun je dan vergelijken met het maatwerkoverzicht MWOF208V uit Oracle.

O306 Aansluiting OFI: boekstukcode: controle overzicht voor de aansluiting met Oracle. Per opgegeven periode krijg je een totaalbedrag per factuur te zien. Dit kun je dan vergelijken met het maatwerkoverzicht MWOF208V uit Oracle.


De handelingen voor deze overzichten is hetzelfde. Alle overzichten kun je naar de printer sturen, op scherm bekijken of als bestand opslaan.


N: Overzichten – O201 t/m O306

Selecteer het gewenste overzicht (bv O302 Nog niet doorgeboekt).

Vul de gevraagde parameter(s) in en klik op [Print].



Indien je het overzicht naar de printer wilt sturen, laat je bij Bestemming “Printer” staan en klik op [OK]. Het overzicht wordt dan naar je default printer gestuurd.


Als je het overzicht op scherm wilt bekijken, wijzig je “Printer” in “Scherm” en klik dan op [OK].

Het overzicht wordt dan als txt file op je scherm getoond.


Wil je het overzicht als bestand opslaan, wijzig “Printer” dan in “Bestand”.

Geef de folder op waar je het bestand op wilt slaan.

Geef een bestandsnaam op.

Klik op [Open].

Klik daarna op [OK].


In alle drie situaties krijg je een melding dat het overzicht is aangemaakt. Klik bij deze melding op [OK].






9 Autorisatie


9.1 Autorisatie groepen

Een autorisatiegroep geeft aan welke bevoegdheden een gebruiker heeft. Wij kennen in FAMEUS de volgende groepen:

B: decentrale gebruiker. Heeft muteerrechten voor het invoeren van conceptfacturen

D: FAD-medewerker. Heeft muteerrechten voor het invoeren van conceptfacturen en het uitdraaien van originele en kopiefacturen.

F: FA-medewerker. Heeft muteerrechten om facturen door te boeken.

T: Tabellenbeheer. Heeft muteerrechten om centrale tabellen te vullen

L: Leesrecht. Medewerker kan alleen gegevens opvragen.







9.2 Autorisatie status

De autorisatie status is een codering waarmee bijgehouden wordt in welk stadium de factuur zich bevindt.

Mogelijke waarden:

0: in te voeren en te wijzigen

1: akkoord decentrale medewerker en conceptfactuur nog niet afgedrukt

2: conceptfactuur afgedrukt door decentrale medewerker

3: Afgehandeld door decentrale medewerker

4: na evt wijziging FAD-medewerker nog af te drukken

5: conceptfactuur afgedrukt door FAD-medewerker

6: Akkoord FAD-medewerker om definitieve factuur af te drukken

8: Afgehandeld FAD-medewerker

9: Akkoord FA-medewerker en door te boeken naar Oracle

A: Afgehandeld en opgenomen in interface


Het systeem muteert de autorisatie status automatisch

VAN NAAR

1 2

4 5

6 8

9 A


Gebruikers mogen muteren:

VAN NAAR AUTORISATIEGROEP

0 1 B

0 3 B

2 1 B

2 3 B

0 4 D

3 4 D

5 4 D

5 6 D

8 9 F

8 5 F

8 3 F



10 Functietoetsen


In plaats van de diverse buttons, kun je in FAMEUS ook gebruik maken van enkele functietoetsen.

BUTTON FUNCTIETOETS TOELICHTING

[SAVE] F10 Opslaan (bevestiging, commit)

[CANCEL] Shift F7 Leeg scherm

[EXIT] Alt F4 Terug, scherm verlaten

[PREVIOUS] Shift pijltje omhoog Vorig record

[NEXT] Shift pijltje omlaag Volgend record

[QUERY] F7 / F8 Zoekopdracht

[LIST] F9 Lijst met waarden

[INSERT] F6 Toevoegen record

[CLEAR] Shift F4 Record van scherm verwijderen

[DELETE] Shift F6 Record verwijderen