See Kas

Kasprocedure hoofdkas

Procedure m.b.t. het beheer van de hoofdkas



Algemeen

De kassier is verplicht om van zijn handelingen volledige verantwoording af te leggen. Hij is er in de eerste plaats voor verantwoordelijk dat het kassaldo dat aanwezig moet zijn, fysiek ook aanwezig is. En verder zal hij te allen tijde moeten kunnen (laten) nagaan wanneer en hoe dit kassaldo is ontstaan (d.m.v. kasstaat). Daarnaast draagt hij zorg voor een juiste en tijdige verwerking van alle mutaties in de UT administratie.


Onderstaand treft u een opsomming aan van maatregelen die moeten worden genomen

om tot een juist beheer van de kas te komen.


Organisatorische maatregelen m.b.t. het bewaren van kasgelden

De organisatorische maatregelen m.b.t. het bewaren van kasgelden zijn gericht op:

a.het veilig opbergen van het geld;

b.het geven van instructies aan de kassier


ad. a.

Het kasgeld en overige waardepapieren moeten worden opgeborgen in de kluis (tijdens de kasuren kan een deel van het kasgeld worden bewaard in een afsluitbare geldkist).

Op de momenten dat de kassier zich tijdens kantooruren buiten de kasruimte bevindt moet de deur van de kasruimte worden afgesloten. Buiten kantooruren is de kassier verplicht het alarm te activeren.


ad. b.

Een kassier mag geen betalingen verrichten zonder schriftelijke opdracht van een daartoe bevoegde functionaris (getekende facturen / kassabonnen e.d).Ter verificatie moet de kassier over een actuele namenlijst beschikken van hiertoe bevoegde functionarissen.

Van elke ontvangst cq. uitgave dient de kassier een kwitantie uit te schrijven. Op de kwitantie wordt de naam van de ontvanger / betaler en de reden van ontvangst / betaling vermeld.

Minimaal één keer per week dient de kassier het overtollige kasgeld af te dragen aan de bank. Afdracht van dit kasgeld dient te geschieden middels een hiertoe bevoegde waardetransporteur.

Het kasgeld, exclusief de waardepapieren, mag maximaal € 50.000,-- bedragen. Bij overschrijding van dit maximum dient het meerdere zo spoedig mogelijk te worden afgedragen.

De kassier is bevoegd zelfstandig een kasaanvulling (muntgeld) aan te vragen bij een hiervoor bevoegde waardetransporteur. Deze transporteur levert het muntgeld rechtstreeks af bij de kassier. Indien de kassier een kasaanvulling (biljetten) wenst, dient dit tezamen met een tekenbevoegde medewerker te worden afgehaald bij een lokale bank.

De kassier moet de kasbewiizen dagelijks verwerken in het kasprogramma en de bewijzen van een datum-stempelafdruk voorzien. De kassier moet regelmatig zelf zijn kas opnemen en afsluiten (minimaal 1 maal per week). De kasstaat wordt voor gezien geparafeerd door Hoofd TR.

Maandelijks controleert de kassier of het saldo van de kasstaat aansluit met het op de betreffende grootboekrekening vermelde saldo.

Ieder kwartaal wordt de kas opgemaakt en aangesloten met het grootboek door een medewerker van FEZ/FV en een medewerker van FEZ/AH (accountmanager) in aanwezigheid van de kassier. Van deze opname wordt een protocol opgemaakt dat door alle personen wordt getekend.

OA zal één keer per jaar op een willekeurig door hen gekozen moment controleren of het kassaldo aansluit met het geregistreerde saldo in het programma “Kas” en zal eveneens controleren of dit saldo aansluit met de betreffende grootboekrekening. De kassier telt hiertoe het geld en de waardepapieren tezamen met een medewerker van OA. Van deze controle wordt een protocol (proces-verbaal) opgemaakt met daarop een specificatie van aangetroffen gelden en waardepapieren naar soort en coupure. Dit protocol wordt door beide partijen ondertekend. Verder zal de OA-medewerker controleren of aan de ontvangsten c.q. uitgaven geldige bewijsstukken ten grondslag liggen.

Slechts een persoon mag belast zijn met de bewaring van en de verantwoordelijkheid voor de kas.

Bij vervanging van de kassier moet de kas worden opgemaakt en een vastlegging (ondertekend door kassier en diens vervanger) van de overgedragen waarden worden gemaakt.

Indien de kassier onverwachts zijn functie niet kan uitoefenen (bijvoorbeeld door ziekte) dient een door directeur FEZ aan te wijzen persoon de kas op te maken.


Specifieke maatregelen m.b.t. het beheer van de hoofdkas

1.De kassier houdt alle kasmutaties bij in het programma “Kas” en draagt daarbij zorg voor een correcte verwerking van deze mutaties in de UT administratie.


2.De kassier gebruikt ter volledige verantwoording van de ontvangsten en uitgaven doorlopend genummerde kwitantieboekjes.


3.De kassier beheert de voorraad NS- en taxikaarten. Hij houdt hiertoe een register bij van alle aan- en verkopen en draagt tevens zorg voor een correcte verwerking van alle mutaties in de UT administratie.


4. Indien geld en of waardepapieren worden ontvreemd uit de kasruimte en er zijn duidelijke sporen van braak, dan komt het verlies t.l.v. het afdelingsbudget. Zijn er geen sporen van braak, maar is er wel een redelijk vermoeden van schuld door de kassier, dan is hij/zij persoonlijk aansprakelijk voor het ontbrekende kasgeld.


5. Kasverschillen moeten direct aan het afdelingshoofd worden gemeld. Verschillen worden uitgezocht door FEZ/FV.


6.Uitbetaling van reisdeclaraties zijn slechts in de volgende gevallen toegestaan;

reiskosten van sollicitanten

betalingen aan artiesten

betalingen aan buitenlandse gastdocenten


De via de kas uitbetaalde declaraties (zie boven) moeten in de crediteurenadministratie worden vastgelegd (o.a. vanwege IB-procedure).


7.MFK:


Opwaardeerders:

Ter vereenvoudiging van het betalingsverkeer binnen de universiteit is MFK, een betaalkaartensysteem, ingevoerd. M.b.v. opwaardeerders wordt het kaartbudget verhoogd met het ingeworpen geld.

De bewakingsdienst haalt dagelijks de geldboxen uit de opwaardeerders. Deze boxen kunnen alleen geopend worden door de kassier.

De kassier ledigt dagelijks de cassettes, telt het geld en legt het bedrag vast op het formulier 'verantwoording gelden uit opwaardeerders". De ontvangsten worden per opwaardeerder vastgelegd. Het geld uit de opwaardeerders wordt vervolgens in de kas gestort.


Uitlezen omzet:

Wekelijks leest de bewakingsdienst de omzet uit per opwaardeerder met behulp van een handterminal. De kassier maakt een uitdraai van de gegevens die geregistreerd staan in de handterminal en hecht deze uitdraai aan het formulier "verantwoording gelden uit opwaardeerders". De kassier vergelijkt de uitgelezen bedragen met de werkelijke ontvangsten en analyseert de verschillen. Hij draagt tevens zorg voor een correcte verwerking van de mutaties in de UT administratie. Het formulier wordt vervolgens door Hoofd TR getekend voor gezien.