See Kas

Kasprocedure kleine kas

Procedure m.b.t. het beheer van de kleine kassen



Algemeen

Een kassier is verplicht om van zijn handelingen volledig verantwoording af te leggen. Hij moet er in de eerste plaats voor zorgen dat het kassaldo dat aanwezig moet zijn, er ook inderdaad is. En verder zal hij te allen tijde moeten kunnen nagaan wanneer en hoe dit kassaldo is ontstaan (door middel van kasstaat).

Onderstaand treft u een opsomming aan van maatregelen die moeten worden genomen om tot een juist beheer van kleine kassen te komen.


Organisatorische maatregelen m.b.t. het bewaren van kasgelden

De organisatorische maatregelen m.b.t. het bewaren van kasgelden zijn gericht op:

a.het veilig opbergen van het geld;

b.het geven van instructies aan de kassier


Ad a.

Er moet voor worden gezorgd dat geld buiten bereik van onbevoegden blijft (bijvoorbeeld d.m.v. een geldkist, brandkast of kluis).

Indien het kasgeld meer dan € 250,00 bedraagt moet het geld worden opge­borgen in een kluis.



Ad. b.

•Een kassier mag geen betalingen verrichten zonder schriftelijke opdracht van een daartoe bevoegde functionaris (getekende facturen/kassabonnen e.d.) De kas­sier moet hiertoe een actuele lijst hebben met namen en parafen van tot tekening be­voegde functionarissen.

•Bij het overschrijden van een vastgesteld maximum kassaldo moet het meer­dere worden afgestort bij de Hoofdkas (FEZ).

•De kassier moet de kasbewijzen dagelijks verwerken op de kasstaat en de be­wijzen van een datum-stempelafdruk voorzien.

•De kassier moet regelmatig zelf zijn kas opnemen en afsluiten (minimaal 1 maal per 2 weken).

•Maandelijks controleert de controller / administrateur of het saldo in de kleine kas aansluit met het op de grootboekrekening kleine kas vermelde saldo.

Eén maal per maand wordt het saldo van de kas opgemaakt door de kassier in aanwezigheid van de controller / administrateur. Van deze opname wordt een protocol opgemaakt dat door beide personen getekend wordt. Nadat de kas is opgemaakt en is aangesloten met de grootboekrekening worden de kasstukken opgestuurd naar FEZ/AH, waar deze worden gearchiveerd.

•Slechts één persoon mag belast zijn met de bewaring van en de verant­woor­delijkheid voor een bepaalde kas.

•Bij vervanging van de kassier moet de kas worden opgemaakt en een vastleg­ging (ondertekend door kassier en diens vervanger) van de overge­dra­gen waarden worden gemaakt.



Specifieke maatregelen m.b.t. het beheer van kleine kassen

1.Het maximum bedrag dat in de kas (excl. treinkaarten en overige waardepapieren) mag worden gehouden wordt in overleg met de directeur bepaald (geadviseerd wordt maximaal € 2500,00). Aan FEZ/AH wordt dit saldo schriftelijk medegedeeld.

Geadviseerd wordt:

•€ 250,00 indien er geen kluis aanwezig is.

•€ 2500,00 indien er wel een kluis aanwezig is

•Indien er meer dan € 2500,00 aan contant geld in de kleine kas aanwezig is dient dit be­drag te worden afgestort aan de hoofdkas. Kasafdrachten en kasaanvullingen dienen te worden verzorgd door de bewakingsdienst.


Indien een medewerker desondanks zelf geld afstort (c.q. ophaalt) bij de hoofdkas en dit onder­weg verliest, dan is de betreffende medewerker persoonlijk aansprakelijk. Van ieder verlies moet aangifte worden gedaan bij de politie.


2.Het saldo aan treinkaarten wordt op het moment van aanschaf in de kleine kas geboekt. Hiervan worden de volgende boekingen gemaakt:

•Hoofdkas: Voorraad treinkaarten decentraal aan Voorraad treinkaarten centraal

•Kleine kas: Kas financieel cluster aan Voorraad treinkaarten decentraal


Van een contante verkoop uit de decentrale kas wordt geen boeking gemaakt.


Conclusie: Saldo op de grootboek “voorraad treinkaarten decentraal” is altijd 0.


3.Indien geld en of waardepapieren worden ontvreemd uit de kasruimte en er zijn duidelijke sporen van braak, dan komt het verlies t.l.v. het afdelingsbudget. Zijn er geen sporen van braak, maar is er wel een redelijk vermoeden van schuld door de kassier, dan is hij/zij persoonlijk aansprakelijk voor het ontbrekende kasgeld.


4.De verantwoordelijkheid voor het kasbeheer (incl. treinkaarten en overige waardepapieren) ligt bij het financieel cluster c.q. de af­deling. Als er treinkaarten door anderen dan het financieel cluster worden verkocht moet de controller voor een afdoende procedure zorgen.


5.In principe mag er slechts één kas per eenheid worden aangehouden.


6.De kassier houdt de kas bij middels de applicatie “Kas”, waarin chronologisch alle betalingen en ont­vangsten geregistreerd worden met vermelding van:

•De naam van ontvangende/betalende personen c.q. instellingen.

•Omschrijving van de aard van betaling/ontvangst.

•Het UT-kwitantienummer (bij ontvangsten).

•Bedrag van ontvangst/betaling.

•OFI nummer.


7.De kassier krijgt ter volledige verantwoording van de ontvangsten doorlopend genummerde kwitantieboekjes.


8.Kasverschillen moeten aan de controller c.q. afdelingsdirecteur worden gemeld en moeten direct worden geboekt. Bij gro­te­re verschillen zal de controller tevens FEZ/FV inlichten. Mogelijk verdere maatregelen worden op dat moment besproken.

9.Betalingen uit de kleine kas mogen alleen betrekking hebben op;


1.reiskosten van sollicitanten

2.stadsaankopen tot een bedrag van max € 50

3.betalingen aan artiesten (e.e.a. conform de regeling Belastingheffing van artiesten)

4.betalingen aan buitenlandse gastdocenten

5.remboursbetalingen


De onder 3 t/m 5 genoemde via de kleine kas uitbetaalde facturen en declaraties (zie boven) moeten o.a. vanwege de IB procedure, ook in het crediteurenbestand worden vastgelegd (zie hiervoor de Kasprocedure in het handboek AO).


Het is niet toegestaan om uit de kleine kas voorschotten te verstrekken.


10.Ontvangsten in de kleine kas moeten zoveel mogelijk worden beperkt. Bij de verwerking van ontvangsten moet rekening worden gehouden met de UT procedure t.a.v. BTW. Indien een ontvangst betrekking heeft op een openstaande factuur moet deze worden geboekt conform de Kasprocedure in het handboek AO.