See internal-invoicing

Internal invoicing (dutch only)


1.Inleiding

Om de financiële functie zo effectief en efficient mogelijk in te richten is besloten tot de invoering van een Accounting House en het digitaliseren van een groot deel van de financiële processen. Nadat de financiële processen m.b.t. binnenlandse reisdeclaraties en inkoopfacturen binnen de UT organisatie zijn geïmplementeerd wordt met ingang van 2007 een groot deel van de interne doorberekeningen digitaal afgehandeld.


Interne facturen worden vanaf 2007 niet meer via FAMEUS of m.b.v. een Excel-bestand, maar via een webformulier aangemaakt. Het webformulier zal aan Oracle AP (crediteurenadministratie) gekoppeld worden. In Oracle worden de kopgegevens ingevoerd met een dummy crediteur en factuurbedrag 0. De goedkeuring zal via Oracle Workflow plaatsvinden. Hierbij wordt een soortgelijke werkwijze gevolgd als bij de inkoopfacturen. De factuur wordt naar de contactpersoon van de te belasten faculteit/dienst gestuurd als bij de facturerende faculteit of dienst geen ofinummer bekend is ten laste waarvan de factuur geboekt moet worden. De contactpersoon van de faculteit/dienst moet het ofinummer invullen ten laste waarvan de interne doorberekening moet worden geboekt. Via workflow komt de factuur bij de projectleider/goedkeurder, die de factuur moet goedkeuren. De goedkeurder heeft de mogelijkheid om de factuur in meerdere regels op te delen. Als het totale bedrag van de interne factuur groter is dan € 5.000 moet de factuur ook nog gecontroleerd worden door de directeur van de faculteit/dienst. Vervolgens gaat de factuur naar een decentraal financieel medewerker van het betreffende cluster voor een laatste controle. Daarna zullen, door het Accounting House, de boekingsregels via een interface ingelezen worden in Oracle. Dit houdt in dat zowel de opbrengst- als de kostenboeking gelijktijdig in Oracle worden geboekt. Hierdoor is het saldo van de interne doorberekening altijd 0.


Voor de workflow wordt gebruik gemaakt van de goedkeuringstabel die voor inkoopfacturen gebruikt wordt. Het monitoren wordt m.b.v. Business Objects gedaan.

Onderstaand is per processtap beschreven welke handelingen kunnen/moeten worden verricht om een interne factuur af te handelen.

2.Aanmaken interne doorberekening

Een interne factuur wordt aangemaakt m.b.v. een webformulier. Voordat de factuur kan worden aangemaakt moet er worden ingelogd:

Nadat er m.b.v. het m-nummer en het daarbij behorende wachtwoord is ingelogd verschijnt het scherm “Soort factuur”:



In het scherm “Soort factuur” kan de facturerende faculteit/dienst aangeven:

1.Welk soort interne doorberekening het betreft;

2.Of het een debet- of creditfactuur betreft;

3.Of het een factuur met of zonder BTW betreft.


Nadat de betreffende opties zijn geselecteerd moet op de button “gegevens invoeren” worden geklikt.

Vervolgens verschijnt het scherm “Factuur gegevens”:

In dit scherm kan de facturerende faculteit/dienst aangeven om welk soort interne doorberekening het gaat. Per interne factuur kunnen meerdere regels worden ingevoerd (selecteer button “Regel toevoegen” ).

Opmerking: het veld “Omschrijving” is een verplicht veld.
Nadat de facturerende faculteit/dienst de factuur gegevens heeft ingevoerd en de button “Verder” heeft geselecteerd verschijnt het scherm “Journaalposten”:

In dit scherm voert de facturerende faculteit/dienst de boekingsgegevens in (project, grootboekrekening en bedrag). De gegevens van de eigen faculteit/dienst zijn verplicht. M.b.v. kan een selectie worden gemaakt uit de projectnummers van de betreffende faculteit/dienst en uit de grootboekrekeningen. Het projectnummer en de grootboekrekening van de te belasten faculteit/dienst worden ingevoerd voorzover deze bekend zijn bij de facturerende faculteit/dienst. Het veld “bedrag” moet ingevoerd worden bij de te belasten faculteit/dienst. Als het projectnummer van de te belasten faculteit/dienst niet bekend is wordt de interne factuur naar de contactpersoon van de betreffende faculteit/dienst gestuurd.



Nadat de gegevens van de facturerende faculteit/dienst zijn ingevoerd en de button “Verder” is geselecteerd verschijnt het scherm “Factuur bijlagen”. In dit scherm kunnen digitale bijlagen worden gekoppeld aan de interne doorberekening. M.b.v. de “Browse”-button kan een bestand worden geselecteerd.

Nadat eventuele bijlagen aan de interne doorberekening zijn toegevoegd moet de button “Definitief opslaan” worden geselecteerd.

Nadat de factuur definitief is opgeslagen verschijnt het onderstaande scherm waarin het factuurnummer wordt vermeld dat aan de interne doorberekening is toegekend:

De facturerende faculteit/dienst krijgt vervolgens een mail (met bijlage waarin de factuurgegevens staan) ter bevestiging van de aangemaakte interne factuur.


En de ingevoerde gegevens worden opgeslagen in OFI:



Door het icoontje (attachments) te selecteren kunnen de factuurgegevens en de eventuele bijlagen worden opgevraagd.


Door het icoontje (Zoom) te selecteren en de optie “Zoom: UT aanvullen factuurgegevens INTD” te selecteren kunnen de ingevoerde journaalregels worden opgevraagd:


De regel van de te belasten faculteit/dienst kan nog wijzigen zolang het workflow proces niet is afgerond en er geen vinkje in het veld gereed staat.





3.Toekennen project door contactpersoon afdeling

De nog goed te keuren interne doorberekening gaat naar de contactpersoon van de te belasten faculteit/dienst als bij de facturerende faculteit/dienst niet bekend is ten laste van welk projectnummer een interne doorberekening moet worden geboekt. De contactpersoon krijgt het verzoek om de juiste projectgegevens aan te vullen. Als de contactpersoon een OFI-gebruiker is zal hij/zij dit verzoek krijgen in de Universal In-Box van OFI, anders ontvangt hij/zij dit verzoek via de mail.

Opmerking: de bijlagen kunnen niet worden geopend in de mail (wel in het Notification Details scherm).


In de mail wordt “Please click here to Respond” geselecteerd (in de mail niet Wijzigings-applicatie interne

doorberekening selecteren !). Vervolgens verschijnt het Notification Details scherm:


De contactpersoon van de faculteit/dienst heeft vervolgens de volgende mogelijkheden:

1.Als de factuur niet direct door de contactpersoon van de afdeling kan worden afgehandeld kan deze een opmerking toevoegen en de interne doorberekening vervolgens “Opslaan” . De factuur waaraan de opmerking is toegevoegd kan vervolgens op een later tijdstip via de mail of de Universal In-Box worden afgehandeld;

2.De factuur is niet voor de betreffende faculteit/dienst; de contactpersoon selecteert de button “Verkeerde afdeling”. De factuur krijgt in OFI de status “Cancelled” en gaat terug naar de facturerende faculteit/dienst;

3.De contactpersoon van de faculteit/dienst kan de interne doorberekening ter verdere afhandeling doorsturen (“Reassign”) naar een ander;

4.De projectgegevens invoeren en vervolgens de button “Project ingevoerd/aangevuld” selecteren.


Om de projectgegevens in te kunnen voeren moet in het Notification Details scherm Wijzigings-applicatie interne doorberekening worden geselecteerd:


Nadat is ingelogd met het M-nummer en het wachtwoord verschijnt het scherm “Journaalposten”:

De contactpersoon van de afdeling kan vervolgens één of meerdere (m.b.v. de button “regel toevoegen”) projectnummers invoeren. Het is mogelijk dat een contactpersoon van een faculteit/dienst ook goedkeurder is voor een project. Als de contactpersoon het veld (Approve/goedkeuren) aanvinkt krijgt hij/zij de factuur niet nogmaals ter goedkeuring (het veld Approve kan niet worden aangevinkt als de “contactpersoon” van een faculteit/dienst uit een groep medewerkers bestaat) .



Nadat de ingevoerde gegevens zijn opgeslagen (button “Opslaan”) verschijnt het volgende scherm:

Om de interne doorberekening definitief af te handelen moet in het Notification Details scherm “Project ingevoerd/aangevuld” geselecteerd worden.

4.Goedkeuren INTD door projectleider/goedkeurder

Als de facturerende faculteit/dienst of de contactpersoon van de afdeling een projectnummer heeft ingevoerd van de te belasten faculteit/dienst krijgt de betreffende projectleider een verzoek tot goedkeuring van de interne doorberekening. Als de projectleider/goedkeurder een OFI gebruiker is zal dit verzoek in de Universal In-Box verschijnen. Niet OFI-gebruikers krijgen het betreffende verzoek per E-mail:


Opmerking: de bijlagen kunnen niet worden geopend in de mail (wel in het Notification Details scherm).


In de mail wordt “Please click here to Respond” geselecteerd (in de mail niet Wijzigings-applicatie interne doorberekening selecteren !). Vervolgens verschijnt het Notification Details scherm:

De projectleider/goedkeurder van de faculteit/dienst heeft vervolgens de volgende mogelijkheden:

1.Als de factuur inhoudelijk niet juist is selecteert de projectleider/goedkeurder de button “Afkeuren”; De projectleider/goedkeurder neemt contact op met de facturerende faculteit/dienst en handelt de interne doorberekening verder af na ontvangst van een creditnota;

2.De factuur is niet voor de betreffende projectleider/goedkeurder; de projectleider/goedkeurder selecteert de button “Verkeerde goedkeurder”. De factuur gaat vervolgens naar de contactpersoon van de faculteit/dienst;

3.De projectleider/goedkeurder van de faculteit/dienst kan de interne doorberekening ter verdere afhandeling doorsturen (“Reassign”) naar een ander;

4.De projectgegevens eventueel aanvullen/wijzigen en vervolgens in de Notification Details de button “Goedkeuren” selecteren. Als de journaalregel in de Notification Details juist is kan direct de button “Goedkeuren” geselecteerd worden.


Om de projectgegevens te kunnen aanvullen/wijzigen moet in het Notification Details scherm Wijzigings-applicatie interne doorberekening worden geselecteerd.


Nadat is ingelogd met het M-nummer en het wachtwoord verschijnt het scherm “Journaalposten”:

De journaalregel kan hier worden gewijzigd/aangevuld. De journaalregel kan ook over meerdere regels worden verdeeld (“Regel toevoegen”). De projectleider kan een keuze maken uit alle projecten van de betreffende faculteit/dienst. Door het veld aan te vinken ontvangt de projectleider/goedkeurder de factuur niet nogmaals ter goedkeuring. Het veld Approve kan alleen worden aangevinkt bij projecten waarvan de projectleider goedkeurder is.

Nadat de gegevens zijn gewijzigd/aangevuld moet de button “Opslaan” worden geselecteerd en verschijnt het volgende scherm:

Om de interne doorberekening definitief af te handelen moet in het Notification Details scherm “Goedkeuren” geselecteerd worden.

Als het totale factuurbedrag van de interne doorberekening groter is dan € 5000 gaat de interne doorberekening ter goedkeuring naar de manager/directeur van de faculteit/dienst

5.Goedkeuren INTD door Directeur/Manager

Als het totale factuurbedrag van de interne doorberekening groter is dan € 5000 wordt de interne doorberekening ter goedkeuring naar de directeur/manager van de faculteit/dienst gestuurd. De directeur/Manager van de afdeling ontvangt een E-mail “Goedkeuren manager afdeling” m.b.t. de interne doorberekening.

Opmerking: de bijlagen kunnen niet worden geopend in de mail (wel in het Notification Details scherm).

In de mail wordt “Please click here to Respond” geselecteerd.


Vervolgens verschijnt het Notification Details scherm:

De Directeur/Manager heeft vervolgens 3 mogelijkheden:

1.De interne doorberekening kan worden afgekeurd door de button “Afkeuren” te selecteren. De factuur krijgt in OFI de status “Cancelled” en gaat terug naar de facturerende faculteit/dienst;

2.De interne doorberekening kan worden goedgekeurd door de button “Goedkeuren” te selecteren;

3.De interne doorberekening kan ter verdere afhandelingen worden doorgestuurd naar een ander (selecteer button “Reassign”).



6.Aanvullen routeringgegevens

Als alle journaalregels m.b.t. één interne doorberekening zijn goedgekeurd krijgt een decentraal financieel medewerker van een cluster een “verzoek aanvullen/goedkeuren boekingsgegevens” (bijvoorbeeld grootboekrekeningen toevoegen/wijzigen). De financieel medewerker van het cluster ontvangt geen mail. De verzoeken komen in de Universal In-Box van de betreffende medewerker.

De financieel medewerker van het cluster heeft vervolgens de volgende mogelijkheden:

1.Als de factuur inhoudelijk niet juist wordt de button “Afkeuren” geselecteerd. De factuur krijgt in OFI de status “Cancelled” en gaat terug naar de facturerende faculteit/dienst;

2.De interne doorberekening kan voor het opvragen van nadere informatie worden doorgestuurd (“Reassign”) naar een ander;

3.Opmerkingen toevoegen en vervolgens de button “Opslaan” selecteren; de interne doorberekening wordt in een later stadium verder afgehandeld;

4.De projectgegevens eventueel aanvullen/wijzigen en vervolgens in de Notification Details de button “Goedkeuren” selecteren. Als de journaalregel in de Notification Details juist is kan direct de button “Goedkeuren” geselecteerd worden.


Om de interne doorberekening te controleren en eventueel boekingsgegevens te kunnen wijzigen/aanvullen moet worden geselecteerd waarna het standaard factuur invoer scherm van OFI wordt geopend:


M.b.v. de button kan de interne factuur en eventueel toegevoegde bijlagen worden opgevraagd.

Door de te openen bijlage te selecteren en vervolgens “Open document” te selecteren wordt de interne factuur op het scherm getoond:

Vanuit het standaard factuur invoer scherm in OFI kan m.b.v. de Zoom button en de optie “Aanvullen factuurgegevens INTD” het scherm “Aanvullen journaalregels INTD factuur worden geopend:



Nadat de journaalregels eventueel zijn gewijzigd/aangevuld worden deze opgeslagen. Vervolgens moet in het Notification Details scherm “Goedkeuren” worden geselecteerd. De interne doorberekening verdwijnt vervolgens uit de Universal In-Box en staat klaar om te worden ingelezen in OFI.

7.Afgekeurde factuur (niet opnieuw versturen)

Als de contactpersoon, de directeur/manager of de decentraal medewerker die die routeringgegevens aanvult een interne doorberekening afkeuren krijgt de facturerende faculteit/dienst hiervan per mail of in de Universal In-box een melding. De facturerende faculteit/dienst moet in de Notification Details de factuur afronden (selecteer button “Rondaf”) om de workflow te beëindigen. De factuur heeft in OFI de status “Cancelled”.


8.Afgekeurde factuur (opnieuw versturen)


Als een factuur wordt afgekeurd ontvangt de facturerende faculteit/dienst het onderstaande bericht:



Open het bericht.




In het midden van het bericht staat de volgende tekst



Druk op



Het volgende scherm verschijnt dan.


Vul je m-nummer (7 getallen) en het bijbehorende password in en bevestig dit met [inloggen].


Op je scherm ontvang je nu dezelfde factuur die je destijds hebt aangemaakt. Deze factuur kun je nu aanpassen. Let op deze factuur krijgt wel een nieuw factuurnummer. Rechts boven in het scherm zie je wel het factuurnummer van de afgekeurde factuur.



Wijzig bijvoorbeeld EWI in EWIP.



Selecteer [Verder]

Bij de journaalposten moet je dan nog wel het 500-nummer wijzigen in een 509-nummer.




Vervolgens weer [Verder] selecteren.


Bij de factuur bijlagen kun je eventueel de bijlagen verwijderen en andere bijlagen meesturen. Je kun alleen alle bijlagen verwijderen dus niet enkele stuks.


Klik op [ Definitief opslaan]


Kies de optie [ Sluiten].


Je komt dan weer in het hoofdscherm.

VERGEET NU NIET OM NOG OP <Rondaf> te klikken.


Ondertussen ontvang je per mail de bevestiging van de nieuwe factuur.

Als extra opmerking krijg je volgende melding: Vervolgactie op gecancelde factuur



9.Boeken interne doorberekening in OFI


De FA-medewerker van het Accounting House kan in het Control Invoice Distribution scherm zien welke interne doorberekeningen het totale goedkeuringsproces hebben doorlopen en klaar staan om in OFI te worden ingelezen. De verder te volgen werkwijze is beschreven in de handleiding “automatisch inlezen boekingsregels inkoopfacturen/interne doorberekeningen”.