Follow Me – Wat is er nodig aan informatiesystemen voor effectieve studentbegeleiding en leerrouteplanning op maat?

Voordat je over kunt gaan tot de aanschaf of het(laten) ontwerpen van een nieuw studenteninformatiesysteem (SIS), is het handig om eerst te weten welke functies dit systeem straks moet gaan vervullen. Het Follow Me project zocht het antwoord op deze vraag vanuit de invalshoek “studiebegeleiding” en “planning en bewaking van het studie-(loopbaan)proces door studenten”. De resultaten zullen meegenomen worden in het besluitvormingsproces rond een nieuw SIS voor de Universiteit Twente.

In dit item verschaffen wij een beknopt overzicht van de resultaten die het Follow Me project heeft opgeleverd. Waarna afgesloten wordt met de laatste stand van zaken rond de besluitvorming over een nieuw studievoortgangsysteem voor de UT.


De resultaten van het Follow Me project

Waar ging het om bij dit project?

In het kader van het Follow Me project is onderzocht wat er in een zich continue ontwikkelende onderwijsomgeving aan informatie en informatiesystemen nodig is voor adequate studentbegeleiding en voor ondersteuning van studenten om zelfstandig hun studieloopbaan vorm te geven en uit te voeren. Het project werd uitgevoerd tezamen met Saxion Hogescholen, de Vrije Universiteit van Amsterdam en INHOLLAND, binnen het samenwerkingsverband van de Digitale Universiteit.

Het Follow Me project liep van januari 2005 tot en met september 2006, maar heeft nog een klein vervolg gekregen tot en met dec. 2007. Sinds december 2006 kunnen de resultaten via twee websites geraadpleegd worden.



Wat heeft het project aan resultaten opgeleverd?

De waarde van de producten en de expertise die het project heeft opgeleverd is tweeledig:


1) Concrete inzichten, uitwerkingen en good practice

Het onderzoeksdeel van het project heeft een overzicht van de geïnventariseerde en geoperationaliseerde informatiewensen en -behoeften van studentbegeleiders en studenten bij de vier betrokken instellingen opgeleverd. De onderzoeksresultaten zijn op een wat gedetailleerder niveau weergegeven in afzonderlijke rapporten per instelling. Samengevat zijn de resultaten in de vorm van een ‘totaaloverzicht’ en ‘referentiemodel’, te vinden in het eindrapport.

Vanuit dit overzicht, is de relatie gelegd naar de benodigde systemen voor de doelgroepen (in termen van IT-services en IT-componenten). De IT-componenten zijn verder uitgewerkt tot op het niveau van Programma’s van Eisen per IT-component.
Ter illustratie van de vereisten, zijn enkele van de nu op de markt zijnde ’alles-in-één’ pakketten voor studentenadministratie en het volgen van de studenten nader bekeken.

De onderzoeksresultaten en alle ontwikkelde producten, zijn te vinden op de site: http://www.du.nl/followme


2) Analyse-methodiek

In het kader van het project is ervaring opgedaan met en een specifieke uitwerking gegeven aan een methodiek om de informatiebehoeften van specifieke gebruikersgroepen binnen een (onderwijs)organisatie te analyseren en de vertaalslag te maken naar de benodigde IT-componenten en de daarbij behorende

vereisten. Door toepassing van deze methodiek kan de brug worden geslagen tussen enerzijds informatie-architectuur (te zien als de totale verzameling informatie-behoeften) en IT-architectuur (de verzameling IT-systemen in hun onderlinge relatie). Deze analysemethodiek is gebaseerd op de Service Oriented Analysis & Design principes van Zimmerman e.a. (IBM, 2004). De methodiek is voor iedere organisatie interessant die de aanschaf of het ontwerp van nieuwe informatiesystemen overweegt, ongeacht de gebruikersdoelen of –groepen.
De gebruikte analysemethodiek wordt stap-voor-stap beschreven op de site: http://followme.utwente.nl en toegelicht aan de hand van (ten dele) interactieve modellen en schema’s uit het Follow Me project. Op genoemde site is tevens een bondig rapport te vinden over de overwegingen die een rol spelen bij de aanschaf of het ontwerp van een nieuw informatiesysteem (Pasman & Vlas, dec. 2006). 


Een kwartetspel als extra product

Om deelnemers aan de workshop Follow Me op een luchtige en speelse wijze een beeld te geven van de vragen en problemen waarmee studentbegeleiders in hun dagelijkse praktijk geconfronteerd worden en daarmee meteen inzicht te geven in de informatiebehoeften van studentbegeleiders, is een spel ontwikkeld. Dit (kwartet)spel, getiteld: “Simulatiespel Informatiebehoeften studentbegeleiders”, bleek erg populair bij de deelnemers en om die reden is besloten wat extra exemplaren in voorraad te houden voor een ieder die hier belangstelling voor heeft. Het spel is bijvoorbeeld ook

Te gebruiken bij de training van nieuwe mentoren of studentbegeleiders of om binnen de eigen instelling of afdeling een discussie op te starten over informatiebehoeften en informatiesystemen in het kader van studiebegeleiding.

Het spel is via onderstaand adres tegen kostprijs (18 euro, excl. Btw en verzendkosten) te bestellen. UT-medewerkers kunnen ook exemplaren lenen bij de Onderwijskundige Dienst.


Waar kan ik terecht met vragen of voor een workshop of het spel?

Voor meer informatie of een workshop over dit thema,

kunt u zich wenden tot onderstaande contactpersoon:

drs. W.D.J. (Helma) Vlas

ITBE/Onderwijskundige Dienst
Universiteit Twente

Postbus 217
7500 AE Enschede

T 053-4892608

E W.D.J.Vlas@utwente.nl



En hoe gaat het verder met de ontwikkelingen rond een nieuw studievoortgangsysteem op de UT?

De studiebegeleiding, in kaart gebracht in het Follow Me project, maakt onderdeel uit van het onderwijsondersteunende proces op de UT. Maar ook andere taakgebieden, zoals toelating, inschrijving en cijferregistratie, maken hier deel van uit en zijn van groot belang. Hierbij zijn ook andere medewerkers betrokken dan alleen studiebegeleiders (bijvoorbeeld de medewerkers van CSA en de BOZ's). Deze medewerkers en de studenten worden door diverse informatiesystemen ondersteund. Voorbeelden hiervan zijn het inschrijfsysteem ISIS, het studievoortgangsysteem FASIT en de vakkengids VIST. Een groot deel van deze systemen zijn om diverse redenen - zoals nieuwe onderwijsontwikkelingen en de behoefte aan integratie van systemen - aan vervanging toe. Daarom is in januari een vervangingstraject gestart.


In de periode januari - maart 2007 zullen de eisen in kaart gebracht worden waaraan een toekomstig student informatie systeem (SIS) moet voldoen. Bij het opstellen van deze eisen zullen zoveel mogelijk gebruikers betrokken worden. De resultaten van het project Follow Me zullen een belangrijk deel uitmaken van dit eisenpakket.

Op basis van het eisenpakket zal in het voorjaar/zomer een selectietraject voor een nieuw SIS gestart worden, zoals het er nu uitziet via een Europese aanbesteding. De TU Delft is ook van de partij en de TU Eindhoven wordt nadrukkelijk betrokken bij alle activiteiten om binnen 3 TU-verband straks in ieder geval verzekerd te zijn van goede afstemmings-mogelijkheden. Voor een student zou het t.z.t. qua handelingen nauwelijks uit moeten maken of hij zich bijvoorbeeld voor een UT-vak of een TUD-vak inschrijft, terwijl achter de schermen de informatie wel op de juiste plaatsen terecht moet komen.

De planning is dat in het najaar van 2007 gestart zal worden met een (gefaseerde) implementatie van het nieuwe SIS.