Govert Heijboer (former PhD student)

Heijboer, G. and H. Slobbe, Studiedag ontrafelt geheimen algebra en jaarcijfers, InSkoop, 2002 (interview)

De Studiedag van 25 april jongstleden was met recht een studiedag. Het programma bood veel inzicht in de ‘cijfertjes rond de inkoopfunctie’: de complexe wereld van financiën en algebra. Sommigen begon het zichtbaar te duizelen, maar wie actief met de sprekers mee blokte, kon een flinke bagage aan basiskennis mee naar huis nemen.


De commissie Opleiding kon tevreden zijn. De gecontracteerde sprekers bleken in staat hun toehoorders te boeien met nogal zware kost: financiën en algebra. Met name de eerste spreker, Hinrich Slobbe, toonde zich een vlotte prater, die ook regelmatig de lachers op zijn hand kreeg. Slobbe is consultant in financieel management en docent aan de Hogeschool van Brabant en de Erasmus Universiteit. Hij hield een betoog over wet- en regelgeving inzake de financiering van instellingen, de gevolgen van de stelselwijziging en het lezen en interpreteren van financiële informatie. Voor dat laatste onderdeel besprak hij de externe verslaglegging van het Kennemer Gasthuis en het Leids Universitair Medisch Centrum met de zaal. Ook het jaarverslag van Tyco, welwillend door Harry de Wit ter beschikking gesteld, werd grondig doorgespit.


Balans, resultaat en cash flow


Slobbe maakt duidelijk dat er meer is dan de omzet- en winstcijfers. Inkopers zouden ook eens moeten kijken naar de balansrekening, de resultaatrekening en het kasstroomoverzicht. De resultaatrekening is doorgaans de meest geraadpleegde informatie, omdat het de nettowinst vermeldt. Het kasstroomoverzicht (cash flow) laat de winst plus afschrijvingen zien. De balansrekening, alhoewel slechts een ‘momentopname’, vormt de basis van de verslaglegging, omdat het een beeld schetst van de financiële gezondheid van de organisatie. ‘Immateriële activa’ blijkt een interessante post: hieronder valt de goodwill die bedrijven bij overnames plegen te betalen. Bij bestudering van het jaarverslag van Tyco blijkt goodwill eenderde van de totale balans uit te maken. Dat mag geen wonder heten; er is geen onderneming die in de afgelopen jaren zoveel acquisities heeft gepleegd. Maar: “Het is te hopen dat deze goodwill geen gebakken lucht blijkt zoals de UMTS-veilingen van KPN, want dan leidt het onmiddellijk tot negatief eigen vermogen.” Overigens is de belangrijkste vraag die de inkoper zichzelf moet stellen bij de interpretatie van jaarverslagen: ‘Bestaat het bedrijf zo lang de raamovereenkomst duurt?’


Ook de jaaroverzichten van de ziekenhuizen blijken een bron van interessante informatie. Zo concludeert Slobbe dat de treasury in de zorg doorgaans niet goed geregeld is. Volgens hem kan een debiteurentraject oplopen tot 80 dagen. Op tijd factureren en innen zou essentieel zijn om de jaarrekening positief te beïnvloeden. “Dat moet veel Amerikaanser worden.” Relevant voor inkopers zijn vooral de bedrijfslasten, en dan in het bijzonder de ‘afschrijvingen van immateriële en materiële vaste activa en overige’. Nogal gewaagd beweert hij dat de zorg bol staat van het creatief boekhouden. “Daar maakt echt niet alleen het bedrijfsleven zich schuldig aan. Externe verslaglegging is per definitie zand in de ogen strooien.” De interne verslaglegging komt er ook al niet goed af, die zou “autistisch” zijn en teveel wenselijke antwoorden verstrekken.


Visieloos budgetteren


Slobbe wijst zelfs op het bestaan van zelfverzonnen schulden, posten in de jaarrekening die vaak onder ‘voorzieningen’ of ‘afschrijvingen’ worden geschoven. Belangrijk voor inkopers in de interne verslaglegging is de budgettering. Er ontstaat enige onduidelijkheid over wie de budgethouder in het ziekenhuis is – Slobbe houdt vol dat dat de inkoper is, terwijl de zaal dit ontkent – maar waarschijnlijk probeert de spreker de betrokkenheid voor financieel management dichter bij de inkoopfunctie te brengen. Hij beweert dat te vaak visieloos wordt gebudgetteerd, oftewel voortgeborduurd op de begroting van het voorgaande jaar. Het gevolg is dat er restcapaciteit ontstaat. “Nee, budgetteren moet vanuit de output gebeuren. Daarvoor dient men de overhead te herkennen.” Slobbe onderscheidt vaste en variabele budgetten. Vaste budgetten, zoals arbeidskosten, reageren niet op meer of minder productie, variabele budgetten doen dat wel. Die kosten zouden wegvallen bij een verbetering van bijvoorbeeld de logistieke planning. Of door je personeel flexibel inzetbaar te maken. “Er is goud geld te verdienen in de zorg. Dat beseft men niet.”


Nut van algebra


Na een uitgebreide lunch kan een ieder die nog niet verzadigd is zich stukbijten in de voordracht van Govert Heijboer. De promovendus van de Universiteit Twente, aangekondigd als een telg uit de stal van Jan Telgen, heeft de zware opgave het nut van algebra voor de inkoper uit te leggen. Met een open vraag aan het publiek start Heijboer zijn betoog. “Zijn er inkopers geweest die op de middelbare school een 8 of hoger voor algebra of wiskunde had op de eindlijst?” Niemand die een hand opsteekt. “Zie je wel dat je geen kei in wiskunde hoeft te zijn om een goede inkoper te zijn.” Deze ludieke opening krijgt helaas geen vervolg in Heijboers optreden, waardoor zijn gedegen verhaal zware kost wordt na een overvloedige maaltijd. Menigeen knijpt een oogje toe om de onervarenheid van de spreker.


De theorie over inkoop staat nog in de kinderschoenen, stelt Heijboer die een meer fundamentele analyse nodig acht. “Helemaal nu men eindelijk inziet dat inkoop niet alleen een klerkentaak is.” Zijn promotie-onderzoek is erop gericht te komen tot wat hij noemt een mathematische en statistische analyse van initiële inkoopbeslissingen. “Het huidige onderzoek leidt meestal tot een verzameling praktijkervaringen omdat het beschrijvend van aard is en gericht op het verklaren van de praktijk. Zoiets als een ‘onbetwiste waarheid’ bestaat voor inkoop nog niet, maar daar wordt aan gewerkt.” Heijboer doelt op zijn eigen promotie-onderzoek waarin hij probeert een solide basis te leggen voor (verdere) ontwikkeling van de inkooptheorie. “Beslissingen in de initiële inkoop worden nog steeds gedaan op grond van de kennis en ervaring van de professionele inkoper. Er is nog weinig onderzoek gedaan naar een meer kwantitatieve analyse om te komen tot een meer mathematische onderbouwing van dergelijke inkoopbeslissingen.” Toch is een aantal beslissituaties volgens hem bijzonder geschikt voor mathematische en statistische analyse. “Wij richten ons op het maken van een kwantitatieve analyse van situaties die zijn gemodelleerd naar de praktijk. Een en ander moet leiden tot voorschriften en richtlijnen voor wiskundige bewijzen die kunnen worden gebruikt voor verdere ontwikkelingen op inkoopgebied.” Dergelijke cryptische omschrijvingen leiden tot vragende blikken. Aan de hand van drie praktijkvoorbeelden probeert de jonge onderzoeker zijn verhaal te verduidelijken.

Ingewikkelde formule


“Hoeveel leveranciers moet je uitnodigen om offertes in te dienen?”, begint Heijboer met de eerste case. Het voorbeeld kent volgens hem twee effecten. Meer leveranciers uitnodigen verhoogt de kans op een lagere prijs. Aan de andere kant betekent het echter ook dat er meer tijd nodig is om alle offertes te behandelen en te evalueren. Via grafiekjes en modellen komt hij tot een formule waarmee een inkoper economisch verantwoord het aantal op te vragen offertes kan bepalen. Heijboer zegt zich er bewust van te zijn dat de zaal niet warm loopt om deze zogeheten Economic Tender Quality (ETQ) met zo’n ingewikkelde formule te gaan berekenen. Daarom heeft hij een softwareprogramma gemaakt om de zogeheten ETQ inzichtelijk te maken. En wat betekent het in normale inkooptaal? “Voor het aantal leveranciers dat moet worden uitgenodigd om een offerte in te dienen is de totale waarde van het contract niet belangrijk. Het gaat om de (verwachte) spreiding in de aanbiedingen.” Heijboer laat enthousiast een voorbeeld van zijn programma zien en zegt dat het programma via de internetsite van de Universiteit Twente te downloaden is. Dat heeft de redactie natuurlijk voor u opgezocht. Via www.sms.utwente.nl/utips en vervolgens de optie ‘Tools’ selecteren bovenin het venster, biedt u de mogelijkheid een demo van het rekenprogramma op te halen*.


Besparingen


Ook bij zijn tweede voorbeeld - allocatie van kostenbesparingen bij gezamenlijke inkoop - constateert de onderzoeker twee tegengestelde effecten. “Enerzijds zijn er kosten voor het opzetten en in stand houden van de gezamenlijke inkoopsetting, anderzijds bereik je kostenbesparing vanwege het schaalvoordeel. Over de verdeling van de kosten en de besparingen moeten daarom vooraf goede afspraken worden gemaakt.” Dat moge iedereen genoegzaam bekend zijn.


Het laatste exempel betreft de uitrolstrategie van elektronisch inkopen. Centrale vraag bij dit voorbeeld: in welke volgorde moet een elektronisch inkoop-/bestelsysteem worden uitgebreid met bijvoorbeeld productgroepen of leveranciers, afdelingen of divisies, en extra functionaliteit zodat de winst wordt gemaximaliseerd? Een geslaagde pilot met een leverancier en een productgroep biedt een goede uitgangspositie, maar hoe dan verder? Opnieuw toont Heijboer een rekenkundig model, nu om de besparingen te berekenen die implementatie van een elektronisch inkoop-/bestelsysteem opleveren. “Besparingen zijn echter pas te realiseren als de productgroep en de afdeling beide zijn toegevoegd aan het systeem.”


Winstverbetering


Na drie uitgebreide voorbeelden willen de aanwezigen natuurlijk graag weten waar de prioriteit moet liggen voor winstverbetering. Heijboer anticipeert hierop met een uitbreiding op het bij iedereen bekend veronderstelde DuPont-schema. En afsluitend: “Met algebra kun je redelijk inschatten wat voor aanbieding je van een leverancier kunt verwachten en op basis daarvan bepalen welke leveranciers je mee wilt laten doen aan een offerte. Logisch redeneren of analyseren biedt verschillende resultaten. Het is in ieder geval een veelbelovende richting voor onderzoek naar inkoopmanagement.”


Na een dag vol cijfergeweld duizelt het menig inkoper voor de ogen. Zou dat de reden zijn geweest dat er na de pauze nog maar 49 leden aanwezig zijn om de algemene ledenvergadering bij te wonen?