De afgelopen jaren hebben steeds meer organisaties internet-technologie toegepast in het tactische inkoopproces. Bij het aanbesteden van zekere inkooppakketten wordt dan gebruik gemaakt van e-tendering of e-reverse auctioning (waarbij volledigheidshalve moet worden vermeld dat e-tendering ook door het leven gaat als e-sourcing). Het grote verschil tussen deze twee vormen van e-procurement zit in de aard van de competitie tussen de meedingende leveranciers. Met e-tendering worden offertes aangevraagd bij diverse leveranciers en weten deze leveranciers (in principe) niet hoeveel concurrenten er zijn en wat deze concurrenten offreren. De inkopende organisatie beoordeelt vervolgens de binnengekomen offertes en gaat de onderhandelingen in met de beste leverancier(s). Met e-reverse auctioning worden ook offertes (dan vaak biedingen geheten) aangevraagd bij diverse leveranciers, maar hierbij weten de leveranciers hoeveel concurrenten er zijn en zelfs wat deze concurrenten bieden. Tijdens een e-reverse auction bieden deze leveranciers namelijk tegen elkaar op. De ene leverancier reageert op de bieding van de andere leverancier. Kort gezegd, is er bij e-reverse auctioning sprake van interactieve competitie en bij e-tendering niet. Deze interactieve competitie heeft ook zijn weerslag op de beoordelingscriteria die worden meegenomen bij het beoordelen van de offertes c.q. biedingen. Bij e-tendering kunnen dat zowel kwalitatieve als kwantitatieve beoordelingscriteria zijn. Bij e-reverse auctioning kunnen dat eigenlijk alleen maar kwantitatieve beoordelingscriteria worden zijn. En in de hedendaagse inkooppraktijk van e-reverse auctioning betreft het maar één criterium: de aangeboden prijs.
Het beeld dat bij (te) veel organisaties in Nederland bestaat, is dat e-reverse auctioning niets voor hen kan zijn, omdat zo’n auction alleen maar oog voor de prijs heeft. En uiteraard spelen er veel meer zaken een rol bij de uiteindelijke keuze van een leverancier dan de prijs alleen. Met dat laatste ben ik het uiteraard eens: inkoop is meer dan alleen knijpen. Maar toch kan een e-reverse auction bij het tactische inkoopproces een goede rol spelen. Zeker nu er goede systemen in Nederland te koop zijn, die zowel e-tendering als e-reverse auctioning ondersteunen. Door zo’n systeem te gebruiken wordt het tactische inkoopproces op een eigentijdse wijze doorlopen en wordt de uiteindelijke keuze van een leveranciers op diverse beoordelingscriteria gebaseerd, waaronder de prijs die desgewenst met een e-reverse auction kan zijn bepaald.
Zonder andere systemen te kort te willen doen, zal ik één concreet voorbeeld geven: het systeem van Negometrix (www.negometrix.com). (En alhoewel de extensie .com doet vermoeden dat het Amerikanen zijn, is het ‘gewoon’ een Nederlands bedrijf.) In het systeem van Negometrix worden als eerste de beoordelingscriteria op een gestructureerde wijze, inclusief wegingsfactoren, vastgelegd. Aannemende dat besloten is om een e-reverse auction te gebruiken, zit de prijs nog niet bij deze beoordelingscriteria, maar komt die later om de hoek kijken. Vervolgens worden offertes aangevraagd bij een aantal leveranciers en beoordeeld op de beoordelingscriteria. Dit leidt tot een score voor elke leverancier. Aangezien de prijs hier nog niet bij zit, wordt deze score de kwaliteitsscore genoemd. Op basis van de kwaliteitsscore wordt een aantal leveranciers uitgenodigd om een prijs uit te brengen. Hierbij is van te voren netjes bepaald hoe belangrijk de prijs in verhouding tot de kwaliteitsscore is. Leveranciers brengen vervolgens tijdens een e-reverse auction hun prijzen uit, waarbij elke leverancier ook direct kan zien wat deze in zijn prijs moet veranderen om over het geheel (kwaliteitsscore én prijs) de beste leverancier te zijn. Na afloop van de e-reverse auction kan vervolgens de beste leverancier(s) worden bepaald.
Het voorbeeld maakt duidelijk dat e-tendering en e-reverse auctioning (alleen of als duo) een prima plaats in het tactische inkoopproces kunnen krijgen. En voor de kosten hoeft u het niet te laten: voor een paar duizend euro kunt u zo’n systeem al bij een aanbesteding gebruiken. En voor zorginstellingen, die zijn aangesloten bij de NVZ, wordt het waarschijnlijk helemaal gemakkelijk: die kunnen gratis gebruik maken van Negometrix, zodra de NVZ en Negometrix de laatste contractuele puntjes op de i hebben gezet.