Jeroen Harink (former PhD student)

Harink, J.H.A., Belabberde inkoopinfrastructuur? Dan geen inkoopsucces!, Column Inkoop & Logistiek, 2002 (column)

Nederland is nu enkele jaren bezig met e-procurement. Beginnend met het elektronisch bestellen (e-ordering) van facilitaire producten is e-procurement ondertussen uitgebreid met vormen als e-sourcing en e-reverse auctioning. Het verwachte overdonderende succes van e-ordering heb ik nog nergens aangetroffen. Zeker, er zijn successen met e-ordering, maar met een omvang die het (nog) niet haalt bij wat werd verwacht. De successen van e-sourcing en e-reverse auctioning sloten meer aan bij de verwachtingen, waarschijnlijk omdat inkopend Nederland toen al wat behoudender was geworden met betrekking tot het te verwachten succes. Toch blijven de successen van e-sourcing en e-reverse auctioning -als je niet oppast- ook vaak beperkt tot ‘papieren successen’: betere contracten, minder leveranciers, lagere prijzen, enzovoort, maar op de ‘bottom line’ verandert er weinig. Ik verwacht dat dit beeld bij veel organisaties herkenning oproept, maar er wordt verder weinig aan gedaan. Terwijl het juist in deze tijd –waar kostenreducties hoog op de agenda staan- draait om merkbare successen en niet om papieren successen!


Waarom is het nu zo moeilijk om merkbaar succes te halen met inkoop in het algemeen en met e-procurement in het bijzonder? Wat is nu de oorzaak van het achterblijvende succes van e-ordering? En waarom is het zo moeilijk een papieren succes om te zetten in een merkbaar succes? Ik denk dat een groot deel van het antwoord op deze vragen te maken heeft met de inkoopinfrastructuur. Onder inkoopinfrastructuur versta ik alles wat een organisatie nodig heeft om het inkoopproces vlot te laten verlopen. Uiteraard gaat het daarbij om de benodigde systemen, zoals ERP-systemen en e-procurement systemen. Maar de inkoopinfrastructuur van een organisatie omvat veel meer dan enkel wat systemen. Het gaat ook om een duidelijk inkoopgovernance-model, kloppende procesbeschrijvingen, heldere verantwoordelijkheden, vastgestelde inkoopprestatie-indicatoren, enzovoort. En ik zie een aantal van u in gedachten al afvinken: ‘nou, dat hebben wij allemaal…’. Ik waag het te betwijfelen. Door mijn werk krijg ik de kans om in vele Nederlandse inkoopkeukens te kijken en –geloof mij- in veel keukens wordt gekookt zonder kookboek of professionele kok.


Met een adequate inkoopinfrastructuur zou het succes van e-ordering op dit moment veel groter zijn. Veel organisaties ontdekken bij de invoering van e-ordering dat ze veel zaken (en ja, dat betreffen ook detailzaken) niet op orde hebben. Vaak zaken die behoren tot de inkoopinfrastructuur. En als dan ook nog gekozen wordt om niet het bestaande proces te automatiseren, maar een nieuw proces te ontwerpen en te automatiseren, dan is het hek vaak helemaal van de dam. Voordat duidelijk is wie het nieuwe proces goedkeurt en die goedkeuring ook een feit is, is er vaak al een half jaar verstreken. Stelt u zich maar eens voor dat u in uw organisatie zou voorstellen dat alle medewerkers -zonder enige autorisatie- tot 250 Euro kunnen bestellen. Of dat bestellingen rechtstreeks -buiten de bestellers om- bij leveranciers worden geplaatst. Deze voorbeelden betekenen voor veel organisaties een verandering van het bestaande proces. Hiervoor goedkeuring krijgen leidt onherroepelijk tot vertraging. Met een goede inkoopinfrastructuur (inclusief een snelle wijzigingsprocedure) zou deze vertraging niet aan de orde zijn en zou het succes zich sneller openbaren.


Ook het omzetten van de ‘papieren successen’ van e-sourcing en e-reverse auctioning gaat veel eenvoudiger met een goede inkoopinfrastructuur. U pakt het contract, laat de leverancier het afgesproken assortiment elektronisch naar u toe sturen, laadt het assortiment in uw elektronische catalogus en de gebruikers kunnen naar hartelust uit de catalogus bestellen. Een papieren succes wordt een feit!


De moraal van het verhaal: grijp de kansen die e-procurement u biedt, maar weet dat een goede inkoopinfrastructuur nodig is om échte inkoopsuccessen te boeken!