Outlook: voorkom automatisch inplannen 'tentative afspraken'

Je kan met onderstaande procedure voorkomen dat 'meeting requests' automatisch als Tentative in je agenda verschijnen. De hier gepresenteerde procedure geldt voor Outlook 2003.

Maak een nieuwe map aan onder je Mailbox waar je de 'meeting requests' in wilt opslaan. Noem deze bijvoorbeeld 'Meeting requests'. (Als je alle binnenkomende 'meeting requests' direct permanent wilt deleten hoef je deze map niet te maken).

Start vervolgens via Tools, 'Rules and Alerts', 'New Rule' een nieuwe 'rule' in de Rules Wizard.
Kies 'Start from a blank rule' en kies voor 'Check messages when they arrive'. Next.
Vink aan 'Which is a meeting invitation or update'. Next.
Vink deze 2 opties aan: 'Move it to the specified folder' en 'have server reply with a specific message'. Klik in het onderste deel (bij Step 2) op de link 'specified folder' en kies de map 'Meeting requests' die je hiervoor had aangemaakt. (Als je alle binnenkomende 'meeting requests' direct permanent wilt deleten kies je dus niet voor 'Move it to the specified folder' maar voor 'permanently delete it'). Klik in het onderste deel (bij Step 2) op de link 'a specific message' en stel een boodschap op voor de afzender waaruit blijkt dat je dit soort berichten niet in behandeling neemt (verwijs bijvoorbeeld door naar je sectretaresse). Vergeet niet subject etc. op te geven zodat eea. een compleet bericht wordt. Druk op 'Save and close' om het bericht op te slaan. Beeindig de Rules wizard door een aantal keer op Next en op het eind op Finish te drukken.

Hier onder nog een voorbeeld van een bericht dat je zou kunnen laten versturen:

Geachte afzender,

U heeft mij een meeting request gestuurd, maar ik reageer niet op dit soort berichten.
U kunt met mijn secretaresse contact opnemen voor het plannen van een afspraak.

Met vriendelijke groet,
....