01-11-2011 Afstudeeropdracht Grontmij lean project planning

 

 

Memo

 

Plaats en datum

Referentienummer

Kenmerk

Amersfoort, 27 oktober 2011

 

 

 

Aan

Hans Voordijk, Universiteit Twente

 

Kopie aan

Riny van den Hengel, David Wattjes

 

Van

M.A. Steltenpool, MSc.

 

Betreft

Afstudeeropdracht met als onderwerp lean project planning in de ontwerpfase van een bouwproject.

 

 

In de ontwerpfase van een bouwproject is het voor de voortgang van het project en de kwaliteit van het resultaat erg belangrijk dat de verschillende partijen en personen van elkaar weten Wie Wat Wanneer nodig heeft. Het bouwproces gaat veranderen door de toepassing van BIM. Hierdoor kunnen partijen niet meer varen op ervaring. Ze weten daarom niet wie wat wanneer nodig heeft. Daarnaast kunnen we ons afvragen of ze dat in een traditioneel proces wel weten, of dat ze denken het te weten.

Waarom stemmen we in projecten nooit goed af wie wat wanneer nodig heeft? Een gedachte is dat mensen het eng en ongemakkelijk vinden om na te denken wat er aan het eind van een project klaar moet zijn om vanuit daar terug te redeneren om uiteindelijk activiteiten te kunnen benoemen en de gewenste volgorde van deze activiteiten te kunnen bepalen. Feit is dat alleen al in het jaar 2008 bijna 900.000 m2 aan kantoorruimte werd opgeleverd (bron:Neprom). We zouden dus genoeg ervaring moeten hebben met het bijbehorende ontwerpproces om de verschillende activiteiten die uitgevoerd moeten worden in een ontwerpfase te kunnen benoemen zonder hierbij het creatieve proces om zeep te helpen.

Hieronder enkele stukken tekst die ik eerder geschreven heb voor Visiedocumenten voor Europese Aanbestedingen over het toepassen van lean project planning in de ontwerp fase.

Integrale Pull-planning

De kwaliteit van het ontwerp staat of valt met de integratie van de verschillende ontwerpdisciplines. Daar vinden ook de meeste ontwerpfouten plaats, niet in de techniek. Daarom moeten de raakvlakken goed gespecificeerd worden. Hierbij wordt per ontwerpactiviteit aangegeven welke input van andere partijen (ontwerpende, uitvoerende, opdrachtgever) nodig is om de activiteit goed te kunnen uitvoeren. Op deze manier worden de raakvlakken zichtbaar en kunnen deze ook gemanaged worden.

Figuur 1: activiteiten, benodigde input en gegenereerde output benoemen

Nadat duidelijk is wie welke informatie van wie nodig heeft kunnen de ontwerpactiviteiten worden gepland in tijd. Deze informatiebehoefte wordt gepland in een informatieplanning, waarin in- en outputs van de ge­specificeerde activiteiten dienen steeds gekoppeld te zijn aan andere activiteiten van andere project­partners.

Figuur 2: activiteiten inplannen

Een informatieplanning is een opeenvolging van logische stappen waarmee het nu verbonden wordt met de beoogde toekomstige situatie. Een planning wordt opgesteld door het opstellen van een roadmap waarin de stappen worden vastgesteld die genomen moeten worden om vanuit het nu op een be­paald moment uit te komen bij de oplevering. Dit wordt gedaan doormiddel van terugredenatie. De deliverables zoals bouwaanvraagstukken en besteksdocumenten worden in volgorde van tijd gezet.

Pas nadat de activiteiten en volgorde van de activiteiten tot aan de eerste deliverable zijn bepaald wordt geschat hoeveel tijd elke activiteit in beslag neemt en wanneer in de tijd gezien iets af moet zijn. Sommige activiteiten kunnen mogelijk sneller uitgevoerd worden door meer mensen hieraan te laten werken, maar dit gaat lang niet altijd op. Sommige activiteiten zijn afhankelijk van andere activiteiten en kunnen dus alleen na elkaar uitgevoerd worden. Deze afhankelijkheid wordt goed zichtbaar door het specificeren van de benodigde input van elke activiteit. Hierin verschilt een informatieplanning ook duidelijk van een standaard projectplanning. Het is noodzakelijk bij voorbaat al over de beno­digde informatie per activiteit na te denken in samenspraak met ontwerpende partijen, zodat het kritieke pad uitgestippeld kan worden.

In de informatieplanning wordt zichtbaar wie wat wanneer moet doen en wanneer welke beslissingen genomen moeten zijn om op een bepaald moment de ontwerpproducten integraal en synchroon te kunnen opleveren.

In de uitvoerende bouw wordt deze manier van planning al vaker toegepast. Hier wordt dit vaak lean planning of pull-planning genoemd wat wordt gebruikt om tot een gezamenlijke planning te komen. Dit doen de deelnemers door post-its op een wand te plakken in volgorde van tijd. Deze techniek is prima te gebruiken bij het opzetten van de planning tijdens de ontwerpfase.

Figuur 3: foto leanplanning sessie met post-its

Uiteraard kan het nog steeds gebeuren dat bepaalde gegevens niet op tijd opgeleverd worden. Alleen wordt dit dan wel op tijd gesignaleerd. Hoe nauwkeuriger activiteiten gedefinieerd worden en hoe beter activiteiten onderverdeeld worden in afzonderlijke taken, hoe beter op tijd gestuurd kan wor­den. Dit vergt discipline van de projectleden, maar daarentegen zal dit bijdragen tot een effectieve en efficiënte samenwerking doordat de verwachtingen kloppen met de werkelijkheid.

Een andere “Visie” tekst

Gezamenlijk het totale project beheersen

Een project is beter beheersbaar als de verschillende partijen elkaar goed begrijpen en weten wat ze van de ander kunnen verwachten. De meeste problemen ontstaan namelijk doordat iemand iets van iemand verwachte terwijl diegene daar niet van op de hoogte was. Een communicatiefout zou je kunnen zeggen.

Van een goede kennis weet men vaak beter wat men kan verwachten dan van een iemand waarmee je voornamelijk zakelijk via de email contact hebt. Dit pleit ervoor te zorgen dat de projectleden de kans krijgen elkaar als een goede kennis te gaan zien. Dit lukt niet als iedereen zijn eigen kant uit gaat lopen en de eigen belangen wil behartigen. Het gezamenlijke doel dient voorop te staan. Door het gezamenlijk uit voeren van creatieve brainstormsessies en workshops over afzonderlijke aspecten (logistiek, duurzaamheid, daglicht, samenwerken in BIM) leren de projectleden elkaar beter kennen.

Na de creatieve slag is de planning belangrijk. Inzicht in de te verrichten werkzaamheden is daarom cruciaal. Door het goed specificeren van de activiteiten en daarbij ook de benodigde input en geleverde output te vermelden wordt gezorgd dat alle projectleden weten wat wanneer door wie van ze verwacht wordt. En als mensen weten wat er van verwacht wordt kunnen ze er ook voor zorgen dat ze het juiste op tijd aanleveren en kunnen ze hier op aangesproken worden.

Opzet onderzoeksvragen

Vragen die het afstudeeronderzoek zou moeten gaan beantwoorden:

·

Hoe richt je een lean project planning sessie in?

·

Op welke momenten in het ontwerpproces moeten deze sessies plaats vinden (van initiatief t/m bestek)?

·

Hoe is dit in te passen binnen een BIM project?

·

Welke voorbereidingen moeten er getroffen worden, welke kennis en ervaring hebben mensen nodig om succesvol deel te kunnen nemen aan een dergelijke sessie?

·

Wat is de beste manier om de gegenereerde activiteiten, benodigde input, output en tijd te consolideren zodat deze ook nageleefd gaat worden en continu voor iedereen de effecten waar te nemen zijn van activiteiten die uitlopen, outputs die niet aan specificaties voldoen?

·

Welke verband is er tussen System Engineering en Lean Project Planning?

·

Voor welke projecten leent deze aanpak zich?

Vragen n.a.v. toetsing in de praktijk:

·

In hoeverre leidt deze aanpak tot betere samenwerking en betere projectresultaten?

·

Op welke punten kan de aanpak verbeterd worden?