Ik wil informatie over het klachtenproces
Als er een klacht is gedaan waarin jij betrokken bent, neemt de Universiteit Twente dit serieus. Het doel is altijd een eerlijk en zorgvuldig proces. Je hoeft het niet alleen te doen en hebt recht op ondersteuning.
Klachtenprocedure
Wanneer een klacht over jou is ingediend, word je daar zo snel mogelijk over geïnformeerd. Je ontvangt een kopie van de klacht en uitleg over hoe de procedure verloopt.
Stap 1 - Klacht en eerste informatie
- De klager krijgt een ontvangstbevestiging en een gesprek met de secretaris van de klachtencommissie.
- Jij krijgt de klacht toegestuurd, tenzij de klager de klacht intrekt vóórdat contact met jou is opgenomen.
- Je krijgt 10 werkdagen om schriftelijk op de klacht te reageren.
Stap 2 — Mogelijk inleidend gesprek
De secretaris van de klachtencommissie voert eerst een gesprek met de klager en vraagt of een gesprek tussen jou en de klager een oplossing kan bieden. Alleen als jij én de klager dat willen, vindt zo’n gesprek plaats met een onafhankelijke derde (bijv. de ombudsfunctionaris) om het gesprek te begeleiden.
Stap 3 — Onderzoek door de Klachtencommissie
De Klachtencommissie start een onafhankelijk onderzoek. Zij kan informatie opvragen binnen de UT en deze informatie wordt altijd gelijktijdig met jou en klager gedeeld. Je mag getuigen aandragen, al kan de commissie besluiten deze niet te horen als dat niet bijdraagt.
Stap 4 — Hoorzitting
De Klachtencommissie stelt klager en betrokkene in de gelegenheid te worden gehoord. Jij en de klager worden in principe in elkaars aanwezigheid gehoord. Je mag je laten bijstaan door iemand (bijv. vertrouwenspersoon). Je kunt ook aangeven af te zien van een hoorzitting; de commissie beslist of dat kan.
Stap 5 — Advies & besluitvorming
De Klachtencommissie stelt een rapport en advies op voor het College van Bestuur (CvB). Het CvB neemt een eindbesluit en stuurt jou: het oordeel, het advies van de commissie, het verslag van de hoorzitting. Als het CvB afwijkt van het advies, moet dat worden gemotiveerd.
Stap 6 — Mogelijke maatregelen
Het CvB kan maatregelen nemen, variërend van organisatorische verbeteringen tot zwaardere maatregelen bij ernstige situaties. Als de klacht ongegrond is, kan de commissie adviseren jou te rehabiliteren wanneer je reputatie is geschaad.
