25 Tijdbesparende tips voor afstudeerbegeleiding

Hoeveel tijd steek je nu in het begeleiden van een afstudeerder? Globale richtlijn ligt bij 50 uur begeleidingstijd per student voor een 30 EC opdracht, maar dit kan per instelling, per opleiding en per leerstoelgroep verschillen. Feit is wel dat de begeleiding vaak veel meer  tijd kost dan ingeschat of dan er beschikbaar wordt gesteld. En hoe leuk je het ook vindt, je hebt ook nog zoveel meer te doen. 

De cursus Begeleiden van afstudeeropdrachten van de Onderwijskundige Dienst (Universiteit Twente) behandelt in anderhalve dag onderwerpen zoals: het voorkomen en oplossen van problemen waar de afstudeerder tegenaan loopt, gesprekstechnieken, voortgangsbewaking, motivatie, beoordeling van scripties, efficiënt en effectief begeleiden. De eigen situatie van iedere deelnemer wordt daarbij als leidraad genomen. In de cursus worden in relatie tot de genoemde en gerelateerde onderwerpen een veelheid aan tips aangeboden. Een kleine verzameling uit dit aanbod vind je hieronder weergegeven.


25 Tijdbesparende maatregelen voor het begeleiden van afstudeerders

1.       Zorg zelf dat je precies weet wat je verwacht van de student (qua tijdstraject, zelfstandigheid, begeleiding, kwaliteit eindproduct e.a. zaken). Bespreek dit al aan het begin, inclusief de beoordelingscriteria voor het uiteindelijke product. Bespreek ook wat de student van jou verwacht. Zo voorkom je onduidelijkheid achteraf.

2.       Verwijs de student voor informatie over de formele richtlijnen en criteria naar schriftelijke documentatie (bijv. een afstudeerhandleiding). Zet de regels en richtlijnen op papier die niet in de handleiding staan. Deze kun je weer vaker gebruiken.  Bespreek de richtlijnen en licht toe. Voorkom daarmee onduidelijkheid en latere problemen.

3.       Geef de student een indicatie van de beschikbare hoeveelheid begeleidingstijd die je hebt en maak de student medeplichtig, verantwoordelijk om de begeleiding met die hoeveelheid tijd te doen.

4.       Motiveer de student met je eigen enthousiasme en door de student te betrekken bij je eigen onderzoekswerk. Een gemotiveerde student werkt over het algemeen harder en in ieder geval met meer plezier.

5.       Investeer vooral (meer) tijd in het begin. De meeste (tijdverslindende) problemen treden vooral in de ‘opstart-fase’ op. 

6.       Spoor de student aan tot zelfstandig werken. Hoe minder je zelf hoeft te doen, hoe makkelijker en voor de student is het leerzaam. Neem de studenten vooral geen werk uit handen wat zij zelf kunnen of zelf kunnen uitzoeken. Verwijs naar de bedrijfsbegeleider of naar een collega of “technische staf” voor zaken die je zelf niet beheerst.

7.       Laat de student zelf een afstudeervoorstel met planning van de werkzaamheden maken. Hierin kunnen al de overlegmomenten zijn opgenomen. Plan met de student al vroegtijdig de belangrijkste bespreekpunten van die bijeenkomsten. Hanteer deze planning bij je besprekingen. Bijstellen kan altijd, maar je hebt samen in ieder geval wat uitgangspunten.

8.       Laat de student vooraf een agenda opstellen voor het volgende overleg. Voeg zelf de punten toe die jij van belang acht. Houd je bij de bespreking ook zoveel mogelijk aan de agenda.

9.       Creëer in overleg met de student deadlines voor tussenproducten. Iemand werkt harder, doelgerichter, gemotiveerder als een ander op het werk zit te wachten.

10.   Bekijk de beschrijving van de onderzoeksopdracht kritisch. Is deze voor de student duidelijk genoeg? Is de opdracht niet te omvangrijk of te complex? Help de student snel greep krijgt op de opdracht.

11.   Laat de student op tijd met het praktische werk beginnen.

12.   Indien de student veelvuldig bij je binnenloopt met kleine probleempjes of vragen, geef de student aan voor welke zaken hij/zij wel onmiddellijk bij je terecht kan en welke problemen hij/zij zelf wordt geacht op te lossen. Geef ook alternatieven aan (medestudenten om hulp vragen, vragen per e-mail). Creëer zo nodig een wekelijks spreekuur en beperk het binnenlopen voor noodgevallen.

13.   Houd zelf een beperkte administratie bij: noteer afspraken, ideeën e.d.

14.    Laat de student een verslagje opsturen van jullie overleg: check de afspraken.

15.   Beperk de duur van het overleg. Praat in principe tijdens het overleg alleen over de afgesproken punten, tenzij je problemen signaleert.

16.   Ga geen uitputtende welles-nietes discussies aan. Discussieer over relevante punten. Indien jij en de student het oneens blijven over bijvoorbeeld een te hanteren werkwijze of te gebruiken theorie en je inschat dat de student daarmee een minder handige keuze maakt (bijv. omdat de uitvoering daardoor te lang gaat duren), geef de student dan de consequenties aan van beslissingen. Maar de keuze is aan de student.

17.   Bevorder de samenwerking van de student met andere studenten.

18.   Laat de student vroeg beginnen met schrijven (hoofdstukken) om schrijfangst te voorkomen en het uiteindelijke schrijfwerk niet allemaal als een enorme “berg” aan het einde van het traject te hebben. Verwijs tijdig naar een “schrijfcursus” of communicatiehandleidingen als dat nodig is.

19.   Als de student geen goed beeld heeft van wat er van hem/haar verwacht wordt, verwijs de student dan eens naar (goede) afstudeerscripties van andere studenten ter voorbeeld. Bespreek de voorbeelden.

20.   Neem het eerste (deel)verslag van de student nauwkeurig door; noteer kritisch commentaar bij een deel van het verslag en besteed daarbij ook aandacht aan taalgebruik, structuur, taalfouten e.d.. Laat de student op deze manier zien wat je verwacht en laat hem/haar zelf de rest verbeteren. Een volgende keer kunnen je strenger zijn in je beoordeling.

21.   Laat de student in de verslagen aangeven wat jij als begeleider precies moet lezen (cq wat je al eerder gelezen hebt en niet meer hoeft te lezen) of waarop je commentaar in het bijzonder gewenst is. Ga niet meer in op al eerder besproken punten. Lever wel positief (kort) commentaar op onderdelen die goed zijn, maar nog niet eerder zijn besproken, zodat het voor de student ook duidelijk is welke onderdelen al klaar zijn.

22.   Vraag opheldering over zaken die niet volledig duidelijk zijn. Check regelmatig of het referentiekader klopt en of jullie nog over hetzelfde praten.

23.   Niet alle problemen van een student kun je als begeleider oplossen. Probeer in te schatten op welk vlak de problemen liggen en verwijs zo nodig door naar Bureau Studentenpsychologen, Bureau Studentendecanen e.a. hulpverlenende instanties. Verdiep je van te voren in de hulp die deze bureaus kunnen leveren. Bureau Studentenpsychologen heeft bijvoorbeeld speciale cursussen voor faalangstige studenten in de afstudeerfase.

24.   Als een student lange tijd niets van zich laat horen, terwijl dit niet gepland was, neem dan zelf het initiatief. Formeel (brief, telefoontje) of meer informeel (vraag in de wandelgangen hoe het gaat).  Maak een afspraak en ga na wat er aan de hand is. 

25.   Doe de cursus Begeleiden van afstudeeropdrachten. De tijdsinvestering van aderhalve dag verdien je later ruimschoots terug. Voor meer informatie over de cursus Begeleiden van afstudeeropdrachten: Helma Vlas, 053-4892608  / w.d.j.vlas@utwente.nl

Uit de cursus: Begeleiding van Afstudeeropdrachten. Vlas - Onderwijskundige Dienst, 2002