TIPS: Tijdbesparende maatregelen bij het gebruik van elektronische communicatiemiddelen

Ook zo blij met de uitvinding van elektronische communicatiemiddelen? De voordelen zijn groot, ook in onderwijssituaties. Maar heeft u ook wel eens het gevoel dat het wel vreselijk veel tijd kost allemaal? Via deze elektronische weg bieden wij u diverse (tijdsbesparende) tips om het elektronische verkeer beter te regelen.

Voor de tips voor de dagelijkse omgang met elektronische communicatiemiddelen, verwijzen wij graag naar vier (Engelstalige) websites. Een tweetal sites betreffen specifiek de elektronische communicatie tussen studenten en docenten.

Om een voorbeeld te geven van wat je in deze sites zoal tegen kunt komen, verschaffen we alvast enkele wat algemenere tips uit de gehele verzameling.

Beperk de spam
Goede providers en IT-netwerken bieden spam-filters, maar nog altijd komt er een grote hoeveelheid spam binnen. Hiervoor kun je zelf filters in Outlook opstellen, maar het helpt ook om jezelf ‘onvindbaar’ te maken. Voor spam wordt namelijk o.a. gebruik gemaakt van email-adressen die op het Web te vinden zijn. Veel ‘spiders’ verzamelen willekeurige adressen waarin @ voorkomt. De beste manier om extra spam te vermijden is daarom nergens je emailadres te (laten) plaatsen. Dit is echter vaak moeilijk te vermijden. Een andere oplossing is om het @-teken weg te laten en bijv. je naam als volgt weer te (laten) geven: P.Jansen at utwente.nl. Bij eigen websites, kun je je naam verbergen achter hyperlinks (Voor contact klik <hier> of voor contact: P. Jansen).

Beperk of selecteer wat er aan nieuws binnenkomt

Wees zuinig met jezelf aanmelden bij instanties die regelmatig nieuws- of reclameberichten versturen of om je aan te melden voor discussielijsten. Je Inbox loopt daarmee al snel vol. Zijn de berichten interessant en belangrijk genoeg, kun je ze ook naar een apart (bijv. gratis hotmail) adres laten (door)sturen of ze automatisch in een Outlook-folder laten plaatsen. Hierdoor kun je de berichten scheiden van het vaak wat urgentere, dagelijkse berichtenverkeer.
Nb. Ook de emailberichten in de folders tellen mee bij het bepalen van de omvang van een mailbox. Leeg de folders regelmatig of zorg dat de folders de inhoud elders opslaan (bijvoorbeeld op de harde schijf van je eigen computer of in je netwerkruimte).

Vermijd te veel afleiding

Hoor je een ‘piep’ of verschijnt er een icoontje als er nieuwe email binnenkomt? Overweeg dan om dit signaal uit te zetten. Ook wanneer je er niet meteen op reageert, leidt het signaal toch even af. En multitasking blijkt (uit onderzoek) helemaal niet zo’n efficiënte wijze van werken. Beperk om die reden ook de tijdsduur en het aantal momenten dat je tijd besteedt aan het lezen en beantwoorden van email. Besteedt er bijvoorbeeld alleen ’s-ochtends en aan het einde van de dag tijd aan.

Maak keuzes en structureer al bij binnenkomst

Bepaal op het moment dat je een bericht leest meteen wat je er mee wilt doen: verwijderen, opslaan, doorsturen (en opslaan), meteen beantwoorden en opslaan, later beantwoorden en tijdelijk in een ‘nog op reageren’ folder plaatsen. Op die manier kun je je INBOX leeg en overzichtelijk houden.
In Outlook kunnen folders gemaakt worden. Vervolgens kun je eigenhandig of via een automatische filter de binnenkomende emailberichten (van een bepaalde afzender of met een bepaalde kenmerk) onmiddellijk in bepaalde folders laten plaatsen. Hierbij kan het gaan om bijvoorbeeld discussielijsten waar je wel bij aangesloten wilt blijven, maar waarvoor je niet voortdurend alle berichten hoeft te lezen.

Maak nuttig en handig gebruik van elektronische hulpmiddelen

Het loont de moeite om je te verdiepen in alle mogelijkheden die een programma als Outlook kan bieden. Misschien ben je gewend om post-it papiertjes op en rond je computer te plakken met korte notities? Deze papiertjes blijken – juist doordat ze je steeds aan dingen herinneren – afleidend en drukverhogend te kunnen werken en het creëert een rommelige, onrustige werkomgeving. Outlook biedt een mogelijkheid (“Notes”) om deze korte notities elektronisch op te slaan. Maar je kunt ook Wordpad of Word gebruiken en een file maken waarin je die korte notities verzamelt, die je dan bijv. op je “Bureaublad”(Desktop) opslaat, zodat alles makkelijk vindbaar is. Wordt de verzameling groot, dan bieden de genoemde systemen een zoekfunctie om het gezochte weer terug te vinden.

Time-savers for Electronic Communication. TRACE-tips (University of Waterloo, Canada)

Handige tips en ideeën om de elektronische communicatie tussen studenten en docenten goed te organiseren. Bijvoorbeeld: “Consider setting up a “virtual office hour” in a chat room. Arrange to meet students who have questions or concerns online at a certain time and in a certain chat room.”

http://www.adm.uwaterloo.ca/infotrac/tips/timesaversforelectroniccommunication.pdf

E-mail Tips and Strategies for Faculty

Bij deze tips gaat het voor een deel voor richtlijnen die de opleiding of een docent aan de studenten kan verstrekken om de elektronische communicatie goed te regelen. Daarnaast ook wat tips van algemenere aard, zoals tips om je email beter te structureren (ten behoeve van tijdsbesparing) en om de stroom aan emailberichten die je ontvangt en verzend te beperken.

http://tlt.its.psu.edu/suggestions/etips/facguide.html

Tips for Overcoming Email Overload (Kaitlin Duck Sherwood)

Vijftien wat algemenere tips om de stroom aan emailberichten wat in te dammen. Deels wel bekend en voor de hand liggend, maar wie weet zitten er toch nog enkele nieuwe tips bij.

http://www.overcomeemailoverload.com/advice/TopTenTips.html

Time savers (Training for busy people)

Het is even scrollen en zoeken, maar tussen de diverse tijdsbesparende tips door ook wat specifieke tips die het elektronische verkeer betreffen. Hierbij gaat het vooral om de toepassing van wat handige technische foefjes in Outlook.

http://www.duncanresource.com/hottips.htm#Sharing%20Outlook%20Contacts