Een schrijfweek als katalysator voor het schrijven van zelfevaluatierapporten

Het schrijven van zelfevaluatierapporten (ZERs) is een hele klus voor iedere opleiding. De activiteit komt naast het gangbare werk en niet iedereen is even goed bekend met het ‘hoe en wat’ rond het samenstellen van zelfevaluatierapporten. Kan een schrijfweek onder begeleiding van externe adviseurs (van de Onderwijskundige Dienst, gespecialiseerd in kwaliteitszorg-vraagstukken) dan uitkomst bieden? In ieder geval om een eerste aanzet te geven voor het uit te voeren werk? Bij de opleidingen Bedrijfswetenschappen (BK, BA) van de Universiteit Twente is deze methode onlangs toegepast. In december 2005 besloot men tot het organiseren van een ZER-schrijfweek – als procesversneller - die uiteindelijk plaatsvond in februari 2006. 1 juni 2006 geldt als inleverdatum voor het zelfevaluatierapport (ZER). In deze notitie wordt beschreven hoe die schrijfweek werd aangepakt en wat de ervaringen waren.

Voorbereiding van de schrijfweek

In een korte voorbereidende bespreking van BK met ITBE werd een “mini-quickscan” uitgevoerd om de belangrijkste aandachtspunten te identificeren. De resultaten staan hieronder (te bekijken door tijdelijk op de plaatjes in te zoomen).

 

 

Tevens werd de opzet af- en doorgesproken. In onderstaande schermen is de opzet van de schrijfweek weergegeven (NB. Namen zijn voor dit artikel om privacy redenen ‘afgeplakt’ ).

In een eerder stadium had BK reeds aandacht besteed aan:

·

Het herzien van de eindtermen van bachelor- en masteropleiding;

·

Het voorbereiden van de ontwikkeling van facultair kwaliteitszorgbeleid (op conceptueel niveau).

Deelnemers

Aan de schrijfweek namen de opleidingsdirecteur, de opleidingscoördinator, een hoofdauteur, de facultaire onderwijsmanager (gedeelte), drie studentassistenten en de twee externe adviseurs deel. Er vond tussentijds, waar nodig, overleg plaats met overige medewerkers.

De externe adviseurs verzorgden de facilitering, kennisinbreng en deels de verslaggeving.

Werkwijze

De eerste dag werd gestart met een voorstelronde op flipover, zodat verwachtingen, rollen en (eventuele) “allergieën” vooraf duidelijk waren.

Er werd uitsluitend plenair gewerkt, waarbij de voorlopige inhoud van het ZER op flipover werd gegenereerd dan wel rechtstreeks een Word-tekst werd gemaakt, die met een beamer werd geprojecteerd. Delen die op flipover werden gegenereerd werden snel uitgewerkt en deels met de beamer geprojecteerd en becommentarieerd. Op dinsdagavond vond een gezamenlijk diner plaats. Ter ontspanning waren overdag wat hand-oogcoördinatie-spelletjes beschikbaar, maar daarvan is weinig gebruik gemaakt.

Schrijfstijl

Vooraf werden voorlopige afspraken gemaakt over de schrijfstijl voor het rapport: de schrijfweek zou vooral per facet de feitelijke (beargumenteerde en onderbouwde) informatie dienen op te leveren. De meer contextuele informatie (voorafgaande aan en/of volgend op de genoemde feitelijke informatie) zou later worden toegevoegd.

Opzet van het ZER

Om de leesbaarheid te bevorderen zou steeds eerst voor één opleiding (bachelor) een volledig “onderwerp” (NVAO/QANU-term) worden opgeschreven, en daarna zou datzelfde onderwerp voor de master worden uitgewerkt.

Resultaten

Tijdens de eerste dag werd de “rode draad” voor het rapport geformuleerd. Ook werd een aanzet gegeven voor een concept-DSRK (DomeinSpecifiek ReferentieKader). De basis voor vrijwel het gehele rapport werd in de schrijfweek gelegd.

Tijdens de eerste vier dagen werd slechts voor een aantal facetten invulling gegeven aan de master-delen. Op de laatste dag van de schrijfweek werd een aantal prioritaire facetten voor de master alsnog verkend, werd de minor-paragraaf aangevuld, aandacht gevraagd voor de herkenbaarheid van “algemene”, “bachelor” en “master”-delen, en werd een aanzet gegeven voor de contextuele aspecten van de zelfstudie, naar aanleiding van overleg op donderdagmiddag en -avond. Nog ontbrekend waren:

·

Het voorwoord en een leeswijzer;

·

Een uitleg over de aanpak van het zelfevaluatieproces;

·

De sterke en zwakke punten;

·

Een samenvatting van de sterke en zwakke punten;

·

De (verplichte) bijlagen;

·

De lijst met belangrijke stukken.

De inschatting werd gemaakt dat door de schrijfweek het rapport naar 40% gereed is getild.

Naast de ZER-gedeelten hebben de studentassistenten uitvoerige notulen en actiepuntenlijsten gemaakt.

Belangrijkste punten in het proces

-

Gedurende de schrijfweek werd duidelijk dat de mijlpaaldatum van 1 maart wat al te optimistisch was; 1 mei zou wel haalbaar zijn. Voor 1 maart werd vervolgens uitgegaan van een concept-ZER van 50 tot 60% gereed, waarin in ieder geval de belangrijkste BBT-interne bespreekpunten dienden te zijn geadresseerd.

-

In eerste instantie ging de aandacht uit naar de bacheloropleidingen. De master-gedeelten leken wat in verdrukking te komen, maar doordat na de schrijfweek grotendeels naar analogie zou kunnen worden gewerkt en op de laatste dag nog grondig naar de ontbrekende mastergedeelten gekeken is en waar relevant specifiek is aangevuld, kon dit worden opgelost.

-

BK heeft een vrij groot aantal eindtermen (bachelor: circa 25 stuks). Het koppelen aan (subonderdelen van) de doelstelling was daardoor in eerste instantie moeilijk. De oplossing hiervoor was dat voor dat doel gebruik werd gemaakt van de groepen-van-eindtermen (9 stuks voor de bachelor, 7 stuks voor de master).

-

Grote tevredenheid was er over het “kwart-radarplaatje” voor de conceptuele beschrijving van het bachelorprogramma (voor de masteropleiding is een andere visuele representatie ontwikkeld).

-

Op woensdag vond een lunchbijeenkomst met docenten van BK plaats, die in de marge van deze schrijfweek werd voorbereid. De resultaten waren positief.

-

Voor de studentassistenten bleek het lastig om zowel notulen als uitgewerkte concept-ZER-gedeelten te maken. Voor de concept-ZER-gedeelten werd nog een redactieslag door een studentassistent nodig geacht.

Vervolgstappen BK

Op de donderdag van de schrijfweek zijn vervolgstappen (deels plenair op donderdagmiddag, en deels tijdens overleg op donderdagavond) afgesproken en vastgelegd. In onderstaand overzicht zijn deze vastgelegd, waarbij om privacy-reden de namen zijn verwijderd.

Vervolgstappen BK

Nr

Wat

Wie

0

Management van het ZEP-programma als verzameling projecten en processen

 

1

Van 40% nu naar circa 60% brengen van het ZER t.b.v. de 1-maart-2006-mijlpaal

 

2

·

Beheer van verzameling brondocumenten

·

Werken in subdocumenten

·

Rigoureus versiebeheer van subdocumenten

 

3

Meta-actie om de actielijst te prioriteren en te managen

 

4

Acties van actielijst uitvoeren

 

5

DSRk

 

6

Commissievoordracht

 

7

Zorgdragen voor draagvlak voor ZER bij docenten en studenten

 

8

Zorgdragen voor afronden ZER t.b.v. 1 mei 2006-deadline

 

Evaluaties

Na afloop van iedere dag werd tussentijds geëvalueerd om de goede aspecten te behouden en aandacht te kunnen geven aan de verbeterpunten en het (bijgestelde) programma voor de volgende dag. Op donderdagmiddag vond een overall-evaluatie plaats, waaraan alleen de BK’ers deelnamen. Het resultaat daarvan was gemengd:

Eindevaluatie van de schrijweek (alleen oordeel BK)

Nr

Stelling

NEE

nee

---

ja

JA

1

Ik ben tevreden over wat we hebben bereikt

 

●●

 

●●

2

Het bereikte “product” voldoet aan mijn verwachtingen

 

●●

 

●●

3

De samenwerking in het team was stimulerend

 

 

 

●●

●●

4

De organisatie van deze week was goed

 

 

●●●

●●

5

De facilitering door ITBE van deze week was goed

 

 

 

●●

●●●●

6

De inbreng van kennis door ITBE was goed

 

 

 

 

●●●

●●

Over het relatief minder gunstige oordeel bij stellingen 1, 2 en 4 is nog even doorgesproken. Hierbij plaatsten de deelnemers de volgende kanttekeningen:

·

Ad stelling 1: er is te weinig produkt – het is nog heel veel werk; op de laatste schrijfdag gas geven;

·

Ad stelling 1: Voor de bachelor hebben we genoeg “inhoud gespuid”, voor de master te weinig. Qua bewustwording was het OK, maar dat is toch wat minder belangrijk;

·

Ad stelling 2: Mijn verwachting was vrij hoog. Maar – gezien de deadline: hoe gaan we dat doen?

·

Ad stelling 4: Als studentassistent denk ik dat het maken van de notulen en de actielijst OK is, maar of alles van de flipovervellen is terechtgekomen in de concept-ZER-teksten, is de vraag. Daarom ook goed letten op versiebeheer .

Aandachtspunten voor adviseurs

Naar aanleiding van de ervaringen van de adviseurs met deze schrijfweek, werden voor een volgende uitvoering van een schrijfweek, begeleid door ITBE, de volgende aandachtspunten geformuleerd:

1.

Tijdens de “intake” c.q. voorbereiding meer aandacht besteden aan de werk- en denkstijl van de primaire actoren tijdens de schrijfweek. Indien nodig daarop de (product)verwachting en programma aanpassen.

2.

Beter plannen en splitsen (bachelor / master) .

3.

Meer aandacht voor het vooraf “op het vereiste kennisniveau” helpen van de eventuele studentassistenten.

4.

Als faciltator bewust en sensitief omgaan met situaties tijdens de schrijfweek waarin andere dan de normale deelnemers participeren.

Hans van den Berg

Kwaliteitscoördinator ITBE / UT