Vergaderwetenswaardigheden

Hoe vaak vergadert u? In Nederland wordt er heel wat vergaderd; de gemiddelde werknemer vergadert een kwart van zijn werktijd. Sta je wat hoger op de maatschappelijke ladder, dan kan dit oplopen tot wel 80%. Dit geldt nog in sterkere mate voor overheidsfunctionarissen.

De kosten voor het vergaderen kunnen hoog oplopen. Tel alleen maar eens een keer de kosten van een vergadering op waar je zelf bij aanwezig bent: de kosten per deelnemer per uur x aantal deelnemers x tijdsduur.

Nu zijn de kosten niet zo bezwaarlijk, als die vergaderingen nuttig zijn en plezierig. Maar is dat ook zo? Uit onderzoek blijkt dat in ieder geval dat veel werknemers vindt dat er (veel) te veel vergaderd wordt. Toch gaat men wel trouw naar de vergaderingen toe. Waarom? Omdat men ‘moet’, orders wil kunnen uitdelen of werk wil kunnen delegeren, anders informatie denkt te missen, gehoord wil worden, inbreng wil hebben, uit status en om velerlei andere redenen.

We vinden dus eigenlijk dat er wat te veel vergaderd wordt, maar willen de vergadering om verschillende redenen toch ook niet missen. Misschien moeten we er dan maar gewoon het beste van maken en wie weet kunnen onderstaande tips daar wat bij helpen.




Vergadertips

·

Breng het vergadercircuit en vergadercultuur van uw organisatie in kaart en licht het door. Zijn alle geplande vergaderingen wel zo zinvol?

·

Nuttig zijn vergaderingen om informatie uit te wisselen, problemen op te lossen, beslissingen te nemen en feedback te geven. Niet nuttig zijn vergaderingen om orders te geven of standpunten naar voren te brengen. Bedenk daarom vooraf het doel van de vergadering aan de hand van vragen als: Waarom is deze vergadering gepland? Wat wil ik of willen wij met deze vergadering bereiken? Wat zou er gebeuren als we deze vergadering niet houden?

·

Vergaderingen kunnen gebruikt worden voor informatievoorziening, maar dit hoeft niet altijd de meest efficiënte manier te zijn. Overdracht van informatie kan ook, en mogelijk ook beter, via diverse andere wegen.

·

Veel uitnodigingen zijn standaard, maar niet iedereen hoeft altijd aanwezig te zijn of de gehele vergadering aanwezig te zijn.

·

Om besluiten te nemen is een aantal van 5-7 personen werkbaar, met meer dan acht personen wordt het lastig.

·

Houd de vergaderingen t.b.v. informatievoorziening of –uitwisseling en vergaderingen t.b.v. besluitvorming apart of zorg voor een duidelijke splitsing, zodat de concentratie ook op de betreffende doelen gericht is.

·

Bedenk of het nut van standaard agendapunten zoals: naar aanleiding van het verslag, rondvraag, W.V.T.T.K. Vaak lokken deze punten langdurige verhandelingen en discussies uit, die of al eerder aan bod zijn geweest of, indien belangrijk genoeg, beter als apart agendapunt een volgende keer behandeld kunnen worden. Ook geeft het soms een vrijbrief om allerlei detailzaken naar voren te brengen. Houd het anders in ieder geval kort.

·

Zorg voor doelstellingen vooraf (zodat eenieder zich goed kan voorbereiden) en presenteer concrete actiepunten en conclusies aan het einde op overhead of flipover (ter controle voor iedereen).

·

Geef als voorzitter bij de ingekomen stukken aan (als suggestie of voorstel) wat er voor actie op moet worden ondernomen. Is iets alleen ter kennisgeving. Wordt het stuk behandeld? Dient er op gereageerd te worden? Dit maakt dat de leden zich makkelijker en gerichter kunnen voorbereiden.

·

Belangrijke taken van de voorzitter: de structuur van de vergadering bewaken en alleen de ingebrachte punten behandelen in volgorde van belangrijkheid, ervoor zorgen dat alle deelnemers worden betrokken en lange uitweidingen beperken.

·

Na anderhalf uur vergaderen is de aandacht bij vrijwel alle deelnemers weg. Las pauzes in of verdeel de punten over meerdere korte vergaderingen.

·

Om de tijdsduur wat te beperken: staand vergaderen, kookwekker gebruiken en per punt een tijd instellen, een grote klok met secondewijzer ophangen, alleen tegenstemmers bij een punt vragen om te reageren.

·

Om inbreng te stimuleren: Vervang 'ja maar..' door 'ja en...', zorg voor een slagvaardige en inspirerende vergadercultuur, wissel discussies af met andere gespreksvormen, laat kort schriftelijk reageren of bijvoorbeeld via media-kanalen (via laptops per deelnemer), laat gedachten eerst opschrijven en dan oplezen, gebruik brainstormmethoden (zonder debat), laat punten in duo’s of groepjes bespreken, kies eens een andere locatie en een andere voorzitter, varieer de zitplaatsen (ook tijdens vergaderingen).

·

Niet iedere medewerker spreekt zich makkelijk uit in grote groepen. De meningen van bepaalde personen kunnen dan gaan overheersen en die van andere personen blijven onderbelicht. Om meningen te peilen, ideeën te verzamelen e.d. kunnen ook andere methoden worden ingezet. Meningen of ideeën kunnen bijvoorbeeld vooraf per email gepeild worden of door tijdens de vergadering een ieder via een laptop te laten reageren.

·

Als voorzitter zijnde: let op de lichaamstaal van de deelnemers. Zijn ze nog alert? Zijn er personen die graag wat willen zeggen, maar er niet goed tussenkomen? Is men boos?

·

Evalueer vergaderingen; inventariseer bestaande vergaderproblemen of –klachten en zorg voor verbetering.

·

Een tip van een Amerikaanse site en in Nederland als ‘middel’ misschien wel wat te weinig ingezet. “Never underestimate the power of food at a meeting. Food relaxes the atmosphere, helps make people feel comfortable, helps people sustain positive energy levels and builds the camaraderie of the team. Ensure you meet the diverse needs of your group with the food you serve. As an example, offer fruit and yoghurt in addition to donuts.” *

Bronnen

De bovenstaande wetenswaardigheden en tips zijn afkomstig van:

-

Artikel: Nederland vergaderland. Gepubliceerd op dinsdag 25 februari 2003 op Planet Internet door Miloe van Beek.

-

Website van Vergaderkundig Bureau Van Vree. Vergadertips.

-

Tips om sneller en doelmatiger te vergaderen. Gemeente Heumen - Steunpunt Vrijwilligerswerk

-

Vergaderen zonder woorden. Op de website van Bodycom. Met een fotoshow over 50 houdingen aan de vergadertafel!

-

Artikel Nederland vergadert zich suf. Uit: NRC Handelsblad van woensdag 22 januari 2003. Door Friederieke de Raat http://www.vergaderwijzer.nl/NRC.pdf

-

Better meetings. Op de website van Kangan Batman Tafe. http://www.kangan.edu.au/library/tips/tips-meetings.htm

-

* How To Spice Up Your Company Meeting: Ten Tips for Planning and Success. Susan M. Heathfield in Your Guide to Human Resources. http://humanresources.about.com/cs/meetingmanagement/ht/meetings.htm

-

** 13 comments on bad meetings.

-

http://www.hotlib.com/articles/show.php?t=13_Comments_on_Bad_Meetings

Andere handige informatiebronnen op dit gebied:

Checklist vergadertechnieken. Checklist werkoverleg. Algemene vergadertips. Handige checklist en tips op de website Werkinfo.nl, een initiatief van Workwide http://www.werkinfo.nl/modellen/Tips/Algemeen/Tips%20vergaderen%20en%20discussieren.doc

Bewustwording van vergaderproblemen is de eerste stap naar een doelmatige en inspirerende vergadercultuur. Human Factor biedt een leuke test om de vergadercultuur eens nader te onderzoeken. http://www.human-factor.nl/training/test/vergadertest.doc

http://www.human-factor.nl/

Altijd leuk, vooral als je er de juiste benaming voor weet: drogredenen op de persoonlijke blog van Mikzlog.

http://mikz.net/txt/drogredenen.txt

Op Carrièretijger een uitgebreide website over discussiëren

http://www.carrieretijger.nl/functioneren/communiceren/mondeling/vaardigheden/discussieren

Uitleg over vergaderen (e.a. vormen van mondelinge communicatie) gericht op studenten op de website Noordster van de Rijksuniversiteit Groningen.

http://www.rug.nl/noordster/mondelingevaardigheden/voorstudenten/vergaderen

Een online cursus Vergaderen op Leren.nl

http://www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/vergaderen/