Hoe weerbaar is uw opleiding tegen fraude? Een interessant onderzoek.

Hoe fraudebestendig is uw opleiding?

Censuur, Beperkingen, Vrijheid Van MeningsuitingIn het onderwijs wil je je niet graag richten op de negatieve zaken , zoals frauduleus handelen. Het zou niet voor moeten komen, maar… dat doet het wel. En voor examencommissie is dit wel een aandachtspunt.
In het proces van examinering zijn er heel wat risicomomenten voor fraude en er zijn heel wat manieren waarop fraude kan gebeuren. Berichten in de media over tentamenfraude in het hoger onderwijs en incidenten binnen de eigen instelling, waren voor de Hogeschool Rotterdam (HR) reden om in 2014 een onderzoek uit te voeren naar de fraudebestendigheid van het vigerende proces van examinering.
Het onderzoek kan gezien worden als een gedegen zelf-evaluatie dat zowel qua opzet als conclusies ook zeker interessant is voor andere instellingen en opleidingen. Bij ieder van de bevindingen van de HR kun je je afvragen: en hoe zit dat bij onze opleiding of faculteit? Is daar bij ons zicht op of hebben wij dit goed geregeld?


Aanpak van het onderzoek

Uitgangspunt vormde de vraag of het systeem van tentaminering en examinering voldoende waarborgen biedt om onregelmatigheden (fraude en plagiaat) te voorkomen, te detecteren en aan te pakken. Het onderzoek keek zowel naar processen en systemen als de heersende cultuur.
Een speciaal samengestelde auditcommissie voerde het onderzoek in opdracht van het CvB uit. Er werden drie type onderzoeksactiviteiten uitgevoerd:

1)

bestudering van documenten met betrekking tot het proces van examinering binnen HR, zoals reglementen en jaarverslagen van examencommissies;

2)

interviews met sleutelfunctionarissen in het examineringproces, zoals examencommissies directies, examinatoren en deskundigen op het gebied van ICT en digitaal toetsen;

3)

een onderzoek onder studenten door studenten (peer-to-peer gesprekken), uitgevoerd door het Kenniscentrum Innovatief Ondernemerschap.

Interessante bevindingen

Hieronder een opsomming van de belangrijkste bevindingen uit het onderzoek. Bij deze bevindingen kun je steeds de vraag stellen: hoe hebben wij dat bij onze instelling, opleiding of faculteit geregeld? Hebben wij hier voldoende zicht op?

·

Indien fraudegevallen zijn gedetecteerd (gemeld) werden die door de betreffende examencommissies zeer serieus en zorgvuldig in behandeling genomen en aangepakt. Maar… uit de gesprekken met de studenten bleek dat niet alle fraudegevallen opgemerkt worden. Studenten noemen andere en meerdere vormen van fraude dan die door examencommissies worden behandeld.

·

Het onderzoek toonde verschillende kwetsbaarheden (‘zwakke plekken’) in de toetsketens, die gelegenheid bieden voor het plegen van fraude.

·

Een risicoanalyse toonde dat het systeem van toetsing en examinering voldoende waarborg biedt voor rechtmatig diplomering. Voor studenten is het praktisch onmogelijk is om dusdanig langdurig te frauderen dat zij aan het einde onterecht hun diploma krijgen. Maar de risicoanalyse laat ook zien dat, hoewel de kans niet groot wordt ingeschat, er wel potentiële fraudegevallen zijn die een grote impact kunnen hebben, zoals imagoschade.

·

De HR hanteert een instellingsbreed reglement. Daarnaast hebben examencommissies van de afzonderlijke instituten veelal nog aanvullende procedures/of regels opgesteld om ‘onregelmatigheden’ te voorkomen en aan te pakken. Daarin bestaat verscheidenheid qua regels en/of in de mate van uitwerking hiervan en het proces van toetsing wordt niet in alle gevallen en/of niet altijd systematisch geëvalueerd. Als er wel sprake is van evaluatie, dan is dat vooral naar aanleiding van incidenten.

·

Examencommissies en directies ervaren digitaal toetsen nog vaak als een ‘Black Box’; iets waar ze weinig zicht op hebben. Dit leidt tot terughoudend voor deze vorm van toetsen. Terwijl juist uit het onderzoek blijkt dat het proces van schriftelijke toetsen meer kwetsbaarheden kent dan het proces van digitaal toetsen. De ICT-omgeving en het systeem van digitale toetsing kent diverse beveiligings- en controlemechanismen.

·

Docenten en medewerkers zijn zich nog onvoldoende bewust van de risicomomenten en de zwakke plekken in de toetsketen en kunnen zelfs (onbewust) de gelegenheid bieden om tentamenfraude te plegen. Een substantieel deel van de kwetsbaarheden in het systeem blijkt voort te komen uit de (ontoereikende) kwaliteit van het handelen en/of op (onvoldoende) naleving en handhaving van regels en procedures. Voorbeelden die in het rapport worden genoemd zijn: hergebruik van toetsen, opslag op onbeveiligde plekken, tekort schietende kwaliteit van surveillanten, geen geautomatiseerde plagiaatcontrole.
Examencommissies en het management behoren een rol te spelen bij de controle hierop.


Aanbevelingen uit het rapport

Hiernavolgend is een vertaalslag gemaakt van de aanbevelingen die de auditcommissie in het rapport aangeeft, zodat ze toepasbaar zijn voor ook andere onderwijssituatie. Misschien is het vooral een goed idee om zelf eens een soortgelijk onderzoek uit te voeren? Het door HR uitgevoerde onderzoek biedt hier mooie handvatten voor. Wat met name nog wel eens verassende informatie zou kunnen bieden: een onderzoek onder de eigen studenten. Al was het alleen al om helemaal up-to-date te raken met moderne methoden (1).

Aanbevelingen:

1)

Zie als examencommissie zicht te krijgen op de kwetsbaarheden in het toetsingsproces (qua processen, systemen en cultuur), inclusief risicoanalyse, en stel een plan van aanpak op voor maatregelen. Bespreek de bevindingen en voorstellen voor maatregelen binnen de eigen opleiding (met betrokkenen, zoals het opleidingsmanagement, Bureau Onderwijszaken, examinatorn ) en wissel ze uit met de examencommissies van andere opleidingen.

2)

Ga als instelling zowel als opleiding (of faculteit) na of bepaalde kaders of uitgangspunten nodig zijn, in aanvulling op de reeds geldende bepalingen en regels. Bijvoorbeeld t.a.v. het standaard gebruiken en juist toepassen van een automatische plagiaatdetector bij werkstukken. Wissel de ‘good practices’ uit.

3)

Stel als examencommissie een “eventregister” op dat periodiek geëvalueerd wordt om na te gaan of de bestaande maatregelen afdoende zijn.

4)

Besteed als examencommissie, in samenspraak met het opleidingsmanagement, indien nodig, aandacht aan verbeteringen in de cultuur van naleving en handhaving van de regels. Stimuleer de bewustwording onder docenten e.a. betrokkenen en bespreek risicoverhogend handelen en integriteitskwesties.

5)

Naast de versterking van bewustwording en alertheid bij alle betrokkenen, is een periodieke controle op de naleving van procedures en regels ook verstandig.

6)

Indien digitale toetsing een rol speelt of gaat spelen binnen de opleiding: vergroot de kennis hierover. Wat is een adequate toetsomgeving? Wat is er aan beveiligingsmaatregelen nodig? Waar moet op gelet worden?

Bron: Rapport Auditcommissie Proces Examinering HR. ‘Weerbaarheid en Veerkracht’ - Onderzoek naar de fraudebestendigheid van het proces van examinering binnen Hogeschool Rotterdam.
Hogeschool Rotterdam, 2014

(1) Zie bijvoorbeeld de presentatie: IT Security in examineren. Hacken en fraude in de digitale toetsomgeving. Jochen den Ouden - 2015 - NVE - Stenden Hogeschool - Veteris IT Services