UT- Aandachtspunten en inhoudsopgave voor een jaarverslag examencommissies

Format jaarverslag examencommissies

Met ingang van de nieuwe WHW (sept 2010) is het voor iedere examencommissie verplicht geworden jaarlijks aan de decaan schriftelijk verslag uit te brengen over de werkzaamheden.

Artikel 7.12b lid 5 bepaalt: “De examencommissie stelt jaarlijks een verslag op van haar werkzaamheden. De examencommissie verstrekt het verslag aan het instellingsbestuur of de decaan.” Het betreft hier een nieuwe bepaling. In de Memorie van Toelichting is hierover opgemerkt dat deze verplichting is bedoeld om de transparantie te bevorderen en om te benadrukken dat de examencommissie een onafhankelijke orgaan is binnen de instelling.

Voor u ligt, ter voorbeeld, een format voor een jaarverslag van een examencommissie. Doel van dit format is om een beeld te geven van onderwerpen die in een jaarverslag aan bod zouden kunnen of moeten komen. Op dit moment (jan. 2012) bestaan er geen formele richtlijnen (niet wettelijk en niet vanuit de instelling) voor een dergelijk verslag en is de vorm en de inhoud door de examencommissie te bepalen. Uitgangspunt is wel dat het verslag aan onderstaande doelen tegemoet komt en het lijkt raadzaam dat in ieder geval verslag gedaan wordt van alle wettelijke taken.

Doel van een jaarverslag van een examencommissie is onder meer:

-

verantwoorden van de werkwijze

-

een overzicht bieden van en verantwoording afleggen voor uitgevoerde activiteiten

-

bewijsdocumentatie (voor genomen besluiten)

-

reflectie op en eventuele bijstelling van eigen functioneren

-

plannen aangeven voor het komend jaar

In het jaarverslag kan voor sommige informatie ook verwezen worden naar andere bronnen. Indien er bijvoorbeeld een “Regeling examencommissies” voorhanden is (over de uitvoering van taken en bevoegdheden en maatregelen o.a. t.a.v. het borgen van kwaliteit van toetsing; het vaststellen van richtlijnen voor beoordeling; het verlenen van vrijstellingen en het nemen van beslissingen bij fraude) en/of een “Huishoudelijk reglement examencommissie” (met o.a. de vergaderode en wijze van besluitvorming), dan kan - waar dit van toepassing is - hier naar verwezen worden.

Belangrijke aandachtsgebieden en opzet voor een jaarverslag:

1.

Beschrijving van de examencommissie en algemene zaken

1.1

Samenstelling examencommissie per …. (kalenderjaar; nieuwe benoemingen en beëindiging lidmaatschap) / persoonsgegevens leden, verdeling rollen binnen excie

1.2

Profielschets voor (interne/externe) leden en toepassing daarvan

1.3

Betrokken adviseurs en hun respectievelijke rollen en inbreng

1.4

Mandateringen (waarvoor is de commissie gemandateerd; toegekende mandateringen)

1.5

Vergaderschema

1.6

Gevolgde deskundigheidsbevordering door leden

1.7

Overzicht bevoegdheden, taken, verantwoordelijkheden examencommissie

1.8

Wijze van besluitvorming, vergaderorde

1.9

Administratie, archivering, vastlegging besluiten (werkwijze, overzicht en verwijzingen)

1.10

Registratie handtekening en regels voor toepassing

1.11

Huishoudelijk reglement examencommissie (wijzigingen in)

2.

Adviseringstaken / beleidsmatige taken

2.1

Advisering t.a.v. het OER

2.2

Advisering / betrokkenheid bij opstellen en implementatie van toetsbeleid

2.3

Rol en betrokkenheid bij (voorbereiding van) de accreditatie

3.

Borging van toetskwaliteit en beoordeling

3.1

Richtlijnen t.a.v. vaststelling uitslag bij beoordeling en bekendmaking bij betrokkenen

3.2

Kwaliteitsborging toetsing en beoordeling

-

werkwijze, procedures, instrumenten

-

uitgevoerde acties

-

resultaten van uitgevoerde acties (verslag)

-

bijzondere aandachtspunten of specifiek onderzoek

-

actiepunten voor komend jaar

4. Borging eindniveau

-

werkwijze voor kwaliteitsborging afstudeerwerken, procedures, instrumenten

-

uitgevoerde acties

-

resultaten van uitgevoerde acties (verslag)

-

bijzondere aandachtspunten of specifiek onderzoek

-

actiepunten voor komend jaar

5. Diplomering / getuigschriften

(deels gaat het hier om puur statistische gegevens, zonder namen)

-

beoordeling examens / vaststelling geslaagden – niet-geslaagden / aantal en type uitgereikte diploma’s / getuigschriften

-

cum laude toekenningen

-

fraudegevallen: meldingen, beoordelingen, maatregelen

6. Verlening toestemming bij individuele verzoeken

-

vrijstellingen, EVC’s (verzoeken, gehonoreerd, afgewezen)

-

besluiten t.a.v. niet-reguliere toelating tot de opleiding

-

extra herkansingen (verzoeken, gehonoreerd, afgewezen)

-

herbeoordeling (verzoeken, gehonoreerd, afgewezen)

-

afwijkend programma of afstudeertraject (verzoeken, gehonoreerd, afgewezen)

-

bijzondere (maatwerk) voorzieningen (bijv. voor studenten met een studiebeperking)

-

overige

7. Afhandeling klachten, bezwaren en beroepszaken

-

overzicht behandelde klachten en bezwaren en (re)acties

-

beroepsschriften ingediend bij College van Beroep voor de examens, schikkingen, oordelen

8. Aanwijzing examinatoren

-

benoemingen, beëindigingen

-

aandacht voor deskundigheid(sbevordering)

9. Bijzondere onderwerpen of acties

10. Evaluatie eigen functioneren, verbeterpunten, actiepunten komend jaar