Verslag van expert-module 1: Nieuwe verantwoordelijkheden van Examencommissies

Wat is er sinds de nieuwe WHW bijgekomen aan taken voor de examencommissie?Ik ben nieuw in de examencommissie, wat wordt er nu van mij verwacht? Hoe kunnen we in de commissie zo efficiënt mogelijk werken? Hoe weet ik nu of de eigen opleiding op de goede weg is?Wat houdt het UT Toetskader nu in en welke consequenties heeft dat voor een opleiding?

Met deze en andere vragen in gedachten, bezochten 18 deelnemers - merendeels leden van examencommissies van diverse UT-opleidingen – de eerste expertmodule voor examencommissies op 26 jan. jongstleden.

De ochtend werd verzorgd door de Onderwijskundige Dienst (Helma Vlas) in samenwerking met Daad Onderwijsadvies (Joke Oosterhuis).

De thema’s die in deze bijeenkomst centraal stonden waren:

·

rol, taken en verantwoordelijkheden van examencommissies op basis van het wettelijk kader (WHW) en de accreditatievereisten;

·

het UT Toetskader en het daarvan af te leiden toetsbeleid op opleidingsniveau;

·

hulpmiddelen voor examencommissies;

·

kwaliteitsborging van toetsing en beoordeling: het stimuleren en bewaken van de toetskwaliteit en het gerealiseerd eindniveau.

Al tijdens de presentatie die Vlas hield over de rol, taken en verantwoordelijkheden van een examencommissie, kwamen er diverse vraag- en discussiepunten naar voren. Naast ook de nodige verzuchtingen: “Er wordt wel heel veel gevraagd van examencommissies!”, wensen: “Als het maar niet leidt tot meer bureaucratie!” en al enkele ideeën en tips. Zo gaf naar aanleiding van een vraag over het zo efficiënt mogelijk inrichten van alle ‘reguliere’ werkzaamheden van een examencommissie, een deelnemer de suggestie beslissingen rond bijv. vrijstellingen of extra tentamenkansen niet met de hele commissie te bespreken, maar enkele leden daarvoor te mandateren of de werklast te verdelen over de leden. Waarbij de complexere verzoeken wel weer in de hele commissie aan de orde kunnen komen.

Voor diverse opleidingen komt de accreditatie dichterbij en in de presentatie werd hier specifiek aandacht aan besteed door een lijstje te presenteren met vragen die straks door een visitatiecommissie (voor de instellingstoets of voor de opleidingsaccreditatie) gesteld kunnen gaan worden. Het vragenlijstje kan alvast een goede ‘oefening’ vooraf bieden en is meteen een goede ‘check’ voor examencommissies of er nog punten zijn die nog niet voldoende aandacht krijgen. Zo’n ‘check’ of alle punten die toetsing en examinering betreffen voldoende aandacht krijgen binnen de opleiding, kan ook uitgevoerd worden door de in de modulemap aangeboden ‘toetsbeleid-checklist’ in de commissie of, nog beter, gezamenlijk met het onderwijsmanagement, door te nemen.

In het tweede deel van de ochtend, werden de deelnemers gevraagd om naar aanleiding van de presentatie een aantal concrete actiepunten voor de eigen examencommissie en voor zichzelf te formuleren. In groepen, onder leiding van Oosterhuis, werden deze punten besproken en werden dilemma’s en tips verzameld die vervolgens plenair werden behandeld.

Belangrijke dilemma’s of probleempunten die werden genoemd en bediscussieerd waren:

·

tijdsdruk bij en de mentaliteit van docenten: hoe krijg je ze mee met deze nieuwe ontwikkelingen?

·

goede communicatie (over nieuwe ontwikkelingen) richting docenten/examinatoren

·

grote aantallen individuele verzoeken van studenten aan de commissie

·

tijdsdruk, tijdsverdeling en efficiëntie voor de examencommissieleden

·

de relatie tussen “procedures” en “inhoudelijke kwaliteit”

·

het voorkomen van bureaucratie

·

de gedeelde verantwoordelijkheden tussen examencommissies en het onderwijsmanagement en onduidelijkheden daarover

·

wat is een “visie op toetsing”?

·

Osiris – de noodzaak van goede ondersteunende informatiesystemen.

Voor niet alle aangedragen punten kon meteen een passende oplossing worden gevonden. Zo blijft de gedeelde verantwoordelijkheid voor toetsing en examinering een zaak van goede afstemming tussen examencommissies en het opleidingsmanagement. Toetsbeleid kan een co-creatie zijn, waarbij uiteindelijk alle partijen zich kunnen vinden in het eindresultaat en zich in gezamenlijkheid inzetten voor de implementatie. Tegelijkertijd geldt wel dat een examencommissie in onafhankelijkheid moet kunnen opereren en dat kan ook betekenen dat er beslissingen worden genomen en maatregelen worden voorgesteld die het management niet altijd zal toejuichen.

Bij een aantal bespreekpunten kwamen al wat oplossingsrichtingen naar voren, zoals t.a.v. het eerste punt. Een vertegenwoordiger van de opleiding van Psychologie, een opleiding die al aardig ver is met het ‘meekrijgen’ van de docenten, gaf aan dat de druk van een ophanden zijnde accreditatie al kan helpen. Daarnaast is goede ondersteuning van en vooral het tactische opereren door een onderwijscoördinator van belang. In de modulemap is ter voorbeeld van ondersteuning die docenten kan worden geboden, een “Stappenplan” van de opleidingen CW en PSY toegevoegd, waarin voor docenten helder maar beknopt wordt beschreven wat er in het kader van toetsing en beoordeling van ze verwacht wordt.

Intervisie-achtige bijeenkomsten (zoals bijvoorbeeld bij EWI plaatsvinden) en/of onderwijsdagen kunnen helpen om de docenten op de hoogte te stellen van de ontwikkelingen en ze meer betrokken te krijgen.

Voor het efficiënt omgaan met de soms grote aantallen verzoeken van studenten waren al tijdens de presentatie ideeën aangereikt. De werkdruk die examencommissies hierdoor ondervinden, blijkt voor de verschillende opleidingen sterk te verschillen. Wat deels te verklaren is uit het verschil in aantallen studenten, maar ook te maken heeft met verschil in de strengheid waarmee besloten wordt en verschil in werkwijze bij het behandelen van de verzoeken.

Over wat onder een “visie op toetsing” moet worden verstaan liepen de meningen wat uiteen. Een van de deelnemers gaf aan dat hij een visie meer ziet als een toekomstvisie. Door Vlas werd toegelicht dat met ‘visie’ in dit kader veelal wordt gedoeld op het ‘waarom van de wijze van toetsen’ waar een opleiding voor kiest en op de uitgangspunten die worden gehanteerd, zoals bijvoorbeeld het uitgangspunt om wel of niet met deeltoetsen te werken of om alle projecten op een bepaalde wijze te toetsen.

Tijdens de nabespreking van deze punten benadrukte Oosterhuis dat de nieuwe bachelorontwikkelingen een goede kans biedt om onderwijs en toetsing meteen vanaf het begin, wanneer nieuwe modules worden ontwikkeld en het curriculum en de verschillende onderwijsonderdelen weer even helemaal opnieuw worden bekeken, op orde te brengen.
Het idee van een overkoepelend platform was al eerder op de ochtend door Jan van Diepen naar voren gebracht en vond instemming bij de rest van de groep. Belangrijk is dan dat iemand hiervoor het voortouw neemt en het was dan ook bijzonder vreugdevol dat Arend Rensink zich ter plekke beschikbaar stelde als trekker.

Evaluatie

Niet iedereen had tijd om het evaluatieformulier a afloop in te vullen, maar op basis van de evaluaties van 15 deelnemers kan geconcludeerd worden dat ruim tweederde de bijeenkomst ‘zeer informatief’ vond en eenderde vod het in ieder geval ‘enigszins informatief’. Op twee na gaven de deelnemers aan dat ze het bijwonen van de bijeenkomst aan andere examencommissieleden aanraden (1 deelnemer gaf daarbij aan dat dit voor de eigen opleiding niet meer nodig was omdat iedereen al aanwezig was). Van de twee die het niet zouden aanraden, gaf één ter toelichting aan dat het voor alle leden te tijdrovend zou zijn. De andere respondent (old) gaf aan de voorkeur te geven aan een kortere bijeenkomst van ¼ dagdeel gezien de drukke agenda’s van examencommissieleden.

Het merendeel van de respondenten geeft aan (na de module) in staat te zijn om:

-

de verantwoordelijkheden, taken, rollen van een examencommissie en de benodigde deskundigheid aan te geven

-

aan te geven binnen welke wettelijke kaders een examencommissie opereert

-

aan te geven wat de rol is van de examencommissie bij de kwaliteitsborging van toetsing en beoordeling

-

na te kunnen gaan in hoeverre het toetsbeleid van de eigen opleiding op orde is

-

instrumenten en hulpmiddelen te kunnen lokaliseren ter ondersteuning van de werkzaamheden van de examencommissie

Diegenen die zich hiertoe nog niet in staat voelen, gaven toelichtingen in de trant van: “gedeeltelijk in staat”, “er zijn nog vraagtekens”, “hier moet nog concrete invulling aan worden gegeven”, “ nog niet in detail” of “wel handreikingen gekregen om verder te verdiepen”.

Over het kunnen aangeven van de rol van het UT toetskader voor het opzetten van toetsbeleid op opleidingsniveau, had het merendeel nog twijfels. Dit punt is gezien de beperkte tijd in de module alleen kort even aangestipt. Het kader is opgenomen in de modulemap, inclusief de bijbehorende “checklist”. Hier is naar verwezen, maar dit punt had achteraf gezien nog wat uitvoeriger besproken kunnen worden. Op de Toetsingsite en een volgende keer zal hier meer aandacht aan worden besteed.

De meningen waren wat verdeeld ten aanzien van de vraag of men zich in staat acht de kwaliteitsborging van toetsing en beoordeling te onderzoeken, te bewaken en te stimuleren. Als toelichting werd aangegeven dat men wel al ideeën had opgedaan, dat de concrete invulling nog moet gebeuren of dat men hierbij ook nog wat vraagtekens heeft.
De (werk)wijze waarop de kwaliteitsborging bij een opleiding zal plaatsvinden, is iets dat iedere examencommissie ook zelf zal moeten ontwikkelen. Hiervoor kunnen voorbeelden en ideeën aangedragen worden en er kan worden aangegeven waar op gelet dient te worden bij kwaliteitsborging, maar de precieze uitwerking zal contextspecifiek zijn. Verwacht wordt dat module 2 en 3 hiervoor meer concrete handreikingen zullen bieden.

Het merendeel van de aanwezigen miste geen thema’s. Diegenen die wel onderwerpen gemist hadden, gaven niet zozeer nieuwe thema’s aan, maar meer de behoefte aan verdieping of voorbeelden bij wat onderwerpen, zoals: voorbeelden voor de relatie accreditatie en examencommissies; manieren om (efficiënt) uitzonderingsgevallen voor regels te beoordelen; beter zicht op de taakverdeling tussen examencommissies en opleidingsmanagement.

Vijf personen gaven suggesties voor ondersteuning of voorzieningen:

-

concrete tips/informatie bij het opstellen van een toetsbeleid(splan);

-

(suggesties voor het) omgaan met uitzonderingen

-

betere communicatielijnen tussen examencommissie en docenten en infrastructuren voor uitwisseling van informatie

-

examencommissieforum

-

korte cursus van 2 uur bijvoorbeeld tussen de middag of van 16.00-18.00

Door een van de deelnemers werd de website als goed initiatief geroemd. Een andere deelnemer gaf op het evaluatieformulier bij de opmerkingen nog aan het waardevol te vinden om te horen hoe anderen zaken regelen. Dit is een waardevol aspect dat ook de trainers onderschrijven: er kan veel van elkaar geleerd worden, dat bleek ook wel op deze bijeenkomst. De huidige Toetsing-website kan ter ondersteuning hiervan als handige verzamelplek gaan dienen.

Verdere informatie:
In februari worden nog twee expertmodules georganiseerd. Steeds van 9.00 – 12.30 uur, locatie: Drienerburght.
Module 2: Toetskwaliteit: constructie van toetsen (9 feb.) en module 3: Toetskwaliteit: analyse van toetsen (16 feb.). Er zijn nog enkele plaatsen vrij (maximum 20 deelnemers). Meldt u zich aan bij: w.d.j.vlas@utwente.nl

Maatwerk De modules die we aanbieden, kunnen ook als maatwerkcursussen worden aangevraagd. Waarbij de omvang, inhoud en de vorm van een cursus toegesneden kan worden op specifieke vragen of behoeften. Over de kosten hiervoor zullen - afhankelijk van de omvang, vorm en inhoud - afzonderlijk afspraken worden gemaakt. Bij vragen hierover of een verzoek hiervoor kunt u contact opnemen met: Katja Haijkens (k.haijkens@utwente.nl; tel: 2867).

Kennissite Toetsing Er is een kennissite ontwikkeld: http://www.utwente.nl/toetsing. Op deze site willen we in de loop der tijd zoveel mogelijk nuttige informatie en good practices met betrekking tot toetsing en toetsbeleid plaatsen voor de doelgroepen: docenten, examencommissies en bestuurders/-onderwijs-managers. Mocht u zelf mooie voorbeelden weten/hebben of interessante websites of literatuurbronnen kennen of behoefte hebben aan specifieke informatie, laat het ons weten zodat we in gezamenlijkheid deze site steeds waardevoller maken! (Stuur uw bijdrage naar: w.d.j.vlas@utwente.nl).

Nieuw – Module Toetsanalyse voor docenten In maart vindt weer de cursus Testing & Assessment voor docenten plaats. Aanvullend is er nu ook een (los te volgen) module Toetsanalyse voor docenten. Zie voor meer informatie hierover de cursuskalender op de OD-website.

Ook professionaliseringsactiviteiten voor docenten op het gebied van toetsing en beoordeling kunnen op maat en op locatie worden georganiseerd. Al dan niet op basis van het bestaande cursusaanbod of gericht op specifieke thema’s. Hierbij kan ook gedacht worden aan een workshop tijdens bijvoorbeeld een studiedag. Voor maatwerkactiviteiten worden afzonderlijke (prijs)afspraken gemaakt. Bij vragen hierover of een verzoek hiervoor kunt u contact opnemen met: Katja Haijkens (k.haijkens@utwente.nl; tel: 2867).

Relevante links naar onderdelen uit de modulemap:

NB. Deze onderdelen zijn ook te vinden via de Toetsing-site: www.utwente.nl/toetsing, kijk bij Examencommissies.

-

Aandachtspunten voor examencommissies uit “Geslaagd! Handreiking examencommissies”; klik <hier> of via Nieuwsberichten.

-

Relevante artikelen uit de WHW. Zie in de bijlage van Geslaagd! voor een compacte versie. Voor de hele WHW, zie: http://wetten.overheid.nl/BWBR0005682/geldigheidsdatum_12-02-2012

-

Accreditatiestandaarden. Een beknopte opsomming van de standaarden. Via de site van de NVAO is het complete beoordelingskader te vinden.

-

Het UT Toetskader Via www.utwente.nl/toetsing te vinden - zie onder Examencommissies.

-

Checklist Toetsbeleid op opleidingsniveau Via www.utwente.nl/toetsing te vinden - zie onder Examencommissies.

-

PCDA-cyclus voor toetsbeleid. Zie daarvoor “Handreiking voor examencommissies (Dienst Onderwijs en Onderzoek - Fontys Hogescholen)” paragraaf 5.3.

-

Format jaarverslag (ter voorbeeld). Te vinden via www.utwente.nl/toetsing te vinden - zie onder Examencommissies