Notulen Algemene vergadering 15-05-2012

Notulen Algemene Leden Vergadering (ALV) – 15 mei 2012

Locatie: Kasteel Woerden, Woerden

Notulist: Eelco Lolkema

Aanwezig:

Lilian Hupkens, Sander Tiemens, Karel van Zanten, Willem Schmidt, Felix-Jan van den Bos, Edwin van der Steeg, Elja Knol, Roelof van der Horst, Sandor Veltman, Willem Groenenberg, Eelco Lolkema.

Afwezig (met kennisgeving):

…………

Gasten:

Sven Oosterhuis, Lars Dekker (beide Stress).

Vanaf 18.00 worden de genodigden ontvangen in Kasteel Woerden, waarna om ca. 18.30 een gezamenlijke maaltijd wordt genuttigd in het restaurant van het Kasteel.

1.

Opening

Om ca. 19.15 opent Felix-Jan van den Bos de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. Een speciaal welkom voor de twee vertegenwoordigers van Stress.

2.

Mededelingen en vaststellen van de agenda

Felix-Jan deelt mee dat in de loop van de avond prof. Rez Kabir wordt verwacht. Prof. Kabir is uitgenodigd om, vanuit zijn rol van opleidingsdirecteur van de masteropleiding BK, een presentatie te verzorgen over de ontwikkeling van de opleidingsprogramma’s BK en TBK aan de UT. Als prof. Kabir arriveert zal de vergadering worden geschorst; na de presentatie zal prof. Kabir weer vertrekken en wordt de vergadering hervat.

Op verzoek van Lilian wordt onder punt 7a een toelichting op de plannen en activiteiten van Bekader voor 2012 toegevoegd.

3.

Verslag ALV 2011, 9 mei 2011

Het verslag van de ALV wordt zonder wijzigingen vastgesteld.

4.

Bestuurlijk verslag verenigingsjaar 2011 en goedkeuring

Het bestuurlijk verslag is voorafgaand aan de ALV per email verzonden naar de leden.

Felix-Jan stelt dat 2011 een roerig jaar is geweest. Begin 2011 zijn twee commissies aan de slag geweest om een acute bestuurscrisis op te vangen. Met enige moeite lukte het om op de ALV drie nieuwe bestuursleden te benoemen. Helaas viel door persoonlijke omstandigheden al snel één van de bestuursleden weg, waardoor pas na de vakantieperiode (vanaf september 2011) een aantal zaken konden worden opgepakt.

Een belangrijke actie was het verstrekken van een opdracht om het ledenbestand van Bekader weer op orde te brengen. Door omstandigheden is dit ledenbestand erg vervuild geraakt, waardoor vooral het innen van de contributies een steeds tijdrovender taak voor het bestuur begon te worden. De opdracht is verstrekt aan een student van Stress.

In het algemeen heeft het bestuur de banden met Stress verder aangehaald. Leden van beide besturen waren aanwezig bij elkaars bestuursoverleg. Verder blijft Bekader Stress steunen met een bijdrage voor BK-Trends.

Op de vraag van Roelof hoe het bestuur 2011 heeft ervaren antwoordde Felix-Jan dat het vooral in de beginperiode soms erg frustrerend werken was. Niet alleen viel al snel één van de bestuursleden weg, ook de betrokkenheid van de leden viel erg tegen. Bekader is een vereniging vóór en dóór de leden, wat een actieve betrokkenheid van die leden vraagt. Gelukkig is de laatste tijd weer enige verbetering ten aanzien van die betrokkenheid waar te nemen. Er is dan ook de verwachting dat in 2012 zo’n 4 à 5 maal een activiteit zal worden georganiseerd.

Gevraagd werd hoe de relatie is met de faculteit. De contacten blijken beperkt te zijn. Dat is mede een gevolg van de grote veranderingen in de structuur van de faculteit en in de onderwijsprogramma’s. Eén van de contacten loopt via de Praktijkraad BK. Op het laatste overleg van de Raad (24 april 2012, bijgewoond door Eelco namens Bekader) waren drie van de vier opleidingsdirecteuren aanwezig om een toelichting te geven op de plannen. Naast prof. Kabir (Msc BK) waren aanwezig Tatyana Bondarouk (Bsc BK) en Erwin Hans (Bsc TBK). BK is gepositioneerd als een g-studie, TBK als een β-studie. In de presentaties van Bondarouk en Hans werd benadrukt dat contacten tussen studenten en bedrijfsleven en andere organisaties een belangrijk onderdeel vormen van de opleiding. Vooral in het eerste jaar worden die contacten gebruikt om het juiste studietraject voor de student te bepalen. Men hoopt via Bekader in contact te komen met organisaties die een rol kunnen en willen spelen in de begeleiding van studenten.

Inmiddels is prof. Kabir gearriveerd. Felix-Jan vraagt de aanwezigen akkoord te gaan met het verslag. Akkoord wordt gegeven met algemene stemmen.

Intermezzo - Presentatie prof. Kabir.

Prof. Kabir geeft een overview van de opleidingen BK en TBK aan de UT. De opleidingen hebben een sterke internationale oriëntatie; er is zelfs een speciale opleiding IBA: International Business Administration (Bsc). De curricula werden besproken, waarbij de aanwezigen vooral geïnteresseerd zijn in de verhouding technische – niet technische vakken en de impact daarvan op de inzetbaarheid van de net afgestudeerde bedrijfskundige. Uit de zaal komt de opmerking dat het bedrijfsleven juist nu brugfunctionarissen nodig heeft tussen techniek enerzijds en markt anderzijds. Getwijfeld wordt of de nieuwe afgestudeerden voldoende bagage meekrijgen om die rol te kunnen invullen. Anderzijds komen bedrijfsoriëntatie en externe oriëntatie (uitwisseling met andere kennisinstituten) veel meer aan bod dan vroeger. Studenten wordt actief geadviseerd om vakken op buitenlandse instituten te volgen en daar ook de examens af te leggen. En andersom: buitenlandse studenten krijgen de mogelijkheid om op de UT vakken te volgen.

De presentatie wordt afgesloten met de vragen op welke manier de UT iets kan betekenen voor de alumni en hoe de alumni kunnen bijdragen aan de opleiding. Helaas moest prof. Kabir weer vertrekken voordat er dieper kon worden ingegaan op deze vragen.

Op initiatief van Lilian werd na het vertrek van prof. Kabir toch een inventarisatierondje gehouden: wat betekenen de ontwikkelingen voor Bekader?

Twee zaken kwamen daarbij duidelijk naar voren:

·

Het opsplitsen van het vakgebied in een g-studie en een β-studie levert alumni op met een ander profiel dan het overgrote deel van de huidige alumni.

·

Door het sterke internationale aspect is de binding van de alumni met de UT mogelijk minder dan vroeger. Veel buitenlandse studenten zullen niet in Nederland blijven na hun afstuderen.

Beide zaken zullen de behoefte aan een alumnivereniging als Bekader verminderen. Dat lijkt strijdig met de ontwikkeling dat de faculteit juist een groter belang lijkt te hechten aan contacten met het bedrijfsleven.

De vergadering wordt vervolgens hervat.

5/6. Financieel verslag over het verenigingsjaar 2011 en verslag van de kascontrolecommissie

De penningmeester geeft een toelichting op het verslag.

Ten aanzien van de bijdrage aan BK-Trends is de intentie dat deze wordt voortgezet, ook omdat de bijdrage van de faculteit is gestopt. Er moet nog wel een overeenkomst worden getekend.

Roelof adviseert om de reservering voor het lustrum te benomen als “komend lustrum” en het jaartal weg te laten.

Lilian vraagt of de contributies 2011 nog niet zijn geïnd. Dat blijkt correct te zijn.

Voorgesteld wordt, na overleg met en instemming van de kascontrolecommissie, om 2011 contributievrij te houden en om nog openstaande debiteurenposten (niet inbare contributies) af te schrijven. Een voorstel daartoe van de penningmeester wordt tijdens de vergadering uitgereikt. Door een in de afgelopen jaren vervuild geraakt ledenbestand is het namelijk bijzonder lastig geworden om vast te stellen wie nog welke contributies moet betalen. Het is niet redelijk om dit aan het uit vrijwilligers bestaande bestuur te vragen. Wel heeft het bestuur een student opdracht gegeven (tegen betaling) om het ledenbestand weer up-to-date te maken, zodat het bestuur in de toekomst wel in staat is om op een normale manier contributies te innen.

Lilian vraagt hoeveel leden een opdracht voor automatische incasso hebben afgegeven. Dat is ca. 2/3 van het ledenbestand.

Edwin vraagt welk risico de vereniging loopt door deze maatregel. Dat blijkt marginaal te zijn. Gebruikelijk is dat een vereniging een zodanig vermogen aanhoudt dat minimaal 1 jaar zonder inkomsten kan worden doorgedraaid. Voor Bekader geldt dat het vermogen, na afboeking van de oninbare contributies, nog zo’n 3 jaar door kan draaien op basis van het huidige uitgavenpatroon.

Roelof vraagt of er in 2012 dan wel kan worden gestart met een schoon ledenbestand. Dat wordt bevestigd.

Lilian vraagt of er nog een verslag van de kascontrolecommissie komt. De commissie zegt toe daar voor te zorgen; wordt samen met het verslag van de ALV verstuurd.

Na deze constateringen vraagt Felix-Jan om een akkoord op het financiële beheer over 2012.

De kascontrolecommissie geeft aan de financiële positie en de stukken te hebben gecontroleerd en geeft een positief advies aan de ALV.

De aanwezige leden stemmen in met het advies en verlenen het bestuur decharge ten aanzien van het gevoerde financiële beleid.

7.

Bestuurswissel

Zoals eerder was aangegeven had de voorzitter (Emile de Boer) zijn werk in 2011 door omstandigheden al moeten neerleggen. De penningmeester, Sander Tiemens, stelt zijn zetel beschikbaar en is niet herkiesbaar. Felix-Jan van den Bos is wel herkiesbaar.

Sander geeft een toelichting op zijn niet-herkiesbaar stelling. Hij was begin 2011 betrokken bij het in de lucht houden van Bekader, had na de ALV 2011, met het nieuwe bestuur, energie om door te gaan en zag mogelijkheden om ook Bekader weer van nieuwe energie te voorzien. Door omstandigheden, zoals het wegvallen van Emile en de zeer beperkte ondersteuning door zijn voorganger (eveneens door persoonlijke omstandigheden) moest die energie vooral worden gestopt in administratieve (herstel) klussen, in plaats van in de ontwikkeling van Bekader. Nu ook in het komende jaar op het persoonlijke vlak veel zaken gaan veranderen (verhuizen, trouwen) ziet Sander te weinig ruimte om als bestuurslid bij Bekader door te gaan.

Felix-Jan geeft aan dat zich één kandidaat voor de rol van penningmeester heeft aangemeld: Job Jabroer. Felix-Jan vraagt of er aanwezigen zijn die zich kandidaat willen stellen voor de derde positie. Er bieden zich geen nieuwe kandidaten aan.

In deze situatie zijn er twee kandidaten voor drie rollen. Dit is niet strijdig met de statuten: 1 persoon mag meerdere rollen invullen. Elders zijn daar ook voorbeelden van.

Willem geeft aan dat rolscheiding erg belangrijk is.

Felix-Jan beaamt dat; hij stelt voor om de rol van voorzitter en secretaris te combineren om zo de rol van penningmeester, als beheerder van de kas, zo onafhankelijk mogelijk te houden.

Roelof geeft aan dat het bestuur niet moet aarzelen om hemzelf en andere actieve leden in te zetten voor werkzaamheden, ook naast het organiseren van activiteiten.

Felix-Jan dankt hem voor dit aanbod.

Ook Sven, vanuit zijn rol als bestuurslid van Stress, biedt aan dat leden van Stress in voorkomende gevallen ook bepaalde taken zouden kunnen overnemen, in het kader van de samenwerking tussen Bekader en Stress. Felix-Jan neemt ook dit aanbod met dank aan.

In stemming wordt gebracht het volgende voorstel voor de samenstelling van het bestuur:

Felix-Jan van den Bos: voorzitter/secretaris,

Job Jabroer: penningmeester.

Het voorstel wordt met algemene stemmen aangenomen.

Sander wordt door de aanwezigen bedankt voor zijn inzet.

7a. Toekomstplannen 2012

Op verzoek van Lilian is dit onderdeel toegevoegd aan de agenda. Achtergrond: het was Lilian opgevallen dat in 2011 een aantal voorstellen voor activiteiten, o.a. op LinkedIn, niet door het bestuur werden opgepakt. Ze vroeg zich af wat dat betekende voor de toekomst. Wat Lilian betreft ligt de focus niet bij het werven van leden onder de nieuwe generaties alumni, maar het faciliteren van activiteiten voor de “klassieke” generaties.

Felix-Jan gaf aan dat in 2011 door de problemen binnen het bestuur slechts zeer beperkt aandacht aan het faciliteren van activiteiten kon worden besteed. In juni was er overigens wel een activiteit gepland, maar die ging niet door bij gebrek aan belangstelling. Zijn indruk is in elk geval dat er moeizaam invulling wordt gegeven aan het uitgangspunt “activiteiten voor leden door leden”. In elk geval zitten er voor 2012 wel een aantal activiteiten in de pijplijn:

·

Carel Daams: Innovatie café;

·

Edwin van der Steeg: een avond met als onderwerp “acquisitie”;

·

Samen met Stress: een avond over een nog nader vast te stellen onderwerp;

·

Willem Schmidt: een initiatief gericht op het dichter bij elkaar brengen van de leden.

Verder zijn er ideeën over het verder ontwikkelen van contacten via LinkedIn en het opzetten van een eigen website.

8.

Vaststellen contributie voor 2012

Voorgesteld wordt om de hoogte van de contributie te handhaven op het laatst vastgestelde niveau:

·

€ 30,- voor leden die een machtiging voor automatische incasso hebben afgegeven;

·

€ 40,- voor leden die op andere wijze betalen.

Het voorstel wordt met algemene stemmen aangenomen.

9/10. W.v.t.t.k. en Rondvraag

Roelof: stelt voor om serieus te kijken naar aansluiting met andere alumniverenigingen als het aantal leden zo beperkt blijft. Bijvoorbeeld samen met Eindhoven.

Is tot dusverre nog geen initiatief voor ontwikkeld. De vraag is wat er dan overblijft aan UT-karakter; onduidelijk of dit het voor UT-alumni wel aantrekkelijk maakt. Wordt ter kennisneming vastgelegd.

Edwin: zijn de data van de activiteiten 2012 al bekend?

Felix-Jan: nog niet. Er zal aan de initiatiefnemers worden gevraagd om voorstellen in te dienen.

Edwin: dank Felix-Jan voor zijn inzet in het afgelopen jaar. Wordt met instemming op gereageerd door de overige aanwezigen.

Eelco: wie gaat de kascontrolecommissie voor 2012 bemensen?

Felix-Jan: stelt voor dat dit weer wordt uitgevoerd door Elja Knol en Eelco Lolkema, indien beide zich beschikbaar stellen. Beide stellen zich beschikbaar.

Het voorstel wordt met algemene stemmen aangenomen door de aanwezigen.

10.

Sluiting

Felix-Jan sluit de vergadering om ca. 22.45 uur en wens alle aanwezigen een goede terugreis.

-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-