Uitzonderingen, hardheidsclausule en procedure

Het belangrijkste uitgangspunt van de harde knip is dat gehele Bachelor (of Premaster) moet zijn afgerond voordat er met de Master gestart kan worden. Uitzonderingen zijn alleen mogelijk wanneer er sprake is van een individuele persoonlijke omstandigheid, anders gezegd het moet gaan om een uitzonderlijke en schrijnende situatie.

Er is een speciale Harde Knip Commissie (HKC) ingesteld die bepaalt of de situatie van de student inderdaad uitzonderlijk en schrijnend is. De HKC wordt hierbij geadviseerd door de examencommissie.

De procedure ziet er als volgt uit:

Aanvraag ingediend en dan?

Je hebt de aanvraag ingediend via het invulformulier (http://www.utwente.nl/so/studentenbegeleiding/regelingen/hardeknip/webformulier/) en vraagt je af wat er nu gaat gebeuren. Deze aanvraag komt in zijn geheel bij de examencommissie terecht die deze in een vergadering zal bespreken. Bij deze vergadering zijn naast de examencommissie ook adviseurs aanwezig, dit zijn vaak de studiecoördinator, studieadviseur en/of opleidingsdirecteur. Op basis van de door jou aangeleverde informatie en de input van de adviseurs zal de examencommissie een advies geven. Dit advies wordt samen met de complete aanvraag naar de HKC commissie gestuurd. De HKC neemt zo snel als mogelijk is het uiteindelijke besluit en stelt je hiervan op de hoogte.

Hoe lang alles precies duurt, is lastig te zeggen. Meestal komt een examencommissie eens per maand bij elkaar. Wanneer de aanvraag nog voor de aanleverdatum binnen is, zal deze besproken worden. De aanleverdata staan op de website of zijn op te vragen via griffie van de examencommissie.

De HKC komt tot en met september 2012 eens per twee weken bij elkaar en bespreekt dan de binnengekomen aanvragen.

Wanneer je het niet eens bent met een besluit van de HKC, dan kun je in beroep gaan. Dit beroep dient binnen 6 weken na dagtekening van het besluit ingesteld te worden via het klachtenloket. Meer informatie is te vinden op deze website: http://www.utwente.nl/so/studentservices/klachtenloket/klachtenloket.doc/

Gronden voor ontheffing

In het aanvraagformulier staan verschillende gronden voor ontheffing genoemd. Het is van belang om je te realiseren dat deze gronden niet automatisch voor ontheffing zorgen. Het tijdsaspect is hierbij bijvoorbeeld van belang, ziekte in het 1^e of 2^e studiejaar kan mogelijk later nog opgevangen worden.

En nogmaals; het moet gaan om een uitzonderlijke en schrijnende situatie. Volgens de wet zijn activisme, topsport en extra-curriculaire activiteiten geen reden voor ontheffing. Echter kunnen deze wel leiden tot een uitzonderlijke en schrijnende situatie.

De studieadviseur kan je adviseren over een beroep op de hardheidsclausule.

Benodigde documenten

Bij de uiteindelijke aanvraag bij de Examencommissie moeten de volgende documenten aangeleverd worden door de student:

1.	Eigen verklaring/motivering (waaruit duidelijk blijkt; wat je zelf hebt gedaan met je studieplanning om de achterstand bij te werken, hoe je de harde knip in je studieplanning verwerkt hebt)

2.	Overzicht complete studievoortgang uit Osiris

3.	Studieplanningen (1 waaruit blijkt welke gevolgen de harde knip voor jou heeft, 1 wanneer je vrijstelling zou krijgen van de harde knip)

4.	Verklaringen persoonlijke of bijzondere omstandigheden.

De verschillende omstandigheden kennen ook verschillende verklaringen. Op het studentenformulier worden de volgende persoonlijke omstandigheden genoemd: ziekte, handicap, bijzondere familieomstandigheden en zwangerschap.

Bij deze omstandigheden is een verklaring van een deskundige noodzakelijk. Een deskundige is een arts of een psycholoog (met BIG-registratie). In de verklaring staat bij voorkeur het volgende:

·	Ziekte: wat de aard en de duur van de omstandigheden is. Mocht de arts of psycholoog (BIG geregistreerd) geen verklaring willen afgeven, dan kan de student eventueel een afspraak met een studentendecaan maken.

·	Functiebeperking: in welke mate je functioneren wordt gehinderd.

·	Zwangerschap/bevalling: de geboortedatum of de uitgerekende datum.

·	Bijzondere familieomstandigheden: wat de aard en de duur van de omstandigheden is.

Ook worden “overige omstandigheden” genoemd. Hier vallen excellent presteren, activisme, extra-curriculaire studie-activiteiten en topsport onder. De gewenste verklaringen hierbij zijn;

·	Excellent presteren: Een overzicht met de behaalde resultaten tot nu toe.

·	Activisme: Een bewijs dat de student in een bepaalde periode een bepaalde functie heeft uitgevoerd. Dit kan een kopie van de “activisme-erkenning” zijn, een kopie van de toekenning van de afstudeermaanden of een uitdraai van de actuele bestuurspagina van de website.

·	Extra-curriculaire studie-activiteiten: Een bewijs dat de student in een bepaalde periode een bepaalde activiteit heeft ondernomen.

·	Topsport: Besluit commissie Topsport