Functieprofiel afdelingshoofd Studentactiviteiten en Campus

Functieprofiel afdelingshoofd Studentactiviteiten en Campus.

De afdeling Studentactiviteiten en Campus (SA&C)

De afdeling SA&C maakt onderdeel uit van het Student en Onderwijs Service Centrum (S&O). De afdeling ondersteunt de activiteiten op het gebied van de extracurriculaire leeromgeving en bestaat op dit moment uit de activiteiten Sport & Cultuur waarvoor de Student Union beleidsverantwoordelijk is. Sport & Cultuur biedt studenten de mogelijkheid op de campus zich te vormen, te ontspannen en te ontplooien. Daarnaast staat de gezondheid van de student centraal. Tevens versterkt het de sociale binding tussen studenten van verschillende opleidingen binnen de Universitaire gemeenschap; verenigingen en voorzieningen zijn ontmoetingsplaatsen bij uitstek. De campus met zijn voorzieningen vergroot de aantrekkingskracht op potentiële studenten. Sport & Cultuur vervult hierbij een ambassadeursfunctie, niet alleen naar scholieren maar ook naar andere partijen.

De bezetting bestaat uit professionals op de onderscheiden clusters van sport en cultuur en de facilitaire ondersteuning. De totale omvang van de afdeling bestaat uit ca 23 fte.

De twee afzonderlijke clusters sport en cultuur worden inhoudelijk geleid door een clustercoördinator. Eén van de twee clustercoördinatoren is tevens afdelingshoofd.

Omschrijving van de functie afdelingshoofd Studentactiviteiten en Campus

Preambule: de afdeling SA&C wordt aangestuurd door een afdelingshoofd die tevens clustercoördinator Cultuur óf Sport is.

Het hoofd, draagt in samenspraak met de clustercoördinator en de directeur, zorg voor de beleidsvoorbereiding en uitvoering van de activiteiten Sport en Cultuur. De Student Union is beleidsverantwoordelijk.

Het afdelingshoofd SA&C is lid van het MT S&O met een inspirerende inbreng die vanuit zijn/haar professionele achtergrond bijdraagt aan het algemene beleid van het Servicecentrum en de UT. Het hoofd zorgt voor de inhoudelijke samenwerking tussen zowel de huidige twee clusters sport en cultuur als met de overige afdelingen S&O en geeft input aan de inhoud, verbreding en verdieping van de Campusactiviteiten UT.

Het afdelingshoofd SA&C draagt binnen het vastgestelde beleid van de dienst zorg voor de organisatorische en personele aansturing van de afdeling. Het hoofd levert de noodzakelijke input aan de directeur S&O over de inhoud van de plannen en rapportages van de afdeling zoals jaarplannen, begrotingen en budgetrapportages. Het hoofd draagt namens de directeur S&O zorg voor de administratieve en facilitaire ondersteuning van de gehele afdeling SA&C.

Het afdelingshoofd SA&C geeft de noodzakelijke inhoudelijke input aan de door de directeur S&O af te sluiten dienstverleningsovereenkomsten met de klanten (Student Union, faculteiten, CvB) waarin de bijzondere positie, kennis en vaardigheden van de professionals van de afdeling de nodige aandacht krijgen en een meerwaarde geven. Het hoofd is verantwoordelijk voor de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomsten en voor de contacten met de afnemers van de afdeling; studentenverenigingen, verenigingskoepels, studenten en medewerkers. Het hoofd bevordert de samenwerking met interne partners zoals de overige service centra en concerndirecties UT en externe partners zoals de Saxion Hogeschool en (gemeentelijke) instellingen op het terrein van Sport, Cultuur en overige Campusactiviteiten.

Het hoofd bevordert het projectmatig werken, zowel binnen de afdeling als daarbuiten. Het hoofd is verantwoordelijk voor de informatievoorzieningen van de afdeling en werkt hiertoe nauw samen met de informatiemanager S&O.

Kernactiviteiten van de functie

Algemeen:

·	Is verantwoordelijk voor het algemeen functioneren van de afdeling op de meest efficiënte en effectieve wijze. De medewerkers zijn daardoor in staat hun kerntaken optimaal uit te voeren. De afdeling levert tevens haar toegevoegde waarde conform de doelen van de organisatie;

·	Levert de gewenste bijdrage van de afdeling in het Management Team S&O waarbij het belang van het Service Centrum en de UT als geheel vooropstaat; Beleidsverantwoordelijkheid:

·	Bereidt beleid voor op het gebied van de activiteiten Sport en Cultuur en voert dit uit.

·	Ondersteunt de Student Union bij het ontwikkelen van beleid op de gebieden waarvoor deze beleidsverantwoordelijk is;

·	Ontwikkelt in samenwerking met de Student Union, de Concerndirectie S&C en het projectbureau S&O nieuw beleid op het gebied van studentactiviteiten en de Campus;

Personeelsbeleid:

·	Geeft voorstellen aan het door de directeur S&O vast te stellen personeelsbeleid van de afdeling en voert dit uit;

·	Geeft in opdracht van de directeur S&C de hiërarchische leiding aan de professionals van de afdeling evenals de functionele leiding aan de professionals van het eigen cluster en de ondersteunende medewerkers van de afdeling;

·	Behartigt binnen de gestelde beleids- en personeelskaders van het Service Centrum op een persoonsgerichte wijze de belangen van de medewerkers van de afdeling;

·	Draagt zorg voor een efficiënte en effectieve manier van werken, waar mogelijk op projectbasis.

Financieel beleid:

·	Geeft voorstellen aan het door de directeur S&O vast te stellen financiële beleid van de afdeling en voert dit uit. Hieronder valt de noodzakelijke inbreng voor de jaarplannen, begrotingen en budgetrapportages van de afdeling;

Dienstverlening en communicatie:

·	Geeft input aan de inhoud van de door de directeur S&C af te sluiten dienstverleningsovereenkomsten met de klanten (Student Union, CvB, faculteiten) en voert deze uit;

·	Onderhoudt het actief relatiebeheer met de afnemers (studentenverenigingen, verenigingskoepels, studenten, medewerkers en derden);

·	Voorziet in de goede informatie vanuit de afdeling;

·	Werkt samen met de overige afdelingshoofden S&O, de informatiemanager S&O, de Servicecentra/concerndirecties UT en met externe partners.

·	Onderhoudt namens de directeur S&O interne en externe netwerken die bijdragen aan de goede ontwikkeling en dienstverlening van de eigen afdeling en het Service Centrum.

Profiel van het afdelingshoofd

Het afdelingshoofd SA&C heeft een academische denk- en werkwijze en heeft aantoonbare affiniteit met de kerntaken van de beide huidige clusters sport en cultuur. Het hoofd kan goed omgaan met individuele professionals in een academische setting en kan adequaat omgaan met de complexe (bestuurlijke) verhoudingen binnen een universitaire organisatie. Het goed kunnen omgaan met studenten en studentbestuurders - met wederzijdse en gelijkwaardige inbreng en met begrip voor de specifieke situatie - vormt een noodzakelijke voorwaarde voor de functie. Onderdeel hiervan vormt het interactief maken van afspraken – en het uitvoeren hiervan - met de studentenverenigingen en verenigingskoepels.

Het afdelingshoofd kent de behoeften en omstandigheden van zijn/haar afnemers en functioneert op een inspirerende wijze in het managementteam S&O en daarbuiten: hij/zij heeft overtuigingskracht, inspireert en is klantgericht. Hij/zij beschikt over voldoende visie op de gebieden sport en cultuur en de Campus als geheel om nieuwe ontwikkelingen te volgen en in te brengen in de beleidsontwikkeling van de Student Union, het CvB, de afdeling en het Servicecentrum. Hij/zij heeft daarbij een visie op de toekomst van het studentenactivisme binnen de Universiteit Twente rekening houdend met de ondernemende en internationale ambities en de Campus als unieke leer- en leefomgeving met een grote mate van eigen beleidsverantwoordelijkheid voor de studenten en met belang voor de UT en de regio.

Het afdelingshoofd is goed in staat input en uitvoering te geven aan het door de directeur S&O vastgestelde personeelsbeleid. Hij/zij is goed in staat om professionals te motiveren door met visie en overtuigingskracht richting te geven aan de uitvoering van het vastgestelde beleid en de omstandigheden en voorwaarden te scheppen waarbinnen zij hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Daarnaast worden tijdig knopen doorgehakt en maatregelen genomen. Hij/zij heeft het vermogen ervoor te zorgen dat de twee afzonderlijke “bloedgroepen” als één geïntegreerde afdeling gaan functioneren. Hij/zij zorgt ervoor dat de afzonderlijke medewerkers in zijn/haar afdeling als team werken en deelnemen aan projecten binnen en buiten de afdeling.

Het afdelingshoofd is goed in staat input en uitvoering te geven aan het door de directeur S&O vastgestelde financiële beleid van de afdeling. Een goede budgetbeheersing vormt daarbij een randvoorwaarde voor de uitoefening van de functie.

Samenvatting belangrijkste competenties

·	Bezit natuurlijk leiderschap: faciliterend, motiverend, coachend en doortastend;

·	Academisch denk- en werkniveau;

·	Heeft een goed analytisch denkvermogen: kan hoofd- en bijzaken onderscheiden;

·	Volgt proactief nieuwe ontwikkelingen en brengt deze in;

·	Heeft goede sociale vaardigheden: communiceert open en eerlijk, kan de stijl van leidinggeven afstemmen op de persoon en weet mensen met elkaar te verbinden;

·	Werkt klantgericht met oog voor de gewenste dienstverlening in een academische omgeving;

·	Gaat uitstekend om met studenten en studentbestuurders op basis van wederzijdse inbreng en begrip voor de specifieke situaties die horen bij de visie van de UT op het studentenzelfbestuur;

·	Stuurt procesmatig zijn/haar afdeling aan op basis van dienstverleningsovereenkomsten;

·	Heeft kennis van en affiniteit met noodzakelijke processen op het gebied van personeel en financiën;

·	Is stressbestendig;

·	Bezit goede communicatieve vaardigheden.