FAQ

Voor studenten: algemeen

1.	Hoe kan ik zien voor welke opleiding(en) ik ben ingeschreven?

2.	Ik heb een fout ontdekt in mijn examenprogramma of een cursus staat niet in mijn examenprogramma, wat nu?

3.	Hoe kan ik me inschrijven voor een cursus?

4.	Hoe kan ik me inschrijven voor een tentamen?

5.	Hoe kan ik me inschrijven voor een tentamen dat buiten de reguliere tentamenperiodes valt?

6.	Hoe kan ik mijn resultaten opvragen?

7.	Waar vind ik informatie over minoren?

8.	Waar vind ik informatie over specialisaties?

9.	Waar vind ik informatie over stages en (afstudeer)opdrachten?

10.	Waar vind ik de roosterinformatie?

11.	Waar vind ik de onderwijsmededelingen?

Voor studenten: studieplanning

12.	Wat is een studieplanning?

13.	Hoe maak ik een studieplanning?

14.	Waarom zou ik studieplanning gebruiken?

15.	Wat zijn de voordelen van studieplanning?

16.	Krijg ik ook een persoonlijk studieadvies?

17.	Wat gebeurt er als ik geen gebruik maak van een studieplanning?

18.	Moet ik me ook nog apart inschrijven voor toetsen?

19.	Moet ik me ook nog apart inschrijven voor opdrachten en practica?

20.	Moet ik me ook nog apart inschrijven voor cursussen in Blackboard?

21.	Ik wil me inschrijven voor een cursus of toets die niet in mijn examenprogramma staat, wat nu?

22.	Waarom moet ik mijn nevenactiviteiten vastleggen?

23.	Wat gebeurt er met mijn gegevens die ik in OSIRIS invoer ten behoeve van mijn studieplanning?

24.	Waar kan ik terecht met mijn vragen over studieplanning?

Voor medewerkers

25.	Zijn de OER en OSIRIS op elkaar afgestemd?

26.	Hoe moet een docent informatie over cursussen aanleveren?

27.	Hoe worden de resultaten van tentamens ingevoerd?

28.	Worden deelresultaten ingevoerd in OSIRIS?

29.	Ondersteunt OSIRIS het Bindend Studie Advies (BSA)?

30.	Hoe kunnen studieadviseurs aantekeningen van gesprekken met studenten vastleggen?

31.	Welke overzichten zijn er in de back-office en/of in Docent/Begeleider beschikbaar?

32.	Waar zijn de procedures en werkinstructies van BOZ te vinden?

33.	Wat doet een key-user?

34.	Wie zijn de key-users?

Algemeen

35.	Waar kan ik terecht met mijn vragen over OSIRIS?

36.	Wat is OSIRIS IO Inkomend?

37.	Wat is OSIRIS Inschrijf?

38.	Wat is OSIRIS Volg?

39.	Wat is OSIRIS Docent/Begeleider?

40.	Wat is OSIRIS Student?

41.	Wat is de OSIRIS Onderwijscatalogus?

42.	Is er samenhang tussen Blackboard en OSIRIS?

43.	OSIRIS begrippen

44.	Wat is een cursuscode?

45.	Wat is een examenprogramma?

Voor studenten: algemeen

1. Hoe kan ik zien voor welke opleiding(en) ik ben ingeschreven?

Dit kun je zien in Studielink of op het tabblad Personalia in OSIRIS Student.

2. Ik heb een fout ontdekt in mijn examenprogramma of een cursus staat niet in mijn examenprogramma, wat nu?

Het kan voorkomen dat je op je studievoortgangsoverzicht een fout ontdekt in je examenprogramma. Of een bepaalde (extra) cursus staat onder de categorie “Overig” terwijl deze cursus in je programma hoort. Neem hierover contact op met Student Services.

3. Hoe kan ik me inschrijven voor een cursus?

Het inschrijven voor een cursus houdt in dat je je inschrijft voor de werkvorm(en) van de betreffende cursus. Je kunt dit doen via het tabblad “Inschrijven” in OSIRIS Student.

Voor meer informatie over het inschrijven voor een cursus verwijzen we door naar de ‘Handleiding OSIRIS Student’.

4. Hoe kan ik me inschrijven voor een tentamen?

Tentamens worden in OSIRIS toetsen genoemd. Je kunt je inschrijven voor toetsen via het tabblad “Inschrijven” in OSIRIS Student.

Voor meer informatie over het inschrijven voor een toets verwijzen we door naar de ‘Handleiding OSIRIS Student’.

5. Hoe kan ik me inschrijven voor een tentamen dat buiten de reguliere tentamenperiodes valt?

Voor tentamens die buiten de reguliere tentamenperiodes vallen, kun je je inschrijven via een intekenlijst in Blackboard.

6. Hoe kan ik mijn resultaten opvragen?

Je kunt je resultaten opvragen via OSIRIS Student. Je hebt hier meerdere mogelijkheden, zoals het bekijken van je 15 laatst behaalde resultaten of het opvragen van een studievoortgangsoverzicht. Zie voor meer informatie de ‘Handleiding OSIRIS Student’.

7. Waar vind ik informatie over minoren?

In de onderwijscatalogus in OSIRIS Student (tabblad Onderwijs) kun je zoeken naar informatie over minoren. Je vindt hier de basisinformatie van de minoren (bijv. inhoud, voertaal, startmoment, contactpersoon) waarvoor je je kunt inschrijven.

Meer uitgebreide informatie over minoren kun je vinden op de Minorwebsite.

8. Waar vind ik informatie over specialisaties?

In de onderwijscatalogus in OSIRIS Student (tabblad Onderwijs) kun je zoeken naar examenprogramma’s en de specialisaties die hier onder vallen. Je kunt dan zien welke cursussen onder een examen- of specialisatieprogramma vallen.

Meer informatie over specialisaties kun je vinden op de website van je opleiding of je kunt contact opnemen met Student Services.

9. Waar vind ik informatie over stages en (afstudeer)opdrachten?

Informatie over stages en (afstudeer)opdrachten staat niet in OSIRIS, maar wordt vastgelegd in het Studenten Mobiliteits Systeem (SMS). Het systeem bevat enkele invulformulieren en raadpleegmogelijkheden voor studenten. Daarnaast wordt het systeem gebruikt door stage- en afstudeercoördinatoren en BOZ.

Meer informatie over stages en (afstudeer)opdrachten kun je vinden op de website van je opleiding of je kunt contact opnemen met Student Services.

10. Waar vind ik de roosterinformatie?

In de onderwijscatalogus in OSIRIS Student (tabblad Onderwijs) kun je - nadat je een cursus hebt opgezocht - bij de detailinformatie van een cursus vinden welke toetsgelegenheden er zijn, op welke data, tijden en locaties.

OSIRIS bevat echter geen complete roosters. De complete onderwijsroosters en toetsroosters kun je vinden via de studentenportal en op www.utwente.nl/roosters.

11. Waar vind ik de onderwijsmededelingen?

De onderwijsmededelingen worden gepubliceerd via de studentenportal.

Voor studenten: studieplanning

12. Wat is een studieplanning?

Een studieplanning is een door de student opgesteld plan voor het doorlopen van het

onderwijsprogramma.

Een persoonlijke studieplanning moet studenten beter inzicht geven in het plannen van cursussen, toetsen en de extra-curriculaire activiteiten die ze volgen. De student is hier zelf verantwoordelijk voor. Voor advies over de haalbaarheid van de studieplanning kunnen studenten contact opnemen met hun studieadviseur.

13. Hoe maak ik een studieplanning?

Je maakt een studieplanning door je via OSIRIS Student in te schrijven voor (werkvormen van) cursussen en tijdens de inschrijfperiodes ook voor toetsen. Daarnaast kun je aangeven of je nevenactiviteiten hebt, zoals lid van een commissie of een bestuursfunctie, maar ook een bijbaan kan worden aangegeven.

Voor meer informatie over het inschrijven voor cursussen en toetsen en het vastleggen van nevenactiviteiten zie de ‘Handleiding OSIRIS Student’.

14. Waarom zou ik studieplanning gebruiken?

Het maken van een studieplanning in OSIRIS is verplicht volgens het OER voor de bacheloropleidingen van de UT. Maar ook voor masterstudenten raden we het gebruik hiervan sterk aan. Vooral als je geen nominaal programma volgt, is het van belang dat je je persoonlijke studieplanning goed vastlegt en controleert. Het is voor jou en voor je studieadviseur een nuttig hulpmiddel om de voortgang van je studie in de gaten te houden.

15. Wat zijn de voordelen van studieplanning?

16. Krijg ik ook een persoonlijk studieadvies?

Er verandert voorlopig niets in de contacten die je hebt met je studieadviseur. Het studieplan zal aanvankelijk vooral het uitgangspunt zijn in de gesprekken tussen jou en je studieadviseur.

17. Wat gebeurt er als ik geen gebruik maak van een studieplanning?

Hoewel we alle studenten het gebruik van studieplanning sterk aanraden, heeft het niet invullen van een studieplanning voorlopig nog geen gevolgen.

18. Moet ik me ook nog apart inschrijven voor toetsen?

Het inschrijven op toetsen is een onderdeel van je studieplanning, maar hiervoor gelden aparte inschrijfperiodes. Je moet je dus nog apart inschrijven voor toetsen, dit is verplicht.

Voor toetsen die buiten de toetsperiodes vallen, moet je je apart inschrijven in Blackboard.

Voor de jaarcirkel met de toetsperiodes klik hier.

19. Moet ik me ook nog apart inschrijven voor opdrachten en practica?

Ja, in deze fase is dat nog nodig, maar we willen er naar toe werken dat dit in de toekomst niet meer nodig zal zijn.

20. Moet ik me ook nog apart inschrijven voor cursussen in Blackboard?

Ja, in deze fase is dat nog nodig. Op dit moment wordt er gewerkt aan een koppeling tussen OSIRIS en Blackboard t.b.v. het automatisch aanmaken van course sites en het tonen van cursusinformatie uit OSIRIS in Blackboard. Deze koppeling wordt in de toekomst uitgebreid, zodat je ook automatisch wordt ingeschreven in Blackboard op basis van je inschrijving in OSIRIS. Het is nog niet duidelijk wanneer dit gerealiseerd wordt.

21. Ik wil me inschrijven voor een cursus of toets die niet in mijn examenprogramma staat, wat nu?

Je kunt de cursus en toets die je wilt gaan doen alsnog kiezen, door te zoeken naar een cursus of toets. Zie voor meer informatie de ‘Handleiding OSIRIS Student’.

Wil je de betreffende cursus daadwerkelijk deel uit laten maken van je examenprogramma, meld je dan bij Student Services.

22. Waarom moet ik mijn nevenactiviteiten vastleggen?

Sinds september 2010 is het mogelijk om je nevenactiviteiten vast te leggen in OSIRIS Student. Naast jezelf kan je studieadviseur en/of mentor deze gegevens inzien. De studieadviseur en/of mentor weet op deze wijze waar je mee bezig bent (geweest) naast je studieactiviteiten. Dit kan eventuele opgelopen vertraging verklaren. Kortom, het is niet verplicht om je nevenactiviteiten te vermelden maar wel wenselijk.

23. Wat gebeurt er met mijn gegevens die ik in OSIRIS invoer ten behoeve van mijn studieplanning?

Je gegevens worden alleen gebruikt in de contacten die je hebt met je studieadviseur/mentor. Zij zijn, naast jou, ook de enige die deze informatie kunnen inzien.

Gegevens kunnen in de toekomst wel gebruikt worden voor statistische doeleinden, maar dan zal het gaan om geanonimiseerde gegevens.

24. Waar kan ik terecht met mijn vragen over studieplanning?

Heb je vragen over je studieplanning, dan kun je contact opnemen met je studieadviseur.

Heb je vragen over de werking van OSIRIS? Kijk dan in de ‘Handleiding OSIRIS Student’.

Voor medewerkers

25. Zijn de OER en OSIRIS op elkaar afgestemd?

In de ‘Onderwijs en Examenregeling’ worden de geldende procedures en rechten en plichten vastgelegd met betrekking tot het onderwijs en de examens en diverse praktische zaken. Voor alle bacheloropleidingen van de UT geldt eenzelfde OER.

Bij het opstellen/bijstellen van de OER wordt jaarlijks onderzocht in welke mate OSIRIS de reglementen uit de OER kan ondersteunen en of OSIRIS hiervoor juist is ingericht. Zo is OSIRIS bijvoorbeeld zo ingericht dat bij meerdere tentamenpogingen het hoogste cijfer als eindcijfer telt.

Reglementen die op dit moment nog niet voldoende ondersteund worden door OSIRIS, zijn de controle op de 3^e tentamenpoging en studieplanning. Hiervoor wordt naar een oplossing gezocht (bijvoorbeeld het aan laten passen van OSIRIS).

26. Hoe moet een docent informatie over cursussen aanleveren?

BOZ vraagt docenten periodiek om informatie over hun cursussen aan te leveren, zodat de onderwijscatalogus in OSIRIS gevuld kan worden. Voor de aanlevering van de cursusinformatie is een standaard invulsjabloon beschikbaar, deze wordt verspreid via BOZ.

27. Hoe worden de resultaten van tentamens ingevoerd?

Docenten leveren de resultaten op lijsten aan bij BOZ. BOZ registreert de resultaten vervolgens in OSIRIS. BOZ voert de resultaten in voor de door de faculteit verzorgde vakken.

Daarnaast kunnen resultaten van meerkeuze tentamens die automatisch beoordeeld worden door het systeem TENTAM via een excelbestand ingelezen worden in OSIRIS.

In de toekomst (naar verwachting in 2013) kan een docent zelf via OSIRIS Docent/Begeleider resultaten invoeren. Dit is niet verplicht, docenten mogen de resultaten dan ook nog op lijsten aan BOZ aanleveren.

28. Worden deelresultaten ingevoerd in OSIRIS?

Docenten zijn op dit moment nog zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van deelresultaten. Hoewel deelresultaten wel vastgelegd kunnen worden in OSIRIS, is afgesproken om vooralsnog alleen eindresultaten vast te leggen. Dit in verband met de complexiteit van rekenmethodes om tot een eindcijfer te komen. In de toekomst zal een pilot gedaan worden voor het vastleggen van deelresultaten in OSIRIS.

29. Ondersteunt OSIRIS het Bindend Studie Advies (BSA)?

Op dit moment loopt er een pilot Bindend Studie Advies (BSA) bij de bacheloropleidingen Technische Natuurkunde, Scheikundige Technologie en Communicatie Wetenschappen.

Zodra deze pilot voldoende geëvalueerd is en er een definitief besluit is genomen over het al dan niet UT-breed invoeren van het BSA, zal OSIRIS hiervoor ingericht worden. Hiervoor wordt (naar verwachting in 2013) een project opgestart.

30. Hoe kunnen studieadviseurs aantekeningen van gesprekken met studenten vastleggen?

Studieadviseurs kunnen in de module OSIRIS Docent/Begeleider aantekeningen vastleggen, bijv. van gesprekken met studenten. De studieadviseur kan hierbij i.v.m. privacyaspecten aangeven of collega’s en zo ja wie deze aantekeningen mogen lezen. Ook kan de studieadviseur de aantekeningen zichtbaar maken voor de betreffende student.

 

31. Welke overzichten zijn er in de back-office en/of in Docent/Begeleider beschikbaar?

OSIRIS kent veel standaardoverzichten. Welke overzichten er beschikbaar zijn in de back-office en/of in OSIRIS Docent/Begeleider, kun je raadplegen in het document ‘Overzichten OSIRIS’.

Voor vragen die niet met deze standaardoverzichten beantwoord kunnen worden, kan de zgn. Business Objects osman-universe mogelijk een uitkomst bieden. Met deze tool kunnen door geautoriseerde gebruikers zelf rapportages gemaakt worden. Meer informatie hierover is te vinden op de website Onderwijssystemen.

32. Waar zijn de procedures en werkinstructies van BOZ te vinden?

Deze zijn beschikbaar via de website Onderwijssystemen.

33. Wat doet een key-user?

AO, CSA en elke BOZ hebben een ‘key-user’ voor OSIRIS. De key-user is een OSIRIS-gebruiker met veel kennis over de beschikbare functionaliteit in OSIRIS en over de processen. De key-user is een collega waar men binnen de afdeling of faculteit terecht kan met vragen. De key-user stemt ook af met andere key-users en met collega’s van Functioneel beheer.

34. Wie zijn de key-users?

De contactgegevens van de key-users zijn te vinden op de website Onderwijssystemen.

Algemeen

35. Waar kan ik terecht met mijn vragen over OSIRIS?

Vind je in deze FAQ niet wat je zoekt? Probeer dan:

Studenten:

·	Handleiding OSIRIS Student;

·	De website van Student Services of neem contact op via studentservices@utwente.nl.

Docenten:

· Administratieve procedures en werkinstructies;

· Raadpleeg je BOZ, bij voorkeur de key-user.

Studieadviseurs/-begeleiders:

· Materiaal van de cursus OSIRIS Docent/Begeleider;

· Administratieve procedures en werkinstructies;

· BOZ, bij voorkeur de key-user.

Back office medewerkers (AO, CSA, BOZ):

· Cursusmateriaal;

· Administratieve procedures en werkinstructies;

· Raadpleeg je key-user.

36. Wat is OSIRIS IO Inkomend?

HBO-ers en buitenlandse studenten melden zich aan voor een masteropleiding aan de UT via OSIRIS IO Inkomend. Van de aanmeldingen die via OSIRIS IO Inkomend binnenkomen, wordt door de afdeling Admission Office (AO) van S&O een dossier aangelegd. Nadat de toelatingscommissie een toelatingsbesluit heeft afgegeven kan de student zich definitief inschrijven aan de UT.

37. Wat is OSIRIS Inschrijf?

OSIRIS Inschrijf is een module van OSIRIS waarin in- en uitschrijvingen en examens van studenten voor opleidingen aan de UT worden vastgelegd. Deze module wordt vooral gebruikt door de Centrale Studenten Administratie (CSA).

OSIRIS Inschrijf is gekoppeld aan de landelijke applicatie Studielink. Vanuit OSIRIS Inschrijf worden ook andere informatiesystemen binnen de UT gevuld met student- en opleidingsgegevens.

Verder wordt in OSIRIS Inschrijf berekend hoeveel collegegeld een student moet betalen en of er restitutie van het collegegeld plaatsvindt als de student zich uitschrijft. Deze te incasseren of uit te keren bedragen komen via een interface automatisch in de financiële administratie van de UT terecht.

38. Wat is OSIRIS Volg?

OSIRIS Volg is een module van OSIRIS waarin het cursusaanbod van de UT en examenprogramma’s worden vastgelegd. Ook de resultaten van studenten worden in OSIRIS Volg geregistreerd. Deze module wordt vooral gebruikt door de Bureaus Onderwijszaken (BOZ’s).

39. Wat is OSIRIS Docent/Begeleider?

OSIRIS Docent/Begeleider is op dit moment in gebruik voor studieadviseurs, onderwijscoördinatoren en stagecoördinatoren. Met behulp van deze module kunnen zij student- en voortgangsgegevens raadplegen. Ook kunnen studieadviseurs afspraken met en notities over studenten vastleggen en raadplegen. Bij deze afspraken en notities kan worden aangegeven wie deze mag raadplegen. OSIRIS Docent/Begeleider bevat ook mogelijkheden om bestanden met studentgegevens en diverse overzichten aan te maken.

Docenten hebben op dit moment nog geen toegang tot OSIRIS Docent/Begeleider. Pas in 2013 zal deze module voor docenten beschikbaar komen. Docenten kunnen dan o.a. zelf toetsresultaten vastleggen in OSIRIS. Dit is niet verplicht, docenten mogen dan de cijfers ook nog op lijsten aan BOZ aanleveren.

40. Wat is OSIRIS Student?

Met behulp van de module OSIRIS Student kunnen studenten hun personalia, inschrijfgegevens en de gegevens van hun studiebegeleider(s) raadplegen. Ook kunnen studenten in deze module de onderwijscatalogus (examenprogramma’s, cursusinformatie en minorinformatie) raadplegen.

Verder kan een student zich in- en uitschrijven voor cursussen (werkvormen), toetsen en minoren. De student kan deze inschrijvingen in één overzicht bekijken. Daarnaast is het mogelijk om de nevenactiviteiten vast te leggen in OSIRIS. De inschrijvingen van de student en nevenactiviteiten vormen samen het studieplan van de student.

Tenslotte kan de student zijn studievoortgang raadplegen.

Voor meer informatie zie de ‘Handleiding OSIRIS Student’.

41. Wat is de OSIRIS Onderwijscatalogus?

In de OSIRIS Onderwijscatalogus kan je zoeken naar informatie over cursussen (bijv. cursusinhoud, het aantal EC’s, voertaal, docenten, studiemateriaal, etc.). Daarnaast kun je zoeken naar informatie over minoren (bijv. inhoud, voertaal, startmoment, contactpersoon).

De onderwijscatalogus bevat hiervoor diverse zoekmogelijkheden.

De catalogus is zonder inloggen toegankelijk. Daarnaast is de onderwijscatalogus ook benaderbaar via de modules OSIRIS Docent/Begeleider en OSIRIS Student.

42. Is er samenhang tussen Blackboard en OSIRIS?

In 2008 en 2009 hebben we Blackboard en OSIRIS min of meer separaat ingevoerd. Er is uiteraard afstemming geweest over de taakverdeling tussen de systemen.

Met de vervolgprojecten die vanaf 2010 worden uitgevoerd gaan we de integratie tussen deze onderwijssystemen vormgeven. Op dit moment wordt er gewerkt aan een koppeling tussen OSIRIS en Blackboard t.b.v. het automatisch aanmaken van course sites en het tonen van cursusinformatie uit OSIRIS in Blackboard. Deze koppeling wordt naar verwachting in juni 2011 in gebruik genomen. Meer informatie over dit onderwerp is te vinden via de website Onderwijssystemen UT.

43. OSIRIS begrippen

OSIRIS kent een aantal begrippen die anders zijn dan de begrippen die tot nu toe gebruikelijk zijn op de UT en/of in de standaard OER. Hieronder een overzicht van de belangrijkste begrippen.

44. Wat is een cursuscode?

Binnen de UT waren we gewend aan het begrip ‘vakcode’. Binnen OSIRIS heet dit nu een ‘cursuscode’. De cursuscode is een unieke code die als identificatie aan een cursus toegekend wordt. Deze kun je bijvoorbeeld gebruiken bij het zoeken naar een cursus in de onderwijscatalogus van OSIRIS.

Cursussen die vanuit de oude systemen naar OSIRIS zijn geconverteerd beginnen met het cijfer 19, gevolgd door de oude vakcode. Voorbeeld: vakcode 1512170 is nu cursuscode 191512170.

Nieuwe cursussen krijgen een cursuscode zonder betekenis die door OSIRIS wordt gegenereerd. De cursuscodes beginnen met het studiejaar waarin de cursus is aangemaakt in het systeem, gevolgd door een volgnummer. (201000001, 201000002, etc.).

45. Wat is een examenprogramma?

Een examenprogramma is een groep van bij elkaar horende cursussen die de student moet doorlopen om een opleidingsfase (bijv. propedeuse, bachelor-hoofdfase of master) af te ronden, inclusief de eventuele keuzes daarbinnen. Iedere student wordt aan één of meer examenprogramma’s gekoppeld. De examenprogramma’s van een student zijn te bekijken via het studievoortgangsoverzicht.