FAQ voor docenten over de koppeling tussen OSIRIS en Blackboard

·	Wat zijn de belangrijkste veranderingen?

·	Waarom deze veranderingen?

·	Wanneer is mijn Blackboard-course beschikbaar?

·	Bij wie kan ik terecht als OSIRIS-informatie in mijn course niet klopt?

·	Wat is nu niet meer mogelijk in Blackboard?

·	Welke informatie moet/kan ik zelf aanpassen in Blackboard?

·	Is een wijziging in OSIRIS ook direct zichtbaar in Blackboard?

·	Ik heb de informatie voor OSIRIS wel aangeleverd voor mijn cursus, maar ik heb na 1 juni nog geen Blackboard course voor het eerste semester / ik heb na 15 december nog geen Blackboard course voor het tweede semester. Wat nu?

·	Hoe kopieer ik de informatie van mijn oude Blackboard course naar de nieuwe?

·	Ik wil één gezamenlijke Blackboard course gebruiken voor meerdere cursuscodes, kan dat?

·	Ik heb ineens twee Blackboard-courses voor dezelfde cursus. Hoe komt dat en wat moet ik daar mee doen?

·	Waarom moet voortaan voor niet-jaargebonden cursussen een organization gebruikt worden?

·	Ik heb het item met de OSIRIS cursusinfo per ongeluk verwijderd, hoe krijg ik het terug?

Wat zijn de belangrijkste veranderingen?

Automatisch aanmaken van Blackboard courses: de Blackboard courses worden niet meer handmatig aangemaakt. Dit gebeurt nu automatisch op basis van de gegevens die in OSIRIS staan. Dit betekent ook dat een Blackboard course pas beschikbaar is als de noodzakelijke cursusinformatie in OSIRIS vermeld staat.
Het is overigens niet zo dat voor iedere bestaande cursuscode in OSIRIS altijd een Blackboard course aangemaakt wordt. Voor bepaalde cursussen (bijvoorbeeld Capita Selecta vakken) werden in het verleden geen Blackboard courses gebruikt. De BOZ-medewerker kan bij zo'n cursus in OSIRIS vastleggen dat er geen Blackboard course aangemaakt moet worden. BOZ heeft instructies in welke gevallen dit van toepassing is, dus als het goed is worden voor dergelijke cursussen voor studiejaar 2011 geen Blackboard courses aangemaakt.

-	Automatische inschrijving van docenten: docenten die in OSIRIS bij de cursus als contactpersoon of als docent zijn geregistreerd, worden in de Blackboard course automatisch ingeschreven met de rol van instructor.

Automatisch tonen van de OSIRIS cursusinformatie: in het menuonderdeel Course information komt een item met daarin de OSIRIS cursusinformatie. Deze informatie wordt voortdurend ververst vanuit OSIRIS. Het is niet mogelijk om deze informatie te wijzigen in Blackboard, dat kan alleen in OSIRIS gebeuren (vraag dit aan uw Blackboard ondersteuner). Voor een docent blijft het wel mogelijk om eigen items toe te voegen in het menuonderdeel Course information.

Automatisch per aanvangsblok een course: standaard wordt voor een cursus per aanvangsblok een aparte Blackboard course aangemaakt. Dit sluit namelijk aan bij de wijze van gebruik tot nu toe. Een cursus die twee keer per jaar gegeven wordt, krijgt dus automatisch twee Blackboard courses (mits in OSIRIS beide aanvangsblokken vermeld staan). Het aanvangsblok waarvoor de course bedoeld is, staat in de course ID en course name vermeld. Let daar dus goed op om te voorkomen dat u in de verkeerde course werkt!
Voor courses die niet binnen de reguliere blokken zijn verroosterd, geldt de afspraak dat ze in OSIRIS het aanvangsblok 'JAAR' hebben.

Andere wijzigingen in het course ID:
1) De underscores zijn vanwege technische redenen vervangen door koppeltekens. Voorbeeld: 2011-192211351-1A (course ID); Ontwerpproject B3 (2011-1A) (course name).
2) Bij Blackboard courses die voor meerdere gelijksoortige cursussen tegelijk gebruikt worden, worden de course ID en de course name geheel anders dan nu. In de course ID staan geen cursuscodes, maar een korte naamsaanduiding. Bijvoorbeeld: 2011-DW1-1A. In de course name staat een volledige naam, plus alle cursuscodes waarvoor de course bedoeld is. Bijvoorbeeld: Discrete Wiskunde I; 191521610,191521611 (2011-1A).

-	Wijziging in kopiëren van informatie: een nieuwe Blackboard course wordt niet meer opgeleverd als kopie van de oude course, maar als lege course. Docenten kunnen zelf de inhoud van de oude course kopiëren (hiervoor is een handleiding beschikbaar).

Waarom deze veranderingen?

De belangrijkste redenen hiervoor zijn:

-	Betere informatievoorziening naar de studenten: eenduidigheid tussen OSIRIS en Blackboard wat betreft cursuscode, cursusnaam en cursusinformatie.

De koppeling tussen OSIRIS en Blackboard is nodig om het in de toekomst mogelijk te maken dat studenten d.m.v. inschrijven in OSIRIS automatisch ingeschreven worden in de bijbehorende Blackboard course. N.B. De inschrijfkoppeling tussen OSIRIS en Blackboard kan pas gerealiseerd worden als het voor studenten verplicht wordt om zich in OSIRIS voor cursussen in te schrijven. De inschrijfkoppeling kan namelijk niet geautomatiseerd worden als de ene student zich in Blackboard inschrijft en de andere student zich in OSIRIS inschrijft voor dezelfde cursus. Het is nog niet met zekerheid te zeggen wanneer inschrijven in OSIRIS verplicht wordt.

Wanneer is mijn Blackboard-course beschikbaar?

Een Blackboard-course wordt pas aangemaakt als deze in OSIRIS de status 'Definitief' krijgt. Dit gebeurt pas als alle noodzakelijke informatie in OSIRIS staat. Per semester geldt dat het 'definitief' maken van de cursussen UT-breed op een vast moment gebeurt. Vanaf dat moment zijn de cursussen ook te zien in de OSIRIS onderwijscatalogus. Voor het eerste semester was die datum 1 juni 2011.

Voor cursussen voor het tweede semester geldt: de datum waarop alle cursussen in OSIRIS de status 'Definitief' krijgen, is 15 december 2011. Er bestaat echter de mogelijkheid om op verzoek (bij de Blackboard-ondersteuner) de cursus in OSIRIS al een maand eerder op Definitief te zetten, zodat de Blackboard course vanaf 15 november al beschikbaar is. Een docent kan daardoor eerder van start met het inrichten van de Blackboard course.

Docenten krijgen niet standaard bericht dat hun course is aangemaakt, tenzij daar binnen de faculteit afspraken over zijn met de Blackboard-ondersteuner dat dat wel gebeurt. U kunt in Blackboard onder My Courses zien of er uw courses al zijn aangemaakt.

N.B. Als uw cursus zowel in het eerste semester als in het tweede semester gegeven wordt, zult u bij aanvang van het eerste semester dus alleen een Blackboard course voor het eerste semester zien.

Bij wie kan ik terecht als OSIRIS-informatie in mijn course niet klopt?

Als deze informatie niet klopt, dan is het belangrijk dat het in OSIRIS verbeterd wordt, zodat het daarna zowel in OSIRIS als Blackboard goed vermeld staat. Vraag dit aan uw facultaire Blackboard-ondersteuner. Deze kan de informatie niet in alle gevallen zelf wijzigen, maar zal dit regelen met de OSIRIS key user.

Wat is nu niet meer mogelijk in Blackboard?

-	Het gebruiken van meer dan één Blackboard-course voor één OSIRIS-cursuscode (tenzij het een cursus betreft die meer dan één keer in het jaar gegeven wordt).

-	Het gebruiken van een niet-jaargebonden Blackboard-course, ook als deze wel een OSIRIS cursuscode heeft. Hiervoor wordt voortaan een Blackboard organization gebruikt, die dezelfde functionaliteit biedt als een course.

Het handmatig laten aanmaken van een Blackboard-course door een Blackboard-ondersteuner. Als een course handmatig aangemaakt wordt, is er namelijk geen koppeling met OSIRIS mogelijk. Dit is onwenselijk, want de koppeling is noodzakelijk voor het kunnen tonen van de OSIRIS cursusinformatie in Blackboard en - voor de toekomst - het kunnen inschrijven van studenten vanuit OSIRIS.

-	Wijzigen van de course name in Blackboard. De naam moet in OSIRIS gewijzigd worden en zal dan automatisch in Blackboard aangepast worden.

Welke informatie moet/kan ik zelf aanpassen in Blackboard?

-	Cursusinformatie die niet in OSIRIS vermeld kan worden. Deze kunt u zelf toevoegen in het menuonderdeel Course information. Bijvoorbeeld een toelichting op de werkvormen, de opzet van de cursus of informatie over de wijze van beoordeling.

Gastdocenten en student-assistenten worden niet vanuit OSIRIS ingeschreven in de Blackboard course omdat ze niet in OSIRIS als docent bij een cursus vastgelegd kunnen worden. Deze moet u dus zelf blijven toevoegen aan uw course (de wijze van gebruik van gastaccounts voor gastdocenten is ongewijzigd).

Er worden geen docenten automatisch uit uw Blackboard course verwijderd als ze in OSIRIS verwijderd worden als docent bij de cursus (dat geldt ook voor reguliere medewerkers). Het bleek niet mogelijk om dit te automatiseren, omdat dit dan als onwenselijk gevolg zou hebben dat o.a. gastdocenten en student-assistenten verwijderd zouden worden uit Blackboard courses. Zij staan immers niet in OSIRIS geregistreerd bij een cursus (zie het punt hierboven) en als de koppeling er steeds voor zou zorgen dat de docenten in Blackboard overeen zouden komen met de docenten in OSIRIS, dan zouden zij verwijderd worden uit de Blackboard course.
U moet dus zelf docenten verwijderen uit uw course als ze daar ten onrechte ingeschreven staan. Als u een docent verwijderd wil hebben die nog wel in OSIRIS vermeld staat als docent bij de cursus, dan is het het handigste dat de docent eerst in OSIRIS verwijderd wordt, voordat u dat in Blackboard doet. U kunt daarvoor een verzoek indienen bij uw Blackboard-ondersteuner. Verwijder voor de zekerheid pas de volgende dag de docent in Blackboard, want als de docent nog in OSIRIS geregistreerd zou staan dan wordt hij weer automatisch ingeschreven in Blackboard (N.B. om iemand te verwijderen die de instructor role heeft, moet eerst een 'lagere' rol voor diegene ingesteld worden omdat een instructor in Blackboard geen andere instructor kan verwijderen).

Is een wijziging in OSIRIS ook direct zichtbaar in Blackboard?

De meeste wijzigingen worden één keer per dag doorgevoerd in Blackboard, om 21.00 uur. Dit betreft zaken als: het aanmaken van nieuwe cursussen, wijziging van de course name, het aanvangsblok, of de docenten. Stel dat de cursusnaam in OSIRIS niet goed is en dat wordt verbeterd, dan zal de course name in Blackboard na 21.00 uur diezelfde dag verbeterd zijn.

Het enige dat direct aangepast wordt, is het item met de OSIRIS cursusinformatie. Als bijvoorbeeld de beschrijving van de inhoud of het studiemateriaal in OSIRIS wordt aangepast, dan is dat direct zichtbaar in Blackboard.

Let op: Sommige wijzigingen in een cursus leiden ertoe dat een geheel nieuwe Blackboard course wordt aangemaakt en dat de oude course komt te vervallen! Lees meer…

Ik heb de informatie voor OSIRIS wel aangeleverd voor mijn cursus, maar ik heb na 1 juni nog geen Blackboard course voor het eerste semester / ik heb na 15 december nog geen Blackboard course voor het tweede semester. Wat nu?

Neem contact op met uw Blackboard-ondersteuner.

Hoe kopieer ik de informatie van mijn oude Blackboard course naar de nieuwe?

Zie de instructies in de handleiding.

Ik wil één gezamenlijke Blackboard course gebruiken voor meerdere cursuscodes, kan dat?

Ja, die mogelijkheid blijft bestaan. Er is al een inventarisatie gemaakt van de Blackboard cursussen waarvoor dit gold in studiejaar 2010, dus als het goed is krijgt u vanzelf zo'n gecombineerde course in 2011 als u dat in 2010 ook had.

Als u nog niet eerder zo'n gezamenlijke Blackboard course had voor meerdere cursuscodes, maar dat wel wilt, meldt dat dan z.s.m. bij uw Blackboard-ondersteuner, in ieder geval voordat u de course gevuld heeft en voordat studenten zich kunnen aanmelden.

Meer informatie:

-	Zo'n gecombineerde course is van toepassing bij cursussen die meestal vrijwel identiek zijn qua inhoud en rooster, maar die verschillende cursuscodes hebben in OSIRIS omdat bijvoorbeeld het aantal EC per deelnemende opleiding verschilt.

In de Blackboard course ID staan geen cursuscodes, maar een korte naamsaanduiding. Bijvoorbeeld: 2011-DW1-1A (die naamsaanduiding is kort omdat daar in OSIRIS maximaal 8 posities voor beschikbaar zijn). In de course name staat wel een volledige naam, plus alle cursuscodes waarvoor de course bedoeld is. Bijvoorbeeld: Discrete Wiskunde I; 191521610,191521611 (2011-1A).

Omdat in deze situaties de cursusinformatie van de cursussen meestal vrijwel identiek is, wordt van slechts één cursus de cursusinformatie getoond in Blackboard. Welke cursus dat is, kan in OSIRIS aangegeven worden. Stel dat in uw Blackboard course de info van cursus A getoond wordt, en u wilt de info van cursus B hebben, dan kunt u dat laten wijzigen via uw Blackboard-ondersteuner.

Ik heb ineens twee Blackboard-courses voor dezelfde cursus. Hoe komt dat en wat moet ik daar mee doen?

Dit kan twee oorzaken hebben:

1. De cursus wordt twee keer per jaar gegeven (de aanvangsblokken zijn bijvoorbeeld 1A en 2A) en er is automatisch een nieuwe Blackboard course aangemaakt voor het tweede aanvangsblok. Dit is de normale werkwijze, er is dus niks vreemds aan de hand. Voor het tweede aanvangsblok gebruikt u dus de nieuwe course.

2. Bepaalde wijzigingen in OSIRIS hebben als gevolg dat een nieuwe Blackboard course wordt aangemaakt:

-	correctie van een verkeerd ingevuld aanvangsblok in OSIRIS (bijvoorbeeld 1A wordt 1B): er wordt automatisch een nieuwe Blackboard course aangemaakt omdat het aanvangsblok in de bestaande Blackboard course ID niet gewijzigd kan worden.

wijziging van het aantal EC, ingrijpende wijziging van de cursusnaam en bepaalde wijzigingen rond de toets-eigenschappen verplichten de aanmaak van een nieuwe cursuscode in OSIRIS. Dit is een interne afspraak omdat deze wijzigingen kunnen conflicteren met wat er in het OER voor een cursus is vastgelegd. In Blackboard zal er dus automatisch een nieuwe course voor de nieuwe cursuscode aangemaakt worden.

In principe horen dergelijke wijzigingen niet voor te komen bij cursussen die de status Definitief hebben in OSIRIS, maar het is niet uitgesloten dat het toch gebeurt. Er is afgesproken dat BOZ de Blackboard-ondersteuner zal informeren over dergelijke wijzigingen. De Blackboard-ondersteuner zal dan - in overleg met u - de noodzakelijke herstelacties in Blackboard uitvoeren (inhoud en eventuele ingeschreven studenten kopiëren van de oude (vervallen) Blackboard course naar de nieuwe course, en verwijderen van de oude course).

Deze acties zijn nodig i.v.m. het tonen van de cursusinformatie en de toekomstige automatische inschrijving van studenten van een OSIRIS cursus naar de bijbehorende Blackboard course. Hiervoor is het immers noodzakelijk dat een Blackboard course altijd gekoppeld is aan de juiste cursuscode in OSIRIS.

Waarom moet voortaan voor niet-jaargebonden cursussen een Blackboard organization gebruikt worden?

De Blackboard site van een niet-jaargebonden cursus bevat informatie en vaak ook ingeschreven studenten die beschikbaar moeten blijven als het nieuwe studiejaar ingaat. Voorbeelden daarvan zijn sites met informatie over stages en afstudeeropdrachten. Het is vaak niet nodig of zelfs niet wenselijk dat er een nieuwe site wordt aangemaakt voor een nieuw studiejaar. In het nieuwe proces van courses aanmaken wordt er echter wel ieder studiejaar een nieuwe course aangemaakt. Binnen Blackboard is het niet mogelijk om de complete inhoud van een course (inclusief studenten en ingeleverde opdrachten) te kopiëren naar een bestaande Blackboard course. Dit is dus een probleem voor niet-jaargebonden cursussen. Daarom is besloten dat dergelijke cursussen uitgesloten worden van de koppeling tussen OSIRIS en Blackboard. Een Blackboard organization biedt dezelfde functionaliteit als een course, dus het brengt geen beperkingen met zich mee.

Ik heb het item met de OSIRIS cursusinfo per ongeluk verwijderd, hoe krijg ik het terug?

1.	Ga naar menuonderdeel Course information.

2.	Zorg ervoor dat de Edit view actief is (klik rechtsboven op de link Edit view als u nog in de Display view zit).

3.	Selecteer in het keuzemenu rechtsboven de optie 'OSIRIS course information'

4.	Klik op de knop Go.

5.	Er volgt een melding dat het item is toegevoegd. Klik op OK.

6.	Het item met de cursusinformatie staat nu helemaal onderaan. Wijzig indien gewenst het volgnummer om het item op de gewenste plek in de reeks van items te zetten.