Flyer: zaken die je 4 weken voor de uitrol wilt weten

INTRODUCTIE

ICTS rolt binnenkort de nieuwe UT-werkplek uit op alle werkplekken. Op deze pagina vind je achtergrondinformatie over de veranderingen rondom de UT-werkplek. Waar nodig vind je links naar uitgebreidere informatie en handleidingen.

Deze flyer staat ook op de UT website: http://www.utwente.nl/ut-werkplek

KEUZE: STANDAARD, BASIS

De UT biedt iedere UT-medewerker in principe een standaard werkplek. Bij deze vorm van de UT‑werkplek neemt ICTS je alle zorg voor de werkplek uit handen. Op de standaard werkplek staat al veel software geïnstalleerd en klaar voor gebruik. Daarnaast kun je je machine naar je wensen inrichten door software toe te voegen met behulp van het Zenworks installatie menu (zie verderop, onder het kopje Programma’s)

In overleg met je ICT-contactpersoon is het mogelijk om je werkplek als basis werkplek te installeren. De basis werkplek is in beginsel een standaard UT-werkplek, alleen heb je zelf beheerdersrechten. Dit betekent dat de servicedesk je gewoon helpt, maar dat ondersteuning op de werkplek onder maatwerk valt, d.w.z. dat je leidinggevende daarvoor een rekening krijgt.

Mocht je een standaard werkplek krijgen, en blijkt later dat het voor je werk noodzakelijk is dat je zelf de computer beheert, dan is de overstap naar een basis werkplek snel gemaakt. Van een basis naar een standaard werkplek overstappen is iets lastiger: daarvoor moet de pc opnieuw worden geïnstalleerd.

Een uitgebreidere specificatie van de standaard en basis werkplek staat hier:
http://www.utwente.nl/icts/medewerkers/ut-werkplek/keuze.doc/

INLOGGEN: NIEUW DOMEIN

Vanaf het moment dat je een UT-werkplek hebt log je in op het AD-domein.

Voorbeeld: logde je voorheen in met “DEPT\JansenC”, log dan voortaan in met “AD\JansenC”.

DATA EN NETWERKSCHIJVEN

Op je UT-werkplek zie je o.a. een M:, P: en de U: schijf.

-	M: (My Documents) voor documenten die alleen voor jou toegankelijk zijn;

-	P: (Project) voor bestanden die je wel wilt delen met anderen van je groep;

-	U: (UT) om informatie UT-breed beschikbaar te stellen; denk hierbij bijvoorbeeld aan templates in de UT huisstijl.

ICTS maakt backups van de M:, P: en de U: schijf om bij calamiteiten data veilig te stellen tegen verlies. Deze backups worden 4 weken bewaard. Van bestanden op je C: of D: schijf maakt ICTS geen backup. Houd daar rekening mee wanneer je bestanden opslaat.

Losse bestanden die je per ongeluk verwijderd hebt of anderszins kwijt bent geraakt kun je in veel gevallen zelf terug zetten met de functie Previous Versions. Hoe dat in zijn werk gaat staat in deze pagina van Microsoft:

http://windows.microsoft.com/en-US/windows7/Previous-versions-of-files-frequently-asked-questions

Als je je documenten lokaal opslaat (dus op interne of externe harde schijf, USB stick, DVD, of ander medium), ben je zelf verantwoordelijk voor het maken van reservekopieën.

DATA MIGRATIE TOOL

Als je computer als UT-werkplek wordt ingericht, wordt de data op je computer gewist. Je bent zelf verantwoordelijk om je eigen bestanden die op de harde schijf van je computer zijn opgeslagen veilig te stellen. De Data Migratie Tool helpt je daarbij. Op basis van jouw aanwijzingen zoekt de tool naar je bestanden en maakt daarvan een backup.

De tool is te vinden op de volgende locatie: \\ad.utwente.nl\ut\tempstorage

De backup wordt opgeslagen op de netwerkschijf. De beschikbare ruimte voor de backup is maximaal 30 GB. Heb je meer ruimte nodig, gebruik dan een andere oplossing zoals een externe harde schijf. 4 weken nadat je computer als nieuwe UT‑werkplek is geïnstalleerd wordt de backup automatisch verwijderd. Zet dus tijdig je bestanden terug.

WINDOWS 7

Je nieuwe UT-werkplek is uitgerust met Windows 7, de opvolger van Windows XP. Mocht je nog niet veel ervaring met Windows 7 hebben, dan is dit overzicht met de belangrijkste verschillen misschien handig:
http://www.utwente.nl/icts/medewerkers/ut-werkplek/windows7.doc/

OFFICE 2010

De nieuwste versie van Microsoft Office is op je UT-werkplek geïnstalleerd. De menustructuur en het uiterlijk van Office zijn ingrijpend veranderd; daarom heeft ICTS een lijst met Office handleidingen op de website geplaatst:

http://www.utwente.nl/icts/handleidingen/office2010/

Per Office applicatie is er een interactieve gids waarmee je de Office 2003 menu items kunt terugvinden in de Office 2010 ‘ribbon’. Ook is er een e-book beschikbaar met de belangrijkste verschillen met Office 2003:

http://ubalpha.civ.utwente.nl/ebooks/first_look_msoffice_2010.pdf

EMAIL

Ook van Microsoft Outlook is versie 2010 op je UT‑werkplek geïnstalleerd; voor de verschillen met de vorige versie van Outlook kun je kijken bij de handleidingen voor Office 2010. Instellingen zoals lay-out en gekoppelde agenda’s die je voorheen in Outlook had gemaakt moet je nu opnieuw instellen.

PRINTEN

Op de nieuwe UT‑werkplek kan elke printer toegevoegd worden. De printers zijn bereikbaar op hun naam, die op een sticker op de printer te lezen is.

Ga daarvoor als volgt te werk:

1.	Ga naar menu start > devices and printers

2.	klik op Add a printer

3.	klik op Add a network printer…

4.	Zoek de printer op de printernaam, selecteer de gewenste printer en klik op Next

5.	De printer is nu toegevoegd.

Op de website van ICTS staan hierover handleidingen. http://www.utwente.nl/icts/handleidingen

PROGRAMMA’S

De applicaties die op je UT-werkplek geïnstalleerd kunnen worden, zijn verdeeld in twee categorieën Fix en Flex:

Fix

Je faculteit/dienst heeft een lijst opgesteld met applicaties die voor elke medewerker noodzakelijk zijn; deze zijn al geïnstalleerd op je UT‑werkplek.

Flex

Er is ook een aantal applicaties dat je zelf toe kunt voegen.

Ga daartoe als volgt te werk:

1.	Open Start > Novel ZENworks > ZENworks Application Window

2.	Een venster verschijnt met een gecategoriseerd overzicht van de beschikbare applicaties.

3.	Dubbelklik op het icoon van de applicatie om deze te installeren.

VEROUDERDE RANDAPPARATUUR

Bij een kleine groep gebruikers bestaat de mogelijkheid dat oudere randapparatuur (zoals een scanner, lokale printer etc.) die op de computer is aangesloten niet als vanouds werkt. Dat kan betekenen dat de apparatuur wel werkt, maar alleen via Windows software, en niet meer via de software die was meegeleverd met de hardware. In dat geval betekent dit een verandering van werkwijze.

Het kan ook zijn dat de hardware helemaal niet meer te gebruiken is onder Windows 7. In dat geval dien je in overleg met je ICT-contactpersoon te kiezen of je gebruik gaat maken van een andere bestaande voorziening, of dat je randapparatuur vernieuwd moet worden. Het is verstandig dit tijdig te regelen!

Je kunt via onderstaande website zelf controleren of je randapparatuur door Windows 7 wordt ondersteund:

http://www.microsoft.com/windows/compatibility/windows-7/en-us/default.aspx

WERKEN BUITEN HET UT NETWERK

Als je een laptop hebt waar de UT‑werkplek op is uitgerold, dan kun je deze ook gebruiken om van buiten het netwerk van de UT te werken.

Voor het contact met de UT is in dat geval een VPN verbinding nodig. Lees hier hoe je zo’n VPN verbinding kunt aanmaken:

http://www.utwente.nl/icts/handleidingen/vpn/

Wil je van buiten de UT ook bij je bestanden kunnen, lees dan hoe je deze netwerkschijven toe kunt voegen:
http://www.utwente.nl/icts/medewerkers/ut-werkplek/handleidingen/networkdrives.doc/

Printers, scanners, USB sticks en andere randapparatuur die je thuis hebt kun je zelf op de laptop aansluiten.