Verzuim & Reintegratiebeleid: Taken & Verantwoordelijkheden

TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

Het verzuimbeleid is een zaak tussen:

De leidinggevende en de medewerker moeten er alles aan doen om weer snel en gezond terug te kunnen keren in het werkproces. Dit is geregeld in de Wet Verbetering Poortwachter (WvP).

Natuurlijk wordt de leidinggevende en medewerker hierbij ondersteund door de HR manager, bedrijfsarts en de re-integratiecoӧrdinator. De WvP legt echter de verantwoordelijkheid bij de leidinggevende en medewerker.

Leidinggevende

De leidinggevende is de regisseur van het re-integratietraject.

In het voorkomen en oplossen van verzuim is de leidinggevende zeer bepalend. De leidinggevende draagt in belangrijke mate bij aan een goed werkklimaat. Aandacht, duidelijkheid in taken, heldere communicatie en positieve sfeer zijn hierbij belangrijke zaken. Bij verzuim is het de leidinggevende die heel regelmatig contact houdt met de medewerker en deze betrokken houdt bij het werk. In overleg met de HR manager, de re-integratiecoördinator en de bedrijfsarts onderneemt de leidinggevende actie om de verzuimende medewerker te helpen terug te keren.

De leidinggevende bedenkt samen met de verzuimende medewerker manieren om toch te kunnen werken, indien noodzakelijk en mogelijk worden aanpassingen bespreekbaar gemaakt.

“De leidinggevende stelt het verzuim ter discussie, niet de ziekte”.

Medewerker

De medewerker is cruciaal in de aanpak van verzuim

Naast de leidinggevende is er een andere partij die een sleutelrol speelt in de beperking van het ziekteverzuim: de medewerker zelf! Het is de medewerker zelf die beslist om wel of niet te gaan werken. De medewerker kiest er zelf voor zich verantwoordelijk en betrokken te voelen, problemen op tafel te leggen en moeilijkheden niet uit de weg te gaan. Dit is niet altijd gemakkelijk, overigens wel vaak bevredigender.

De UT streeft ernaar om de medewerkers en leidinggevenden optimaal te ondersteunen.

De leidinggevenden en de medewerkers krijgen bij het uitvoeren van het verzuimbeleid ondersteuning van de volgende adviseurs:

De arbodienst

De UT heeft een contract met HCC voor de dienstverlening op het gebied van verzuim- en re-integratiebegeleiding. De diensten die HCC op dit vlak aanbiedt zijn medische verzuim/re-integratiebegeleiding, arbeidsomstandighedenspreekuur, sociaal medisch overleg, re-integratiegesprekken en trajectbegeleiding door de psycholoog of bedrijfsmaatschappelijk werk. Daarnaast kan extra dienstverlening op offertebasis worden ingehuurd. Het eerste aanspreekpunt binnen de arbodienst is de bedrijfsarts. Deze verzorgt de begeleiding van de verzuimende medewerker en adviseert, ondersteunt en informeert de medewerker en de direct leidinggevende over re-integratieactiviteiten en re-integratiemogelijkheden uitgaande van de mogelijkheden van de medewerker. In het re-integratietraject kunnen ook andere disciplines van de arbodienst een rol spelen, zoals de arbeidsdeskundige, psycholoog of mediator. De bedrijfsarts heeft regelmatig overleg medisch sociaal overleg (MSO) met elke faculteit en dienst. Ook in de preventieve sfeer speelt de arbodienst een belangrijke rol. Zo kunnen medewerkers in een vroeg stadium, met bijvoorbeeld beginnende gezondheidsklachten, terecht op het arbeidsomstandighedenspreekuur. Daarnaast biedt de arbodienst trainingen aan waarmee de belastbaarheid van de medewerker kan worden vergroot, zoals omgaan met stress, timemanagement en persoonlijke effectiviteit.

De HR manager

De HR manager ondersteunt de leidinggevende bij de uitvoering van het personeelsbeleid, waarvan verzuim- en re-integratiebegeleiding een onderdeel is. De HR adviseur heeft met name een adviserende en ondersteunende rol, waarbij de nadruk ligt op de procedurebewaking en coördinatie. In overleg met de leidinggevende, de bedrijfsarts en/of de re-integratiecoördinator kijkt de HR manager welke acties ondernomen kunnen worden om spoedige terugkeer van de verzuimende medewerker te realiseren. De HR manager neemt ook deel aan het MSO.

Re-integratiecoördinator HR (RC)

De re-integratiecoördinator stelt het verzuimbeleid op en biedt eenheden ondersteuning bij het toepassen daarvan. Dit houdt in dat de RC faculteiten en diensten faciliteert en adviseert op het gebied van re-integratie, de ontwikkelingen in wet- en regelgeving volgt, dit vertaalt naar de situatie van de UT en een helpdesk functie heeft voor algemene (beleidsmatige) en specifieke zaken. De RC is verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van de wet Werk en inkomen bij arbeidsongeschiktheid (WIA), de Wet verbetering Poortwachter (WvP), de Ziektewet (ZW), de Wet Arbeid en Zorg (WAZO) en de Ziekte en arbeidsongeschiktheidsregeling Nederlandse Universiteiten (ZANU). De RC bewaakt de correcte toepassing van het verzuimprotocol. De RC neemt deel aan het MSO.

Indien re-integratie (tijdelijk) niet mogelijk is binnen de eigen werkplek wordt een functiemogelijkhedenlijst (FML) opgesteld door de bedrijfsarts. De RC zal samen met de HR manager intern de mogelijkheden inventariseren. Dit kan zijn bepaalde klussen maar ook re-integreren op een nog openstaande vacature.

De klussenpoule zal worden gevoed door alle leidinggevenden middels de HR managers binnen de UT.

Voor een correcte registratie is de decentrale medewerker ziekteregistratie belangrijk

De decentrale medewerker ziekteregistratie

De decentrale medewerker ziekteregistratie verwerkt dagelijks alle ziekmeldingen van de eenheid, inclusief reden van het ziekteverzuim. (medewerker is overigens niet verplicht de reden van verzuim te noemen). Deze medewerker speelt een belangrijke rol in het re-integratietraject: indien niet de juiste informatie wordt ingevoerd kan dit gevolgen hebben voor het verdere traject.

Overige in- en externe partijen:

Arbo- en milieucoördinator (AMC)

De AMC speelt met name een rol bij (voorkomen van) verzuim als gevolg van fysieke arbeidsomstandigheden. Bij klachten over bijvoorbeeld de werkplek of het klimaat voert de AMC onderzoek uit en neemt waar mogelijk maatregelen om klachten, eventueel uitmondend in ziekte, te voorkomen. Bij gezondheidsklachten als gevolg van de werkomstandigheden verwijst de AMC de medewerker naar de bedrijfsarts.

Herplaatsingscommissie

De herplaatsingscommissie voert een herplaatsingsonderzoek uit voor medewerkers die door arbeidsbeperking hun eigen functie blijvend niet meer kunnen uitvoeren. Bij het herplaatsingsonderzoek kijkt de commissie zowel naar vacatures als naar de mogelijkheden om door herschikking van taken een functie passend te maken voor de betreffende medewerker. De commissie kan een bindend advies uitbrengen.

Re-integratiebedrijf

De werkgever heeft de verplichting om naast re-integratie binnen de eigen organisatie (1^e spoor) ook inspanningen te verrichten voor re-integratie bij een andere organisatie (2^e spoor) indien re-integratie binnen de eigen organisatie niet mogelijk is. Het 2^e spoor verloopt via een extern re-integratiebedrijf. Aanmelding, afstemming en keuze van het re-integratiebedrijf verloopt via de RC.

UWV

Het UWV beoordeelt het recht op een WIA-, ZW-, WAZO uitkering. Ook beoordeelt het UWV of de werkgever en werknemer voldoende re-integratie inspanningen heeft verricht. Bij onvoldoende inspanningen kan het UWV sancties opleggen. Zowel medewerkers als werkgevers kunnen een deskundigenoordeel aanvragen over de ziektebeoordeling maar ook over de vraag wat passend werk is en of werkgever/werknemer voldoende re-integratie inspanningen hebben verricht. Het UWV geeft een onafhankelijk oordeel over de situatie.