Beoordelingsvoorschrift Universiteit Twente 1996

Definities

Artikel 1

Dit voorschrift verstaat onder:

a. algemeen gezichtspunt: aspect van het arbeidsgedrag dat van belang is voor het oordeel over de functievervulling en toepasbaar is op een veelheid van functies.

b. beoordelaar: functionaris die door de beoordelingsautoriteit is aangewezen om de beoordeling op te maken.

c. beoordeling: oordeel over de functievervulling door het personeelslid dat volgens dit voorschrift tot stand komt.

d. beoordelingsadviseur: de personeelsadviseur die belast is met het toezicht op een juiste interpretatie en hantering van dit voorschrift.

e. beoordelingsautoriteit: de door het bevoegd gezag als zodanig aangewezen functionaris.

f. beoordelingslijst: het formulier waarop de beoordeling wordt vastgelegd.

g. bevoegd gezag: het College van Bestuur van de Universiteit Twente.

h. functie: samenstel van werkzaamheden waarmee het personeelslid, krachtens hem door of vanwege het bevoegd gezag gegeven opdracht, gedurende het beoordelingstijdvak in feite was belast.

i. functiebestanddeel: het samenstel van werkzaamheden dat naar aard en/of gerichtheid een te onderscheiden eenheid in de functie vormt.

j. functievervulling: het totaal van prestaties en gedragingen van het personeelslid tijdens de uitoefening van zijn functie.

k. functioneringsgesprek: gesprek als bedoeld in artikel 3.2, lid 3 van het Rechtspositiereglement wetenschappelijk onderwijs en onderzoek.

l. informant: degene die de beoordelaars feitelijke inlichtingen verstrekt over de functievervulling door het personeelslid.

m. personeelslid: degene op wie artikel 3.2 van het Rechtspositiereglement Wetenschappelijk Onderwijs en Onderzoek van toepassing is.

n. vertrouwenspersoon: een al dan niet uit de universiteitsgemeenschap afkomstige persoon die door het bestuur van een faculteit, op voordracht van de gezamenlijke hoogleraren van de betreffende faculteit, als zodanig is benoemd voor een periode van vier jaar.

Beoordelingstijdvak

Artikel 2

1. Een beoordeling heeft betrekking op een tijdvak dat tenminste zes maanden en ten hoogste twee jaar omvat.

2. In het beoordelingstijdvak moet tenminste één functioneringsgesprek zijn gevoerd.

3. Het beoordelingstijdvak strekt zich niet uit over een periode waarover reeds een beoordeling is vastgesteld.

Beoordelingsmoment

Artikel 3

Een beoordeling wordt opgemaakt:

a. als het voornemen bestaat het personeelslid vaste dienst te verlenen;

b. als het voornemen bestaat het personeelslid een "bevordering" te geven;

c. als het onthouden van een "periodieke verhoging" wordt overwogen;

d. op verzoek van de directe chef en/of de beoordelingsautoriteit;

e. op verzoek van het betrokken personeelslid, echter in beginsel niet meer
dan eenmaal per twee jaar.

Beoordelaars/informanten

Artikel 4

1. Onverminderd het bepaalde in lid 2, geschiedt de aanwijzing als beoordelaar door de beoordelingsautoriteit op grond van (mede)verantwoordelijkheid voor het functioneren van het te beoordelen personeelslid.

2. De beoordelingsautoriteit wijst in ieder geval als beoordelaar aan:

· voor het ondersteunend- en beheerspersoneel: de direct hiërarchische chef;

· voor het (overig) wetenschappelijk personeel: de hoogleraar in overeenstemming met wie men werkzaam is c.q. onder wiens toezicht men werkzaam is, en/of de Universitair Hoofddocent onder wiens supervisie gewerkt wordt dan wel de (hoogleraar) projectleider;

· voor het overig wetenschappelijk personeel werkzaam buiten de faculteit: de

direct hiërarchische chef.

3. Het personeelslid wordt uiterlijk 2 weken voor het opmaken van de voorlopige beoordeling - als bedoeld in artikel 6 - in kennis gesteld van het voornemen om over hem een beoordeling op te maken.

4. Het personeelslid en de beoordelaars kunnen ieder maximaal drie informanten aanwijzen.
Het is mogelijk gezamenlijk informanten aan te wijzen. De beoordelaars horen de aangewezen informanten.

5. De beoordelingsautoriteit kan bepalen dat andere functionarissen, dan in de voorgaande leden bedoeld, als informanten en/of beoordelaars optreden.

6. De beoordelingsautoriteit kan niet tevens als beoordelaar optreden. Wanneer deze beoordelaar is, wijst het bevoegd gezag een andere beoordelingsautoriteit aan.

Beoordelingslijst

Artikel 5

Het bevoegd gezag stelt het model vast van de beoordelingslijst.

Opmaken voorlopige beoordeling

Artikel 6

1. In aanwezigheid van een beoordelingsadviseur maken de beoordelaars een voorlopige beoordeling op. Hiertoe leggen zij het oordeel over de functievervulling vast op de beoordelingslijst.

2. De beoordelaars maken de voorlopige beoordeling op ten aanzien van algemene gezichtspunten en/of functiebestanddelen.

3. Bij het opmaken van de voorlopige beoordeling gaan de beoordelaars uit van de door of vanwege het bevoegd gezag opgedragen werkzaamheden en de daaraan verbonden eisen. Eisen waarvan het personeelslid buiten zijn schuld geen kennis droeg, blijven daarbij buiten beschouwing.

4. Als de feitelijk te verrichten werkzaamheden afwijken van de werkzaamheden als bedoeld in lid 3, dan vermelden de beoordelaars deze op de beoordelingslijst.

5. Het personeelslid ontvangt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 2 weken voordat het beoordelingsgesprek - als bedoeld in artikel 7 - plaatsvindt, een afschrift van de voorlopige beoordeling.

Beoordelingsgesprek

Artikel 7

1. De beoordelaars bespreken de voorlopige beoordeling met het personeelslid, in aanwezigheid van de beoordelingsadviseur.

2. Het beoordelingsgesprek kan voor de beoordelaars aanleiding zijn de voorlopige beoordeling bij te stellen.

3. Zo spoedig mogelijk na het beoordelingsgesprek, leggen de beoordelaars een samenvatting van dit gesprek vast op de beoordelingslijst. Eventuele afspraken die naar aanleiding van het beoordelingsgesprek tussen de beoordelaars en het personeelslid zijn gemaakt, worden eveneens op de beoordelingslijst vastgelegd.

4. De beoordelaars ondertekenen de voorlopige beoordeling. Ook de beoordelingsadviseur ondertekent de voorlopige beoordeling, tenzij hij van mening is dat deze niet voldoende door argumenten wordt gestaafd en/of dat de beoordelaars dit voorschrift onjuist hebben gehanteerd. In dat geval maakt de beoordelingsadviseur daarvan schriftelijk en met redenen omkleed melding aan de beoordelingsautoriteit.

5. Het personeelslid is verplicht om, zo spoedig mogelijk nadat de samenvatting van het beoordelingsgesprek op de beoordelingslijst is vastgelegd, de voorlopige beoordeling voor gezien te tekenen.

6. Het personeelslid ontvangt een afschrift van de door hem voor gezien getekende voorlopige beoordeling.

Beoordeling hoogleraren

Artikel 8

1. Een beoordeling van een hoogleraar wordt opgemaakt:

2. De voorlopige beoordeling wordt opgemaakt in aanwezigheid van de beoordelingsadviseur door:

· de vertrouwenspersoon van de faculteit, indien benoemd, en

· de faculteitsdecaan en

· een ad hoc, door het faculteitsbestuur, na overleg met de betrokken hoogleraar, te benoemen deskundige van buiten de faculteit ingeval een bevordering wordt overwogen. In overige gevallen is de aanwezigheid van de deskundige facultatief. De deskundige dient op het vakgebied van de betrokken hoogleraar werkzaam te zijn.

3. De rector-magnificus fungeert als beoordelingsautoriteit terzake van beoordelingen van hoogleraren.

Vaststellen beoordeling

Artikel 9

1. Nadat het personeelslid de voorlopige beoordeling voor gezien heeft getekend, leggen de beoordelaars deze zo spoedig mogelijk ter vaststelling voor aan de beoordelingsautoriteit.

2. Als de voorlopige beoordeling naar het oordeel van de beoordelingsautoriteit op een zorgvuldige wijze tot stand is gekomen en het personeelslid maakt geen gebruik van de in artikel 10 bedoelde mogelijkheid tot het indienen van bedenkingen, dan stelt de beoordelingsautoriteit de beoordeling vast.

3. Het personeelslid ontvangt een afschrift van de vastgestelde beoordeling.

Bedenkingen

Artikel 10

1. Het personeelslid kan binnen 6 weken na ontvangst van het afschrift van de voorlopige beoordeling - als bedoeld in artikel 7 lid 6 - schriftelijk en gemotiveerd bedenkingen indienen bij de beoordelingsautoriteit.

2. Het personeelslid dat bedenkingen heeft ingediend, krijgt de gelegenheid om deze mondeling bij de beoordelingsautoriteit toe te lichten. Deze kan bepalen dat ook andere personen bij dit gesprek aanwezig zijn.

3. De beoordelingsautoriteit neemt binnen 6 weken na ontvangst van de bedenkingen een beslissing. Hij beslist na overleg met de beoordelaars en de beoordelingsadviseur.

4. De beoordelingsautoriteit deelt het personeelslid schriftelijk mee of hij wijzigingen, en zo ja welke, in de voorlopige beoordeling heeft aangebracht. Daarbij vermeldt hij de redenen waarom hij niet, of niet volledig, aan de bedenkingen is tegemoetgekomen. Vervolgens stelt de beoordelingsautoriteit de beoordeling vast.

5. De beoordelingsautoriteit kan, na overleg met de beoordelaars en de beoordelingsadviseur, besluiten de voorlopige beoordeling niet vast te stellen, onder gelijktijdige bepaling wanneer een nieuwe beoordeling wordt opgemaakt en over welk tijdvak. Als deze situatie zich voordoet, dan stelt de beoordelingsautoriteit het personeelslid hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk en met redenen omkleed in kennis.

Bezwaren

Artikel 11

1. Als het personeelslid het niet eens is met het besluit van de beoordelingsautoriteit als bedoeld in artikel 10 lid 4, dan kan hij binnen 6 weken na de dag waarop het desbetreffende besluit aan hem bekend is gemaakt, een bezwaarschrift indienen bij het bevoegd gezag. Het bevoegd gezag bevestigt schriftelijk de ontvangst van het bezwaarschrift.

2. Als de bezwaren tegen het besluit van de beoordelingsautoriteit naar het oordeel van het bevoegd gezag kennelijk geheel gegrond zijn, dan stelt het de beoordeling binnen 6 weken na ontvangst van het bezwaarschrift dienovereenkomstig vast. Het bevoegd gezag stelt het personeelslid, de beoordelingsautoriteit en de beoordelaars hiervan schriftelijk in kennis.

3. In andere gevallen dan bedoeld in het vorige lid, legt het bevoegd gezag het bezwaarschrift voor advies voor aan een adviescommissie. Het personeelslid wordt hiervan schriftelijk in kennis gesteld.

4. Als het bevoegd gezag het bezwaarschrift voorlegt aan de in lid 3 genoemde adviescommissie, dan stelt het de beoordeling binnen 10 weken na ontvangst van het bezwaarschrift, al dan niet gewijzigd, vast.

5. De adviescommissie bestaat uit twee door het bevoegd gezag aangewezen functionarissen die niet bij de beoordeling betrokken waren. Daarnaast bestaat de commissie uit een externe voorzitter die door het bevoegd gezag is aangewezen, in overleg met de leden van de centrales van verenigingen van ambtenaren die zitting hebben in het Overlegorgaan Personeelszaken Universiteit Twente (OPUT).

6. Een secretaris en een personeelsadviseur, beiden aangewezen door het bevoegd gezag, staan de adviescommissie bij.

7. Het bevoegd gezag stelt het personeelslid schriftelijk in kennis van de samenstelling van de adviescommissie, alsmede van de namen van de secretaris en de personeelsadviseur.

8. Het bevoegd gezag behandelt bezwaren tegen het besluit van de beoordelingsautoriteit als bedoeld in artikel 10 lid 5, zoveel mogelijk overeenkomstig het gestelde in de leden 1 tot en met 7.

Bezwarenprocedure

Artikel 12

1. In gevallen als bedoeld in artikel 11 lid 3, zendt het bevoegd gezag het besluit van de beoordelingsautoriteit en de door het personeelslid op schrift gestelde bezwaren, alsmede alle verdere stukken die voor de beoordeling van de zaak van belang kunnen zijn, binnen 1 week na ontvangst van het bezwaarschrift aan de adviescommissie. Belanghebbenden kunnen tot tien dagen voor het horen nadere stukken indienen.

2. De adviescommissie houdt binnen 4 weken nadat zij de bescheiden als bedoeld in lid 1 heeft ontvangen, een hoorzitting. Hiervoor roept zij in ieder geval het personeelslid en de beoordelaars op. De adviescommissie stelt het personeelslid in de gelegenheid zijn oordeel en inzichten m.b.t. de beoordeling ter kennis van de commissie te brengen en deze mondeling dan wel schriftelijk nader toe te lichten.

3. Het personeelslid is bevoegd zich bij de behandeling van zijn zaak voor de adviescommissie door een raadsman te laten bijstaan.

4. Voorafgaand aan de hoorzitting, legt het bevoegd gezag alle op de zaak betrekking hebbende stukken gedurende tenminste 1 week voor belanghebbenden ter inzage.

5. De adviescommissie stelt het personeelslid, de beoordelaars en de beoordelingsautoriteit schriftelijk dan wel mondeling in de gelegenheid te reageren op hetgeen een ieder naar voren heeft gebracht.

6. De adviescommissie informeert het personeelslid en de beoordelaars tijdig over de namen, de plaats en de datum waarop personen worden gehoord. Het personeelslid en/of zijn raadsman, alsmede de beoordelaars zijn gerechtigd bij deze verhoren aanwezig te zijn. Het horen van personen buiten de aanwezigheid van het personeelslid en de beoordelaars om, geschiedt slechts met schriftelijke toestemming van het personeelslid en de beoordelaars.

7. Ieder personeelslid is verplicht aan een oproep van de adviescommissie gevolg te geven en desgevraagd alle verlangde inlichtingen naar waarheid en zonder voorbehoud te verstrekken. Van het horen wordt proces-verbaal opgemaakt. Degene die is gehoord ondertekent het gedateerde proces-verbaal.

8. De zittingen van de adviescommissie zijn niet openbaar.

9. De adviescommissie zendt haar advies, samen met de processen-verbaal, binnen 3 weken na de hoorzitting met redenen omkleed en door de voorzitter ondertekend aan het bevoegd gezag. Als de commissie er niet in slaagt binnen deze termijn advies uit te brengen, dan kan het bevoegd gezag die termijn met ten hoogste 4 weken verlengen. Het bevoegd gezag informeert het personeelslid, de beoordelaars en de beoordelingsautoriteit schriftelijk over een eventuele verlenging.

Beslissing college van bestuur

Artikel 13

Overgangsbepalingen

Artikel 14

Slotbepalingen

Artikel 15

1. In bijzondere gevallen kan het bevoegd gezag van het gestelde in dit voorschrift afwijken.

2. In gevallen waarin dit voorschrift niet voorziet, beslist het bevoegd gezag.

3. Dit voorschrift treedt in werking op 1 september 1996 en kan worden aangehaald als "Beoordelingsvoorschrift UT 1996".