Protocol feesten en activiteiten op de campus

De campus van de UT biedt een mooie gelegenheid voor feesten en activiteiten. Om de veiligheid en naleving van milieuvoorschriften te waarborgen moeten deze feesten en activiteiten aan bepaalde voorwaarden voldoen. In dit protocol staat aangegeven welke acties nodig zijn indien een feest of activiteit op de campus wordt georganiseerd.

In de milieuvergunning geeft de gemeente de UT toestemming om jaarlijks 5 evenementen en 2 concerten op de campus te organiseren waarvoor ruimere geluidsnormen geldig zijn. Deze evenementen liggen grotendeels vast (o.a. de Batavierenrace, Introductie) en worden door of in overleg met het Reserveringsbureau georganiseerd. Voor alle andere feesten en activiteiten geldt dat er buiten de terreingrenzen geen herkenbaar muziekgeluid waarneembaar mag zijn.

Indien men een feest of activiteit buiten de officiële openingsuren wil organiseren in één van de onderwijsgebouwen, moet de organisatie dit aanmelden bij het Reserverings-bureau. Dit kan via de website www.reserveringen.utwente.nl. Indien overleg nodig is, kan dit ook telefonisch (053 – 489 1010). Voor alle activiteiten in gebouwen buiten officiële openingstijden met 20 of meer bezoekers is de nota “groepsbijeenkomsten buiten kantooruren” van toepassing. Deze nota staat op de website van het Reserveringsbureau.

Alle feesten en activiteiten waarbij meer dan 50 personen worden verwacht, moeten uiterlijk 4 weken van tevoren worden gemeld bij de evenementenmanager, Tonnie Buitink. Dit kan via de website van het Reserveringsbureau: www.reserveringen.utwente.nl. Tonnie Buitink bespreekt met de organisatie van het feest/activiteit hoe het feest/activiteit wordt opgezet en welke maatregelen worden genomen om overlast en veiligheidsproblemen te voorkomen. Op basis van deze informatie verleent hij al dan niet toestemming om het feest/activiteit op de campus te organiseren.

4.	Indien het feest/activiteit wordt goedgekeurd, geeft Tonnie Buitink de volgende gegevens door aan de Beveiligingsdienst UT:

·	aanvangstijd feest,

·	eindtijd van het feest,

·	aantal te verwachten bezoekers,

·	locatie van het feest op de campus,

·	naam en telefoonnummer van de contactpersoon van het feest.

Bij het organiseren van feesten en activiteiten moeten zodanige maatregelen worden genomen dat buiten de terreingrenzen van de campus geen herkenbaar muziekgeluid waarneembaar is. Daarnaast dient de organisatie de nodige maatregelen te nemen zodat de veiligheid van de bezoekers van het feest of activiteit voldoende gewaarborgd is. Afhankelijk van het soort activiteit en het aantal bezoekers kan dit variëren van de aanwezigheid van brandblussers tot het aantal BHV-ers en een ontruimingsplan. De organisatie legt dit vast in een draaiboek. Dit wordt ter goedkeuring voorgelegd aan Tonnie Buitink. Hij bespreekt dit met de Beveiligingsdienst UT.

6.	Tijdens de feesten kan PA&O i.s.m. het Reserveringsbureau controle uitvoeren of de voorgestelde maatregelen ook zijn genomen.

Bij klachten van omwonenden neemt de Beveiligingsdienst UT of de politie contact op met de organisatie van het feest/activiteit. De organisatie neemt in overleg met de Beveiligingsdienst of de politie maatregelen om de overlast tegen te gaan. Indien de organisatie geen of onvoldoende maatregelen neemt zijn zowel de Beveiligingsdienst als de politie gemachtigd om het feest stil te leggen.

8.	Een feest of activiteit met meer dan 50 bezoekers dat niet is aangemeld via het Reserveringsbureau mag door de Beveiligingsdienst of politie onmiddellijk worden stilgelegd.

9.	Ook bij feesten met minder dan 50 (verwachte) bezoekers mag buiten het campusterrein geen herkenbaar muziekgeluid te horen zijn. Bij klachten van omwonenden mag de Beveiligingsdienst of de politie het feest stilleggen.

10.	Eventuele boetes voor overtredingen worden op de organisatie van feest of activiteit verhaald.

Bij vragen over deze informatie kan je contact opnemen met Mariëlle Winkler van de dienst PA&O op telefoonnummer 053-489 3602.