Inkoopproces

Het inkoopproces (initiële en operationele inkoop)

Dit inkoopproces is in de onderstaande zeven stappen of fasen weergegeven.

Door wie worden stappen uitgevoerd.

1.	*Oriënteren.*

Marktoriëntatie verrichten naar nieuwe mogelijkheden en technologieën bij leveranciers en (onderzoeks)instituten.

2.	*Specificeren.*

Samen met betrokkenen functionele specificaties opstellen voor te ontwikkelen of te verwerven producten. Programma van eisen voor nieuwe projecten opstellen.

3.	*Selecteren.*

Diepgaande informatie over leveranciers vergaren, offertes aanvragen en beoordelen, leveranciersbezoek en/of ontvangst en tenslotte het selecteren van geschikte leverancier(s).

4.	*Contracteren*.

Onderhandelen met de geselecteerde leveranciers over leveringscondities en afsluiten van project‑, raam- en partnercontracten.

5.	*Orders plaatsen.*

Bestellen van goederen en diensten en orders plaatsen.

6.	*Bewaken.*

Bewaken van de levertijden

Ontvangsten leveringen

Kwaliteit van leveringen

Facturen (betalingen en controles)

7.	*Nazorg.*

Nazorg op orders plegen, problemen oplossen, en beoordelen van de kwaliteit van de leveranciers.

Aanvrager

Aanvrager in samenspraak met inkoop

Inkoop in samenspraak met aanvrager

Inkoop

Inkoop

Inkoop

Goederenontvangst/Transpost

Aanvrager

FEZ

Inkoop in samenspraak met aanvrager

Fasen van het inkoopproces

Bij de diverse processtappen kunnen enkele vragen worden gesteld die duidelijk moeten maken wat de huidige situatie is ten aanzien van deze stappen in het inkoopproces.

Specificeren

Specificatie van de gewenste producten of diensten is één van de belangrijkste stappen in het inkoopproces, Dat komt omdat in deze fase de meeste invloed op de integrale kosten van het product of de dienst is uit te oefenen.

·	In hoeverre zijn producten en diensten gestandaardiseerd?

·	Hoe wordt gespecificeerd?

1 de functionele eisen (worden altijd als eerste omgeschreven)

Beschrijf de functies die goederen moeten vervullen .

2 de technische eisen

Beschrijf de technische kenmerken waaraan de goederen moeten voldoen:

·	kenmerken van te hanteren materialen

·	afmetingen, gewichten

·	gedetailleerde tekeningen en berekeningen die moeten worden gehanteerd

·	probeer niet in merk en/of type te specificeren

·	Wie zijn betrokken bij de specificatie van hetgeen ingekocht moet worden?

·	Worden bijvoorbeeld materiedeskundigen bij de besluitvorming betrokken?

Indien bij MESA+ een apparaat voor het lab aangeschaft moet worden, dan moet een analist betrokken zijn bij het specificeren van de technische eisen die aan het apparaat moeten worden gesteld. Het is ook goed om (een vertegenwoordiger van) de budgethouder(s) die uiteindelijk de kosten krijgt toegerekend, erbij te betrekken in deze fase.

·	Is er een investeringsbudget afgesproken?

Selecteren

·	Aanvrager gaat in overleg met inkoop bepalen welke leveranciers worden uitgenodigd om een offerte in te dienen?

·	Offertes (met de specificaties van de aanvrager) worden altijd door inkoop aangevraagd.

·	Bij bestedingen van orders > € 5000,00 minimaal twee offertes aangevraagd worden

·	Zijn er voor de selectie van leveranciers eenduidige selectiecriteria voorhanden?

·	Welke criteria worden dan in de beschouwing betrokken en hoe worden ze onderling afgewogen?

·	Om tot een adequate beoordeling van leveranciers te komen waarbij subjectieve emoties zo veel mogelijk worden uitgesloten, is het noodzakelijk de offrerende leveranciers aan een eenduidige toetsing te onderwerpen.

·	Wil de organisatie de goedkoopste leverancier of degene die de beste service Ievert? En hoeveel mag deze service extra kosten?

·	Krijgen aanbiedende leveranciers de selectiecriteria en de wegingsfactoren bij de offerteaanvraag meegestuurd?

Contracteren

·	Bij onderhandelingen en/of leveranciersbezoeken van orders > €25.000,00 is altijd iemand van inkoop aanwezig of anders geraadpleegd.

·	Bij onderhandelingen over leveringsvoorwaarden gelden altijd de inkoopvoorwaarden van de universiteit tenzij anders is overeengekomen door inkoop

·	Onderhandelingen met de leverancier vinden te allen tijde plaats onder supervisie van de inkoop

·	Onderhoudscontracten dienen altijd door inkoop ingezien te worden

Orders plaatsen

·	Op de universiteit zijn alleen inkopers gemachtigd om orders te plaatsen. Personen die buiten inkoop order plaatsen, zijn pseudo-vertegenwoordiger en kunnen derhalve persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor de niet gerechtigde aankoop

Gelden er nog aanvullende regels ten aanzien van bestelbevoegdheid dan zal dit aangegeven zijn door de afdeling inkoop en/of facilitair bedrijf binnen de budgetverantwoordelijkheid (bijvoorbeeld bij een aankoop van meer dan € 1.000, moet de eerstleidinggevende van de budgetverantwoordelijke meetekenen).

·	De aanvrager dient altijd gebruik te maken van het ’Opdracht Tot Aanschaf’ (OTA)formulier, hierin dient zowel de aanvrager alsmede de financieel deskundige zijn goedkeuring te geven.

·	Alle orders dienen voorzien te zijn van een door inkoop gegenereerd inkoopordernummer.

Bewaken

·	Budgetbewaking wordt gedaan door budgetverantwoordelijk in samenwerking met FEZ

·	Afhandeling van facturen wordt gedaan door FEZ na ontvangst goederen.

·	Orderbevestigingen worden behandeld door inkoop, wijzigingen worden aan aanvrager doorgegeven.

·	Ontvangst wordt gedaan door goederenontvangst/Transpost.

·	Levertijdbewaking wordt gedaan door inkoop

·	Aanvrager controleert of geleverde producten conform de orders zijn. Reclamaties moeten binnen 1 week door de aanvrager gemeld worden om betalingen stop te kunnen zetten.

Nazorg

·	Aanvrager controleert goede werking van product

·	In geval van reparatie en onderhoud wordt inkoop ingelicht.

Schematisch ziet het inkoopproces er als volgt uit:

Tot slot enkele juridisch punten:

·	De universiteit stel als voorwaarde bij de aanvraag tot het doen van een aanbod dat aan het aanbod een geldigheidstermijn wordt verbonden. Daardoor is het aanbod onherroepelijk.

·	De universiteit aanvaardt nimmer een vrijblijvende offerte.

·	Inkoop stelt andere voorwaarden die essentieel worden geacht bij een overeenkomst, zoals de toepasselijkheid van Algemene Inkoopvoorwaarden, leveringstermijnen en betalingsvoorwaarden expliciet vast.

·	De aanbieder gebonden is aan zijn aanbod vanaf het moment van ontvangst daarvan door de wederpartij.

·	Bedenk dat de wederpartij vrij is in de aanvaarding van een aanbod.

·	Aanvaard het aanbod binnen de daartoe gestelde geldigheidstermijn: bedenk daarbij dat het moment van ontvangst van de aanvaarding van doorslaggevende betekenis is.

·	Onthoud dat de offrant gehouden kan worden aan een onherroepelijk aanbod.

Onthoud dat als een bestelling juridisch als een aanbod is te beschouwen, de wederpartij moet aanvaarden om een overeenkomst tot stand te brengen en hij de besteller aan zijn aanbod kan houden. Pseudo-bestellers (niet-inkopers) kunnen hoofdelijk aansprakelijk worden gehouden voor het niet gerechtelijk tot stand komen van een order, door zowel de wederpartij als de universiteit.

·	Onthoud dat een overeenkomst totstandkomt op het moment dat de aanvaarding door de wederpartij is ontvangen.

·	Onthoud dat zowel inkoper als verkoper aan de overeenkomst zijn gebonden zodra deze tot stand is gekomen. Een vrijblijvende offerte kan echter nog door aanbieder worden herroepen na de totstandkoming van de overeenkomst

·	De inkoper gaat de gehanteerde orderbevestiging en de eventuele inkoopvoorwaarden na.

·	De inkoper bezit juridische kennis, zodat we weten waaraan de universiteit zich bindt bij het sluiten van een overeenkomst.

·	Teneinde te voldoen aan de eisen van redelijkheid en billijkheid, zullen wij (inkoop) streven naar een balans in de wederzijdse rechten en verplichtingen.

·	Teneinde vorderingen in verband met de goede trouw in de precontractuele fase te voorkomen, moeten de onderhandelingen worden gevoerd op een niveau waarop niet de bevoegdheid bestaat tot beslissing over het al dan niet sluiten van de overeenkomst. Dit moet de wederpartij kenbaar worden gemaakt.

·	Teneinde de leverancier zo veel mogelijk aansprakelijk te kunnen houden voor de nakoming van de overeenkomst, is het verstandig zo veel mogelijk overmacht uit te sluiten.

·	Teneinde wanprestatie te laten samenvallen met verzuim, zal er naar gestreefd moeten worden het vereiste van een ingebrekestelling uit te sluiten.

·	Teneinde te voorkomen dat men een dubbele overeenkomst heeft bij een dekkingskoop, zal de oorspronkelijke koopovereenkomst eerst moeten worden ontbonden. Dit kan op eenvoudige wijze geschieden door het opsturen (aangetekend) van een eigen verklaring van ontbinding.

·	Zorg dat de zaak is (af)geleverd voordat (volledig) betaald wordt.

·	Stel zeker dat de leveranciersvoorwaarden uitdrukkelijk van de hand zijn gewezen.

·	In de offerteaanvraag wordt opgenomen dat de eigen AV toepasselijk is.

·	Maak met uw wederpartij een optimaal gebruik van de geboden contractvrijheid.

·	Inkoop laat bij voorkeur het Nederlandse recht toepasselijk zijn met uitdrukkelijke uitsluiting

van internationale verdragen. Wordt dit niet bereikt, dan trachten wij op koopovereenkomsten de toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag overeen te komen.

·	Bij de ondertekening van de overeenkomst is het verstandig een gelegaliseerde verklaring van vertegenwoordigingsbevoegdheid te (laten) overleggen.

·	Inkoop komt een valutaregeling overeen en de betaalwijze. Bij vooruitbetalingen is het aan te bevelen een bankgarantie te eisen en te overleggen bij ondertekening van de overeenkomst.

·	Inkoop bezit de kennis van de Incoterms.

·	Inkoop houdt in de prijsonderhandelingen rekening met eventuele invoer‑ en uitvoerrechten en omzetbelasting en vermeld bij de prijs wat daarbij is inbegrepen.