Bestelprocedure

1.

Interne klant geeft behoeftestelling aan en vult Opdracht tot Aanschaf Goederen of Opdracht tot Aanschaf Diensten (OTA) in, draagt zorg voor de juiste autorisatie. Te vinden op de volgende link http://www.utwente.nl/fb/diensten_abc/per_onderdeel/inkoop/ota_formulier.doc

2.

Interne klant dient digitale OTA in bij inkoop door deze te sturen naar Inkoop@utwente.nl

3.

Inkoop draagt zorg voor verwerking OTA. Indien nodig vraagt inkoop offertes bij potentiële leveranciers. Inkoop draagt zorg voor het aanmaken van een requistion in Oracle PO.

4.

Requisition wordt goedgekeurd door geautoriseerde functionaris van de betreffende faculteit/dienst.

5.

Inkoop zet na goedkeuring de requisition om in een inkooporder. Bij een bestaand contract wordt de bestelling bij de contract leverancier geplaatst, of Inkoop plaatst de inkooporder bij een geselecteerde leverancier.

6.

Interne klant ontvangt een kopie van de order als pdf-file.

7.

Inkoop ontvangt van de leverancier een orderbevestiging.

8.

Goederen worden geleverd door de leverancier en komen binnen bij de Centrale Ontvangst.

9.

Centrale ontvangst boekt de goederen in en draagt zorg voor de uitlevering van de goederen aan de opdrachtgever (interne klant). Levering kan gevolgd worden middels Track and Tracé in Cegoon. http://webapps.utwente.nl/cegoon/nl/cegoonservlet

10.

Factuur komt binnen bij FEZ, deze draagt zorg voor betaling.