Protocol feesten en activiteiten

1.

In de nieuwe milieuvergunning geeft de gemeente de UT toestemming om jaarlijks 8 evenementen en 4 concerten op de campus te organiseren waarvoor ruimere geluidsnormen geldig zijn. Deze evenementen zijn grotendeels vast ingevuld met o.a. de Batavierenrace en de Kick In. Voor alle andere feesten en activiteiten geldt dat er buiten de terreingrenzen geen herkenbaar muziekgeluid waarneembaar mag zijn. Voor deze feesten en activiteiten worden geen vergunningen afgegeven.

2.

Indien men een feest of activiteit na sluitingstijd in een onderwijsgebouw wil organiseren, moet de organisatie hiervoor toestemming vragen aan de Facilitair Teamleider van uw gebouw.

3.

Alle feesten en activiteiten waarbij meer dan 50 personen worden verwacht, moeten uiterlijk 3 weken van tevoren gemeld bij het Evenementenbureau UT (tel. 053 – 489 3075, e-mail: evenementen@utwente.nl). Zij bespreken met de organisatie van het feest/activiteit hoe het feest/activiteit wordt opgezet en welke maatregelen worden genomen om overlast en veiligheidsproblemen te voorkomen. Op basis van deze informatie wordt al dan niet toestemming verleend om het feest/activiteit op de campus te organiseren.

4.

Indien het feest/activiteit wordt goedgekeurd, geeft het Evenementenbureau de volgende gegevens door aan de Beveiligingsdienst UT:

·

aanvangstijd feest,

·

eindtijd van het feest,

·

aantal te verwachten bezoekers,

·

locatie van het feest op de campus,

·

naam en telefoonnummer van de contactpersoon van het feest.

5.

Bij het organiseren van feesten en activiteiten moeten zodanige maatregelen worden genomen dat buiten de terreingrenzen van de campus geen herkenbaar muziekgeluid waarneembaar is. Daarnaast dient de organisatie de nodige maatregelen te nemen zodat de veiligheid van de bezoekers van het feest of activiteit voldoende gewaarborgd is. Afhankelijk van het soort activiteit en het aantal bezoekers kan dit variëren van de aanwezigheid van brandblussers tot het aantal BHV-ers en een ontruimingsplan. De organisatie legt dit vast in een draaiboek. Dit wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het Evenementenbureau. Zij bespreken dit met de Beveiligingsdienst UT.

6.

Tijdens de feesten kan HR i.s.m. het Evenementenbureau controle uitvoeren of de voorgestelde maatregelen ook zijn genomen.

7.

Bij klachten van omwonenden neemt de Beveiligingsdienst UT of de politie contact op met de organisatie van het feest/activiteit. De organisatie neemt in overleg met de Beveiligingsdienst of de politie maatregelen om de overlast tegen te gaan. Indien de organisatie geen of onvoldoende maatregelen neemt zijn zowel de Beveiligingsdienst als de politie gemachtigd om het feest stil te leggen.

8.

Een feest of activiteit met meer dan 50 bezoekers dat niet is aangemeld via het evenementenbureau mag door de Beveiligingsdienst of politie onmiddellijk worden stilgelegd.

9.

Ook bij feesten met minder dan 50 (verwachte) bezoekers mag buiten het campusterrein geen herkenbaar muziekgeluid te horen zijn. Bij klachten van omwonenden mag de Beveiligingsdienst of de politie het feest stilleggen.