Verslag werkconferentie UT 19 sept. 2012

Conferentie Universiteit Twente: Vernieuwing medezeggenschap

19 september 2012.

Verslag

Op 19 september 2012 vond de conferentie ‘Vernieuwing Medezeggenschap Universiteit Twente’ plaats. De conferentie was een initiatief van CvB, URaad en OPUT en haakt aan het landelijk traject Heroverweging Medezeggenschap bij de Nederlandse Universiteiten van SoFoKleS.

De thema’s die besproken zijn waren cultuur, representativiteit van de medezeggenschap en de verhouding centraal – decentraal .

In drie rondes werden per thema de volgende stappen gezet:

1.	formulering van het probleem of probleemveld;

2.	oplossingsrichtingen en van daaruit voorstellen;

3.	concretisering van een of twee voorstellen, inhoudelijk en op uitvoerbaarheid.

1. Cultuur. Begeleiding: Karin Willemsen.

Binnen de medezeggenschap zijn een aantal cultuuraspecten van belang. Met name ‘vertrouwen’ komt naar voren als cultuuraspect: werken aan en vanuit vertrouwen.

Als sub thema’s die van belang zijn voor deze medezeggenschap worden door de aanwezigen de volgende zaken genoemd:

·	Zorgvuldig werken/vertragend zijn;

·	Inhoud centraal/ richten op de procedure;

·	Informeel/ formeel;

·	Hoofdlijnen/ details;

·	Informatie volledig krijgen, openheid/ omgaan met onzekerheid en weinig informatie.

Deze begrippen bevinden zich op een glijdende schaal. Partijen kunnen ‘de schuifjes’ op deze schalen bedienen naar de ene of de andere kant. Daarbij zal een toename van het onderling vertrouwen leiden tot het bespreekbaar maken van deze balans en wellicht ook tot andere keuzes.

Conclusie was dat vanuit vertrouwen werkend de beelden van elkaar positiever worden. Dan immers is de basis het gemeenschappelijke belang (de universiteit) en wordt dit ook zo ervaren. Vanuit vertrouwen is er ruimte voor de verschillende rollen en deelbelangen die de verschillende partijen vertegenwoordigen. Bij een toename van het vertrouwen wordt de werkwijze vaak anders: andere procedures, inhoud centraal, meer afstemmen, elkaar meer opzoeken, vaker waardering uitspreken, etc.

Opgemerkt wordt dat de universiteit eigen-wijze mensen aantrekt. Met alle voordelen van dien. De aanwezigen geven aan dat dit de cultuur individualistisch kan maken. Gezamenlijkheid is een aandachtspunt voor de organisatie en voor de medezeggenschap.

De vraagstelling bij cultuur is daarom: Hoe kunnen we het vertrouwen binnen de medezeggenschap (=de raden en hun bestuurders) herstellen, behouden en als uitgangspunt nemen? Hoe kunnen we voorkomen dat wantrouwen ontstaat?

Twee concrete oplossingen werden geformuleerd.

Twee tot drie keer per jaar en op alle niveaus van de medezeggenschap, een gesprek tussen de betreffende raad en de leidinggevenden. Gespreksthema’s zijn tweeledig:
- hoe de samenwerking inhoudelijk verloopt
- de ‘gevoelstemperatuur’ van de samenwerking en het uitwisselen van beelden over de samenwerking en elkaar

2.	Alle informatie die in de medezeggenschap circuleert op een centrale plaats digitaal toegankelijk maken voor alle betrokkenen bij medezeggenschap.

2. Representativiteit van de medezeggenschap. Begeleiding: Mark de Koning.

Het thema kende een aantal kernwoorden om het probleem te duiden. Weinig aantrekkelijk; (groot) tijdsbeslag; onduidelijke relatie met carrière; beperkte zichtbaarheid raadsleden en matig gebruik (moderne) communicatiemiddelen; beperkte groep die actief is; internationale medewerkers en studenten en tijdelijke contracten niet betrokken; onduidelijke taakafbakening tussen de raden; beperkte opkomst bij verkiezingen (bij studenten bijvoorbeeld rond de 30%); afname van het (bindende) ‘Twente-gevoel’ door schaalvergroting en focus op verzakelijking.

Oplossingsrichtingen zijn te zoeken binnen vier kernthema’s.

a.	Aantrekkelijkheid van de medezeggenschap vergroten door aandacht te organiseren binnen de HR cyclus. Positieve waardering in de jaargesprekken; erkennen van medezeggenschap in de tenure track; compensatie voor minder presteren op andere gebieden (bijv. Lagere publicatienorm).

b.	Aantrekkelijkheid van de medezeggenschap vergroten door het aanpassen van de werkwijze.

Meer de hoofdlijn, themagericht en vaker informeel; expertise buiten de raden benutten, tijdsbesteding beperken.

c.	Betrekken van collega’s bij medezeggenschap (alle groepen, flexwerkers, jongeren) Referenda; betrokkenheid van niet-raadsleden op onderwerpen; Engels als voertaal.

d.	Samenstelling en structuur van verkiezingen

Minder medezeggenschapsniveaus; directe communicatie tussen raadsleden en medewerkers; verkiezingsstelsel dat relatie legt tussen de niveaus; vakgroep overleg betrekken.

Uiteindelijk kwamen drie concrete oplossingen naar voren:

3.	In jaargesprekken expliciet en bij iedereen betrokkenheid bij de medezeggenschap aan de orde stellen, vanuit de veronderstelling dat het logisch is dat je daar aan meedoet

4.	Adviesgroepen formeren als voeding voor het overleg, waar met ‘goede koffie’ wordt gesproken over relevante, lopende zaken. Eventueel (ook) aansluiten bij formele structuren, zoals vakgroepen of leerstoelen.

5.	Vormen van interactieve media inzetten om meer debat te krijgen over wat speelt in medezeggenschap en zeggenschap.

3. Centraal en decentraal. Begeleiding: Isaak Mol.

Dit thema behelst allereerst het aantal overlegtafels en de bevoegdhedenverdeling. Er bleek veel tijd te worden besteed wat er nu waar voorgelegd moet worden en onder welk recht. Lastig was dat ook in de ‘zeggenschap’ de relatie centraal – decentraal niet altijd helder is. Er bestond de indruk dat deze onduidelijkheden op veel niveaus misschien best ‘handig’ zijn: het laat ruimte andere interpretaties aan ‘besluiten’ te geven of aan besproken zaken toch nog een eigen draai te kunnen geven.

Een tweede belangrijk aspect binnen het thema centraal – decentraal ging over hoe de lagen zich verhouden en met elkaar samenwerken; ook reeds genoemd onder het thema ‘representativiteit’. De U-Raad wordt bijvoorbeeld niet uit de F/I/D-raden gekozen. Daarnaast fungeren OPUT en U-Raad naast elkaar, waar soms samenwerking of gemeenschappelijk overleg gewenst zou kunnen zijn.

Een derde aspect was het, mede door de gelaagdheid en vele betrokken organen, formele karakter dat medezeggenschap heeft binnen de Universiteit Twente, compleet met alle procedurele en positionele vraagstukken die daarbij horen. Dat lijkt de inhoud, waar medewerkers en studenten van een universiteit primair door gedreven worden, teveel onder te sneeuwen. Korter door de bocht: het met elkaar op denken wordt verdrongen door het vraagstuk wanneer het opportuun is iets in te brengen en in welk overleg.

Het laatste dat genoemd werd was, in het verlengde van het voorgaande, het relatief beperkte deel van de universiteitspopulatie dat deelneemt aan de medezeggenschap.

De genoemde aspecten hadden volgens de aanwezigen te maken met enerzijds het proces van besluitvorming en de regie daarop en anderzijds met een meer inhoudelijk en informele manier van spreken over belangrijke thema’s. De oplossingen zochten zij dan ook op deze twee vlakken:

6.	De voorzitter van het CvB en de voorzitter van de U-Raad vormen samen een regiegroep, die voor belangrijke thema’s het behandeling, participatie, betrokkenheid en besluitvorming in beeld brengt, bijhoudt en regie op voert. Uitbreiding van de regiegroep per thema is mogelijk.

Communities of Learning. Voor kernthema’s binnen de universiteit (of onderdelen daarvan) wordt de kennis, intelligentie en creativiteit beter benut door informele COL in te richten. Deze lopen gelijk op met de behandeling van deze thema’s (zie 6). Een duidelijke parallel met oplossing (4) hierboven.

8.	Onderzoeken of en in welke OPUT en U-Raad samen kunnen werken en overleggen. De pilot van de Universiteit Maastricht op dit vlak kan mogelijk als inspiratie dienen.

4. Overview

In algemene zin is het aan te bevelen op korte termijn met de voorbereidingsgroep te bepalen hoe deze worden omgezet in actiepunten.

SoFoKleS stelt in het kader van het landelijke project ‘Vernieuwing medezeggenschap’ dat het wenselijk is dat de medezeggenschap zich in toenemende mate ontwikkelt in een  proactieve rol, waarin op dynamische wijze actieve participatie van betrokkenen vorm  kan krijgen. Verder dat betrokkenen zich bewust zijn dat vernieuwende medezeggenschap niet alleen om  structuur, wet- en regelgeving gaat, maar vooral afhankelijk is van een goede  overlegcultuur, waarbij vertrouwen een belangrijke voorwaarde is. En dat representativiteit en aantrekkelijkheid van de medezeggenschap beter kunnen.

De vraagstukken en voorgestelde ‘oplossingen’ binnen de UT sluiten op dit landelijke beeld aan. Het verdient aanbeveling:

- een meer informele structuur (adviesgroepen, Communities of Learning) te laten functioneren, waarbij meer mensen betrokken worden dan die in de formele medezeggenschap een rol hebben (oplossing 4 en 7).In Nederland zijn verschillende vernieuwingstrajecten van medezeggenschap geweest die een vergelijkbare insteek hadden (o.a. RIWIS)

- de regiegroep op korte termijn te laten starten en later te evalueren wat dit doet met de relaties en lagen, zowel in zeggenschap als medezeggenschap (oplossing 6).

- inderdaad regelmatig en structureel oplossing (1) toe te passen

De overige, meer praktische oplossingen (2, 3, 5, 8) kunnen wellicht al in adviesgroepen worden belegd.

9 oktober 2012.

Isaäk Mol, namens SoFoKleS.